A tárgysor lényeges eleme minden olyan szakmai üzenetnek, amelyet e-mailben szeretne elküldeni. Ahhoz, hogy az e-mail elérje célját, a tárgysornak megfelelően meg kell ragadnia a figyelmét. Sokan nem veszik komolyan az e-mailek ezt a vonatkozását. Valójában vannak, akik csak tárgy nélkül küldenek e-maileket, és eredményt várnak az ilyen e-mailektől! Tárgysor hozzáadása az üzleti e-mailekhez nem opcionális funkciója az üzleti e-mailek írásának, hanem annak kulcsfontosságú része.
Vessünk egy pillantást néhány okra, amiért az üzleti e-mailek valóban objektumokra van szükségük.
Megakadályozza, hogy a leveleket nem kívánatosnak tekintsék
A tárgy nélkül küldött e-mailek a spam vagy levélszemét mappába kerülhetnek. Ez automatikusan megtörténik, az emberek nem veszik komolyan a spam mappában lévő üzeneteket. Ezenkívül a legtöbb ember, akinek munkahelyi e-maileket küldene, túl elfoglalt ahhoz, hogy átvizsgálja a spam mappáját. Ha valóban azt szeretné, hogy e-mailje elolvasásra kerüljön, győződjön meg arról, hogy az e-mail tárgya jól meg van határozva.
Megakadályozza e-mailek törlését
Egy tárgy nélküli e-mailt nem érdemes elolvasni. Amikor az emberek ellenőrzik e-mailjeit, valószínűleg törlik a tárgy nélküli e-maileket. És jó okuk van rá. Először is, az e-mail vírusnak tekinthető. A legtöbb kényes e-mail tárgysora üres; ezért a címzett egyszerűen törölheti azt, hogy megakadályozza, hogy vírusok lépjenek be a postafiókjába vagy a számítógépébe. Másodszor, a tárgy nélküli e-maileket a címzett irrelevánsnak tekintheti. Mivel megszokták, hogy először a tárgysorokat látják, a tárgysor nélküli szövegek valószínűleg törlődnek, vagy nem olvashatók, mivel irrelevánsnak tekinthetők.
Hívja fel a címzett figyelmét
Az e-mail tárgysora első benyomást kelt beszélgetőpartnerében. Az e-mail megnyitása előtt a tárgy elvileg jelzi a tárgyat a címzett számára, és gyakran meghatározza, hogy az e-mailt megnyitották-e vagy sem. Ezért a tárgysor fő funkciója az, hogy megragadja a címzett figyelmét, hogy rávegye az e-mail megnyitására és elolvasására. Ez azt jelenti, hogy a tárgysor az egyik kulcsfontosságú tényező, amely meghatározza, hogy e-mailje elolvasva van-e vagy sem (ennek biztosításában a neve és az e-mail címe is fontos).
A tárgysor fontosságát nem lehet túlhangsúlyozni. Ez azonban nem csak arról szól, hogy az e-mailben legyen tárgysor, amely megakadályozza a spamküldést vagy a törlést. Koncentráljon egy tárgysorra, amely eléri a kívánt célt. Ez egy tárgysor, amely arra ösztönzi a címzettet, hogy nyissa meg az e-mailt, olvassa el, és tegyen lépéseket.
Hatékony tárgysor írás
Minden üzleti e-mailt úgy terveztek, hogy hatással legyen a címzett elméjére. A hatékony és jól megtervezett tananyag elengedhetetlen kiindulópont e cél eléréséhez. Vessünk egy pillantást az üzleti e-mailek hatékony tárgysorának írására.
Legyen szakmai
Csak formális vagy szakmai nyelvezetet használjon tárgyaihoz. Az üzleti e-mailek általában félig formálisak vagy formálisak. Ez azt jelenti, hogy a tárgysoroknak ezt tükrözniük kell, hogy e-mailje professzionálisnak és relevánsnak tűnjön.
Legyen releváns
A tárgysornak érdekesnek kell lennie a címzett számára. Fontosnak kell tekinteni az e-mailek elolvasásához. Ennek megfelelően tükröznie kell az e-mail célját is. Ha állásra jelentkezik, a tárgyban fel kell tüntetni a nevét és a megpályázott pozíciót.
Legyen rövid
Az üzleti e-mail tárgysorának nem kell hosszúnak lennie. Célja, hogy egy csapásra megragadja a címzett figyelmét. Minél hosszabb, annál érdektelenebbé válik. Ez csökkenti az olvasás esélyét. Előfordulhat, hogy a mobileszközökön e-maileket ellenőrző címzettek nem látják az összes hosszú tárgysort. Ez megakadályozhatja, hogy az olvasó fontos információkat lásson a tárgysorban. Ezért az Ön érdeke, hogy üzleti e-mailjei tárgysorai tömörek legyenek, hogy e-mailjei olvashatóak legyenek.
Tegye pontosnak
Az is fontos, hogy a témát specifikussá tegye. Csak egy üzenetet tartalmazhat. Ha e-mailje több üzenet továbbítására szolgál (lehetőleg kerülje), a legfontosabbat a tárgysorban kell feltüntetni. Amikor csak lehetséges, egy üzleti e-mailnek csak egy témája és egy napirendje legyen. Ha több üzenetet kell kézbesíteni egy címzettnek, külön e-maileket kell küldeni különböző célokra.
Csinálj hibákat
Ellenőrizze a nyelvtani és tipográfiai hibákat. Ne feledje, ez az első benyomás. Ha nyelvtani vagy tipográfiai hiba jelenik meg a tárgysorban, akkor negatív benyomást keltett a címzettben. Ha az e-mailt elolvasták, előfordulhat, hogy az egész e-mail negatív kitekintéssel színesíthető, ezért elengedhetetlen, hogy az üzleti e-mailek elküldése előtt alaposan lektorálja a tárgysort.
