Posta vagy posta: melyiket részesítsük előnyben?

Nagyon elterjedt gyakorlat a levelezőnek vagy levélküldés. Még ha ma is van lehetőség futár ajánlására, az egyértelmű, hogy az e-mail nagyobb sebességet garantál az üzenetek továbbításában. A szakmai környezetben azonban vannak olyan esetek, amikor az e-mail használata előnyösebb, mint a levél. Ennek ellenére az udvarias kifejezések megfelelő használatát nem szabad elhanyagolni. Posta vagy posta: Mit kell előnyben részesíteni, és mely udvariassági formulák a megfelelőek bizonyos körülmények között?

Mikor kell levelet küldeni?

Tanácsos leveleket küldeni bizonyos konkrét összefüggésekben. Néha a törvény előírja ezt.

A munka világában szokás felmondólevelet küldeni, felmondó interjúra hívni, vagy a próbaidőt megszakítani úgy, hogy a kérelmet vagy a döntést levélben formálják.

Vevő-szállító kapcsolatok tekintetében a levélcímet igénylő körülmények, a kiegyenlítetlen számla felszólítása, a hibás termék kézbesítését követő elnézést vagy a hibás termék hivatalos értesítését igénylő körülmények között említhetjük a megrendelés kézbesítését. .

Mikor érdemes professzionális e-mailt küldeni?

A gyakorlatban a levélküldés illeszkedik a szakmai kontextusban zajló napi eszmecseréhez. Ez a helyzet akkor, ha árajánlatot kell küldeni egy potenciális ügyfélnek, újraindítani a vevőt egy lejárt számlával kapcsolatban, vagy dokumentumokat küldeni egy kollégának.

READ  E-mail sablon, hogy válaszoljon egy kolléga tájékoztatására

De egy dolog tudni, mikor kell professzionális e-mailt használni, és egy másik dolog az udvarias kifejezések megfelelő használata.

Mi a követő e-mail felépítése?

Az ügyfelek követő e-mailjei általában 7 részből állnak. Ezek közül idézhetjük:

  • A személyre szabott udvariassági formula
  • A horog
  • A kontextus
  • A projekt
  • A cselekvésre való felhívás
  • Az átmenet
  • Az utolsó udvarias mondat

Az e-mail elején található udvariassági formulát illetően javasolt személyre szabni. Mondhatja például: „Hello + Vezetéknév / Keresztnév”.

Ami a végső udvariassági formulát illeti, a következőt fogadhatja el: "A visszatéréséig kellemes nap végét kívánok, és természetesen maradjon elérhető". Ez az udvarias formula illik ahhoz az ügyfélhez, akivel valamelyest kiterjedt üzleti kapcsolatban áll, vagy különösen az Ön által ismert ügyfélhez.

Ha olyan ügyfélről van szó, akivel nem alakított ki napi kapcsolatot, az e-mail elején az udvariassági képletnek "Mr. ..." vagy "Hölgyem ..." típusúnak kell lennie. Ami az e-mail végén található udvarias formulát illeti, használhatja a következőt: „A visszaküldésig kérem, fogadja el a legjobb érzéseim biztosítékát”.

Az árajánlatok ügyfélnek történő továbbításához a struktúra majdnem ugyanaz. Azonban amikor dokumentumokat továbbít egy kollégának, semmi sem akadályozza meg, hogy köszönjön. Az e-mail végén az olyan udvarias kifejezéseket is javasoljuk, mint a "Tisztelettel" vagy "Üdvözlettel".

READ  Béremelési kérelem e-mailben