Amikor egyes alkalmazottak különböző okok miatt távol vannak anélkül, hogy értesítenék felettesüket vagy vezetőjüket, nem tudják, hogyan fejezzék ki álláspontjukat. Mások is nehezen kérnek rövid szabadságot, ha több szabadsággal rendelkeznek személyes kérdések fizetni kell.

A távolléted hatása nagymértékben függ a munkád jellegétől és a munkahelyeden alkalmazott politikától. Az Ön távolléte, különösen, ha nem jelentették be előre, nagyon költséges lehet a szervezet számára. Ezért, mielőtt eldöntenénk, hogy elhagytad, gondolj rá. Ha ez megtörténik vagy megtörtént, az e-mail használata bocsánatot kérni vagy elmagyarázni a felügyelőnek nagyszerű módja a hatékony és gyors kommunikációnak.

Indoklás e-mail írása előtt

Ennek a cikknek az a célja, hogy bemutassa, hogyan tudja egy munkavállaló egy vagy több jogos indokkal indokolni távollétét, vagy azt, hogy miért nem tudott jelen lenni a beosztásában. Munkavállalóként fontos, hogy biztos legyen a szabadság nélküli távollét lehetséges következményeiben. Nincs garancia arra, hogy bocsánatkérő e-mailje kedvező választ fog kapni. Ugyanígy nincs garancia arra, hogy amikor munkaszünetet kérő e-mailt ír, azt pozitívan fogadják.

READ  Az e-mail aláírás online létrehozása egyszerűen és ingyen

Ha azonban sürgős okokból hiányzik, és nem tudja elérni a főnökét, elengedhetetlen, hogy a lehető leghamarabb e-mailt írjon, amely tartalmazza a hiányzás pontos okait. Hasonlóképpen, ha előre tudja, hogy fontos személyes vagy családi kérdésekkel kell foglalkoznia, akkor bölcs dolog ezt tenni írjon egy e-mailt amely tartalmazza a kellemetlenség elnézését és néhány lehetséges magyarázatot. Ezt abban a reményben végzi, hogy minimalizálja a személyes életének a munkájára gyakorolt ​​hatását.

Végül győződjön meg arról, hogy ismeri vállalata szabályzatát és protokollját arra vonatkozóan, hogy miként lehet távol lenni a csoportból. A cég vészhelyzet esetén bizonyos engedményeket tehet, és módot biztosít ezek kezelésére. Valószínűleg szabályok vonatkoznak majd arra, hogy hány nap telik el a jelentkezés és a távollét napja között.

Útmutató az e-mail írásához

Használjon hivatalos stílust

Ez az email hivatalos. Formális stílusban kell megírni. A tárgytól a befejezésig mindennek professzionálisnak kell lennie. A felettesed és mindenki más elvárja, hogy e-mailben fejezd ki a helyzet súlyosságát. Valószínűbb, hogy az Ön ügyét meghallgatják, ha hivatalos stílusban ír egy ilyen e-mailt.

Küldje el az e-mailt korábban

Már hangsúlyoztuk a vállalat politikájának tiszteletben tartásának fontosságát. Megjegyzendő, hogy ha professzionális kifogást tartalmazó e-mailt kell írni, fontos, hogy ezt a lehető leghamarabb tegye meg. Ez különösen akkor szükséges, ha kudarcot vallott, és nem jöttél munkára engedély nélkül. Az indokolatlan távollét után a főnöke értesítése elkerülheti a figyelmeztetést. Ha előre értesíti Önt a vis maior eseteiről, amelyben megtalálod magad, akkor segíthetsz a vállalatnak, hogy válasszon megfelelő helyettesítőt vagy megállapodást kössön.

READ  Helyesírási hibák a munkahelyen: hogyan látják Önt azok, akik olvasnak?

Legyen tömör a részletekkel

Legyen rövid. Nem kell belemenned a részletekbe, hogy mi történt, ami miatt nem voltál ott, vagy hamarosan elmentél. Csak említse meg a fontos tényeket. Ha előzetesen engedélyt kér, jelezze a távolmaradási nap(oka)t. Legyen pontos a dátumokkal, ne adjon becslést.

Segítségnyújtás

Amikor mentegetőző e-mailt ír a távollét miatt, feltétlenül mutassa meg, hogy törődik a vállalat termelékenységével. Nem helyes, ha csak azt mondod, hogy távol leszel, és felajánlasz valamit, ami csökkenti távolléted hatásait. Ezt megteheti például, amikor visszatér, vagy beszél egy kollégájával, hogy helyettesítse Önt. Egyes cégeknek olyan szabályzataik lehetnek, mint például a fizetésből való levonás a távollétben töltött napokra. Ezért próbálja meg teljesen megérteni a vállalati politikát és azt, hogy hogyan dolgozhat vele.

1. e-mail példa: Hogyan írjunk bocsánatkérő e-mailt (miután kihagyott egy napot)

Tárgy: A hiányzás igazolása 19-től

 Hello Mr. Guillou,

 Kérem, fogadja ezt az e-mailt hivatalos értesítésként, hogy 19. november 2018-én megfázás miatt nem tudtam megjelenni a munkahelyemen. Liam és Arthur vették át a helyemet távollétemben. Minden, aznapra kijelölt feladatomat elvégezték.

 Elnézést kérek, amiért nem tudtam kommunikálni Önnel a munkából való távozás előtt. Elnézést kérek, ha bármilyen kellemetlenség érte az üzletet.

 Ehhez az e-mailhez csatoltam az orvosi igazolásomat.

 Kérjük, jelezze, ha további információra van szüksége.

 Köszönjük megértését.

Cordialement,

 Ethan Gaudin

2. e-mail példa: Hogyan írjunk bocsánatkérő e-mailt a munkahelyéről való jövőbeli távollét esetén

Tárgy: A távollét napjának kezelése 17 / 12 / 2018

Kedves Uram!

 Kérem, fogadja el ezt az e-mailt hivatalos értesítésként arról, hogy 17. december 2018-én távol leszek a munkahelyemről. Aznap szakmai tanúként fogok megjelenni a bíróságon. Tájékoztattam önt a múlt héten bírósági idézésemről, és arról, hogy feltétlenül jelen kell lennem.

 Megállapodtam Gabin Thibault-val az informatikai részlegről, aki jelenleg szabadságon van, hogy helyettesítsen. A bírósági szünetekben felhívom, hogy szüksége van-e segítségre.

 Köszönöm.

 Cordialement,

 Emma Vallee