Írj, hogy olvasd el

Egy kolléga éppen e-mailt írt Önnek egy találkozóról, amelyet egy óra múlva tart. Az e-mailnek tartalmaznia kell a legfontosabb információkat, amelyeket egy fontos projekt részeként be kell mutatnia.

De van egy probléma: az e-mail olyan rosszul van megírva, hogy nem találja a szükséges adatokat. Vannak helyesírási hibák és hiányos mondatok. A bekezdések olyan hosszúak és zavarosak, hogy háromszor annyi ideig tart, mint a kívánt információ megtalálása. Ennek eredményeként nem vagy felkészülve a találkozóra, és nem úgy sikerül, ahogyan azt remélted.

Találkoztál már hasonló helyzettel? Az információkkal túlterhelt világban elengedhetetlen a világos, tömör és hatékony kommunikáció. Az embereknek nincs idejük elolvasni a könyv terjedelmű e-maileket, és nincs türelmük értelmezni azokat az e-maileket, amelyek rosszul vannak felépítve, és ahol hasznos információk vannak szétszórva.

Plusz a írási készségek jók, annál jobb benyomást keltesz a körülötted lévőkre, beleértve a főnöködet, a kollégákat és az ügyfeleket. Soha nem tudhatod, meddig visznek ezek a jó benyomások.

Ebben a cikkben látni fogjuk, hogyan javíthatja az írási készségeit és elkerülheti a gyakori hibákat.

Közönség és formátum

A világos írás első lépése a megfelelő formátum kiválasztása. Kell informális e-mailt küldeni? Részletes beszámolót írni? Vagy írjon hivatalos levelet?

A formátum és a közönség határozza meg az Ön „írói hangját”, azaz mennyire legyen formális vagy laza a hangnem. Például, ha e-mailt ír egy potenciális ügyfélnek, akkor annak ugyanolyan hangnemben kell lennie, mint egy barátjának?

Határozottan nem.

Kezdje azzal, hogy azonosítsa, ki fogja elolvasni az üzenetét. A felsővezetőknek, az egész csapatnak vagy egy kis csoportnak, aki egy adott fájlon dolgozik? Mindenben, amit ír, az olvasóknak vagy a címzetteknek meg kell határozniuk az Ön hangnemét, valamint a tartalom szempontjait.

READ  A legjobb udvarias képletek az e-mailekhez

Összetétel és stílus

Amint tudod, hogy mit írsz, és akire írsz, meg kell kezdeni az írás.

Az üres, fehér számítógép képernyője gyakran megfélemlítő. Könnyű elakadni, mert nem tudod, hogyan kezdj hozzá. Próbálja ki az alábbi tippeket a dokumentum összeállításához és formázásához:

 

  • Indítsa el a közönségét: Ne feledje, hogy olvasói esetleg semmit sem tudnak arról, amit mondasz nekik. Mit kell tudniuk először?
  • Terv készítése: Ez különösen akkor hasznos, ha hosszabb dokumentumot, például jelentést, prezentációt vagy beszédet ír. A vázlatok segítenek meghatározni, hogy mely lépéseket milyen sorrendben kell végrehajtani, és a feladatot kezelhető információkra bontja.
  • Próbálj meg egy kis empátiát: Például, ha értékesítési e-mailt ír a potenciális ügyfeleknek, miért törődniük kell a termékével vagy az értékesítési javaslatával? Mi a hasznuk nekik? Mindig emlékezzen a közönség igényeire.
  • Használja a retorikus háromszöget: Ha valakit megpróbál rávenni valamire, feltétlenül magyarázza el, miért kell az embereknek hallgatnia Önre, úgy adja át az üzenetét, hogy megnyerje a közönségét, és racionális és koherens módon mutassa be az információkat.
  • Azonosítsa a fő témát: Ha nehézségei vannak az üzenet fő témájának meghatározásával, tegyen úgy, mintha 15 másodperce maradt volna álláspontja kifejtésére. Mit mondasz ? Valószínűleg ez a fő témája.
  • Használjon egyszerű nyelvet: Hacsak nem tudományos dolgozatot ír, általában a legjobb az egyszerű, egyértelmű nyelvezet használata. Ne használjon hosszú szavakat csak azért, hogy lenyűgözze az embereket.

Szerkezet

A dokumentumnak a lehető legkényelmesebbnek kell lennie. Használja a címeket, feliratokat, golyókat és számokat a szöveg elválasztásához.

Végül is mi lehetne könnyebben olvasható: egy hosszú bekezdésekkel teli oldal vagy egy rövid bekezdésekre bontott oldal szakaszcímekkel és felsorolásjelekkel? Egy könnyen beolvasható dokumentum gyakrabban olvasható, mint egy hosszú, sűrű bekezdéseket tartalmazó dokumentum.

READ  Hogyan lehet javítani a munkahelyi írás szintjét?

A címsoroknak fel kell hívniuk az olvasó figyelmét. A kérdések használata gyakran jó ötlet, különösen hirdetésszövegben, mert a kérdések segítenek fenntartani az olvasó érdeklődését és kíváncsiságát.

E-mailekben és javaslatokban használjon rövid, tényszerű címet és feliratot, például az ebben a cikkben szereplő feliratokat.

A grafikák hozzáadásának is egy okos módja a szöveg elválasztásának. Ezek a vizuális segédeszközök nemcsak lehetővé teszik az olvasó figyelmét a tartalomra, hanem a fontosabb információk gyorsabb közlésére is.

Grammatikus hibák

Valószínűleg tudja, hogy az e-mailben szereplő hibák miatt a munkája szakszerűtlennek tűnik. Elengedhetetlen a durva hibák elkerülése érdekében, ha beszerez egy helyesírás-ellenőrzőt, és amennyire csak lehetséges, felülvizsgálja a helyesírást.

Íme néhány példa a gyakran használt szavakra:

 

  • Küldöm / küldök / elküldek

 

A "küldeni" igék az első csoport ige, az "Elküldöm" szingulus első személyében mindig "e" -vel írunk. Az "e" nélküli "szállítmány" név ("szállítás"), és többes számú "szállítás" lehet.

 

  • Csatlakozom hozzád

 

Az "s" -vel mindig az "Én csatlakozom" -hoz írunk. A "t" -val rendelkező "közös" a harmadik személy egyedülálló konjugációja.

 

  • Határidő / határidő

 

Még akkor is, ha a "lökhárító" női névhez van rögzítve, ne engedje be a kísértésnek, és mindig "e" nélkül írjon "lökhárítót".

 

  • Ajánlás / ajánlás

 

Ha angolul "ajánlást" írunk "e" -vel, akkor franciául mindig "ajánlás" -t írunk "a" -al.

 

  • Van / ott van / van

 

Euphonikus „t” -t adunk a kérdő képletekbe, hogy megkönnyítsük a kiejtést és megakadályozzuk két magánhangzó egymás utáni megelőzését. Ezért azt írjuk, hogy "van".

 

  • A / szempontjából

 

Az "s" nélkül soha nem írja "a" kifejezést. A kifejezés használata valóban mindig több kifejezést tartalmaz.

READ  Minta levél a prémium kifizetésének igényléséhez

 

  • Között / között

 

Legyen óvatos, hogy ne tévesszen meg a "kivéve" szó, amely egy "s" -vel végződik. Az "s" -vel soha nem írja "között". Ez egy előfeltétel, és változatlan.

 

  • A megállapodás szerint / megállapodás szerint

 

Még a női névhez is csatolva, "az egyezség szerint" mindig változatlan, és soha nem veszi el az "e" -t.

 

  • Karbantartás / szerviz

Ne keverjük össze a nevet és az igét. Az "interjú" neve "t" nélkül egy csere vagy "állásinterjú". Az egyedülálló „fenntartások” harmadik személy konjugált igét használják, ha valamit meg akarunk tenni.

Néhány olvasó nem lesz tökéletes a helyesírás és a nyelvtan terén. Lehet, hogy nem vesznek észre, ha ezeket a hibákat teszik. De ne használd ezt kifogásként: rendszerint emberek lesznek, különösen a felsővezetők, akik észreveszik!

Emiatt bárminek, amit ír, minden olvasó számára elfogadható minőségűnek kell lennie.

igazolás

A jó lektorálás ellensége a gyorsaság. Sokan rohangálnak az e-mailjeik között, de így hiányoznak a hibák. Kövesse az alábbi utasításokat a leírtak ellenőrzéséhez:

  • Ellenőrizze a fejléceket és lábléceket: Az emberek gyakran figyelmen kívül hagyják őket, hogy csak a szövegre koncentráljanak. Csak azért, mert a fejlécek nagyok és félkövérek, még nem jelenti azt, hogy hibamentesek!
  • Olvassa el hangosan az e-mailt: Ez lassabbra kényszeríti Önt, ami azt jelenti, hogy nagyobb valószínűséggel észleli a hibákat.
  • Használja az ujját a szöveg olvasásához: Ez egy másik dolog, ami segít lelassítani.
  • Kezdje a szöveg végén: Olvassa el újra a mondatot a végétől a kezdetig, ez segít a hibákra összpontosítani, nem pedig a tartalomra.