Az e-mail gyakran lehetővé teszi számunkra, hogy jobban kommunikáljunk. Ennek eredményeként tele van az internettel tippek a jobb íráshoz, felsorolja azokat az okokat, amelyek miatt elkerülhető az e-mailek bizonyos időpontokban történő küldése, vagy tanácsok arra vonatkozóan, hogy milyen gyorsan válaszoljunk stb. Azonban a legjobb módja annak, hogy időt takarítson meg és elkerülje a félreértést, ha ne feledje, hogy bizonyos beszélgetések nem zajlanak e-mailben. Íme néhány példa.

Amikor rossz híreket adsz át

Nem könnyű rossz hírt közölni, különösen, ha a főnöködnek vagy menedzserednek kell továbbadnod. A nehézségek minimalizálására azonban számos módszer létezik. Először is ne halogasd, és ne vesztegesd az időt; vállalnia kell a felelősséget, és alaposan el kell magyaráznia a helyzetet. Rossz hírt közölni e-mailben nem jó ötlet, mivel felfogható a beszélgetés elkerülésére tett kísérletként. Visszaküldheti egy olyan személy képét, aki fél, zavarban van vagy túl éretlen ahhoz, hogy proaktív legyen. Tehát ha rossz híre van, tegye meg személyesen, amikor csak lehetséges.

Amikor nem vagy egészen biztos benne, mire gondolsz

Általánosságban elmondható, hogy jó, ha inkább proaktívnak, mint reagálónak legyünk. Sajnos az e-mail nagyon jól alkalmazkodik ehhez a fajta reflexhez. Kénytelenek vagyunk kiüríteni a beérkező leveleinket, mivel a legtöbb e-mail választ igényel. Így néha, még akkor is, ha nem vagyunk egészen biztosak abban, hogyan szeretnénk válaszolni, az ujjaink mégis kopogni kezdenek. Ehelyett tartson egy kis szünetet, amikor szüksége van rá. Keressen több információt a témával kapcsolatban, ahelyett, hogy válaszolna, mielőtt igazán tudja, mit gondol, és mit szeretne mondani.

READ  A tartalom és a forma elsajátítása írásaiban

Ha kínosnak érzi magát a hang

Sokan használunk e-mailt, hogy elkerüljük a nehéz beszélgetéseket. Az ötlet az, hogy ez a médium lehetőséget ad arra, hogy olyan e-mailt írjunk, amely pontosan úgy fog eljutni a másikhoz, ahogy reméljük. De túl gyakran nem ez történik. Az első dolog, ami szenved, az a hatékonyságunk; egy tökéletesen elkészített e-mail elkészítése sok időt vesz igénybe. Így gyakran előfordul, hogy a másik személy egyébként sem úgy fogja elolvasni az e-mailünket, ahogyan azt vártuk. Tehát, ha kínozza magát az e-mail írásakor megjelenő hangnem, kérdezze meg magát, hogy ebben az esetben sem lenne-e értelmesebb ezt a beszélgetést négyszemközt kezelni.

Ha 21h és 6h között van, és fáradt vagy

Nehezebb tisztán gondolkodni, ha fáradt vagy, és az érzelmek is felcsaphatnak ilyen állapotban. Tehát, ha otthon ül, és nincs nyitva a hivatali ideje, fontolja meg a piszkozat mentése megnyomását a küldés gomb helyett. Ehelyett írja meg az első piszkozatot piszkozatban, ha ez segít elfelejteni a problémát, és olvassa el reggel, mielőtt véglegesítené, amikor frissebb látásmóddal rendelkezik.

Ha növelni akarsz

Egyes beszélgetéseket szemtől-szembe kell lefolytatni, amikor például fizetésemelésről szeretne tárgyalni. Ez nem az a fajta kérés, amelyet e-mailben szeretne benyújtani, főként azért, mert azt szeretné, hogy egyértelmű legyen, és ezt komolyan kell venni. Ezenkívül szeretne rendelkezésre állni, hogy válaszoljon a jelentkezésével kapcsolatos kérdésekre. E-mail küldése rossz üzenetet küldhet. Ha ilyen körülmények között szán időt arra, hogy személyesen találkozzon felettesével, az több eredményt hoz.