A szakmai levél egy írásos dokumentum, amely biztosítja a hivatalos kapcsolatot a különböző beszélgetőtársak között. Nagyon rendes belső felépítésű. Lényegében egy vagy két oldal kivételesen. A szakmai levél leggyakrabban egyetlen témát tartalmaz. Ennek a belső szerkezetnek előnye van. Írásának terve bármi is maradhat. A célkitűzés alapján nyilvánvalóan lesznek változások. Legyen szó azonban egyszerű információkérésről, kérelemről vagy akár panaszról. A szakmai levelezés írásának terve gyakorlatilag változatlan marad.
Múlt, jelen, jövő: a sikeres szakmai levél háromfázisú terve
A múlt, a jelen és a jövő használata ebben az időrendben egy szakmai levél írási tervének triptichonjára utal. Ez az egyszerű és hatékony terv, amelyet minden helyzetben megvalósíthatunk. Kérdezni, információt közvetíteni, adott témát elmagyarázni, vagy akár meggyőzni az olvasót. Hatékonyság, amely a következők tekintetében indokoltlogikus sorrend felépítésében megfigyelhető.
A múlt: a terv 1. lépése
Levelet írunk leggyakrabban precedens, kezdeti vagy korábbi helyzet alapján. Ez lehet egy érkezett levél, találkozó, látogatás, telefonos interjú stb. A levél első részének megírásának célja a küldés okainak közlése. Vagy egész egyszerűen a helyzetet leíró kontextus. A tények emlékeztetőjét általában egy és ugyanazon mondat fejezi ki. Kényelmesebb azonban ezt a mondatot részmondatokban szerkeszteni. Szemléltetésképpen a következő kifejezéseket kaphatjuk:
- Tudomásul veszem levelének kézhezvételét, tájékoztatva a ...
- A ……… kelt levelében
- Ön tudomásunkra hozta ...
- Tekintettel az XXX újság által közzétett sajtóközleményére (hivatkozási szám: 12345), most javasoltuk ...
- Fiókjának ellenőrzése után azt találtuk, hogy ...
Olyan helyzetekben, amikor a levél megírásának oka nem kapcsolódik múltbeli tényhez. Ekkor megvan a levél első bekezdése, ahol a szerző bemutatja magát és létesítményét. Ezután folytassa a kérelem megadásával vagy annak különféle szolgáltatásainak felajánlásával. Például információkérés vagy szolgáltatási javaslat kapcsán a következő kifejezéseket tehetjük meg:
- Mint a biztonsági szektor szakértői, ezen az úton járunk….
- A vevőink elégedettségének szíve szerint azt akartuk ...
- Nagy örömmel jelentjük be, hogy terveztük vevőinket ...
Spontán alkalmazás (szakmai gyakorlat vagy munkahely) kapcsán az alábbi kifejezéseket is megadhatjuk:
- Cége felkeltette a figyelmemet, és hallgatóként …………-ban szeretnék jelentkezni szakmai gyakorlatra ………
- Nemrégiben végzett ...
A címzettnek, akinek a levelet címezték, az első bekezdéstől kezdve meg kell értenie a levél tárgyát.
A jelen: a terv második lépése
A terv ezen második része hivatkozik azokra az okokra, amelyek igazolják a T levél írását. Az első részben kifejtett korábbi helyzetre tekintettel. Ezen a szinten vitatásról, tájékoztatásról, magyarázatról vagy akár kérdezésről van szó. A helyzet összetettségétől függően ez a rész írható akár teljes bekezdésben, akár egyetlen mondatban bemutathatja a fő gondolatot. Szemléltetésképpen a következő kifejezéseket kaphatjuk:
- Figyelembe véve, hogy a (z)… számla kiegyenlítésének napján nem…
- Szervezetünk tagsága is biztosítja Önt ...
- Annak ellenére, hogy a szerződés előírja a munkálatok megkezdését… dátumán, megdöbbenéssel figyeljük, és gondjaink voltak a ……… úr által jelentett késések megértésével.
A jövő: a terv 3. lépése
Ez a harmadik és utolsó rész az első kettőt azzal zárja, hogy beszámol róla utóhatás jöjjön.
Vagy kifejezzük szándékainkat, mint a levél íróját, és így használhatjuk a következő típusú kifejezéseket:
- Ma személyesen gondoskodom az Ön által kért elemek elküldéséről
- Készek vagyunk pótolni ... természetesen figyelembe véve az eredetit.
- Kérem, menjen közelebb a jegypénztárhoz ... ..
Vagy kívánságot fejezünk ki, kérve vagy ösztönözve a befogadót cselekvésre vagy reakcióra. Így a következő formuláink lehetnek:
- Felkérjük, hogy jöjjön közelebb a pulthoz
- Ezért arra kérem Önt, hogy gyorsan hívja fel szakértőit annak érdekében, hogy ...
- Türelmetlenül várják, hogy gyorsan megoldja ezt a helyzetet.
A levél megírásának célját potenciálisan érv kísérheti:
- A lehető leggyorsabban (objektív) kiigazítja a helyzetet a szerződés általános és specifikus rendelkezéseinek megfelelően. (Érv)
- A lehető leghamarabb megszervezheti a szállításomat ? (Célkitűzés) Hiába emlékeztetjük, hogy a szállítást a tervezett időpontban kell teljesíteni, tekintettel az Ön értékesítési feltételeire. (Érv)
Udvarias képlet, elengedhetetlen a szakmai levél lezárásához !
A szakmai levél megfelelő befejezéséhez elengedhetetlen egy udvarias kifejezés megírása. Ez a valóságban kettős udvarias képlet, amely kifejezésből áll, de egy „következtetés előtti” képletből is.
Vagy van udvariassági képletünk, amely bizonyos szívélyességet tükröz:
- Előre megkapja köszönetünket a ...
- Elnézést kérünk ezért a váratlan helyzetért
- Mindig leszek kész megbeszélni egy találkozón
- Bármikor felveheti velünk a kapcsolatot, hogy ...
- Reméljük, hogy ez az ajánlat megfelel az Ön elvárásainak, és természetesen rendelkezésére állunk további információkért.
Vagy van udvarias képletünk:
- Arra kérjük Önt, Uram, üdvözletünket.
- Kérem, higgyen, uram, legjobb érzéseink kifejezésében.
- Kérem, fogadja, asszonyom, üdvözletünket.
Ennek a tervnek az előnye a szakmai levél megírásában egyrészt a tartalmának írásában való józansága, másrészt a befogadóval szembeni olvasás egyszerűsége. Ez az idővonal azonban nem ajánlott bonyolultabb és hosszabb tartalom esetén.
