Ձեր մասնագիտական կյանքում հաճախ ստիպված կլինեք բողոքի նամակ գրել: Սա կարող է հասցեագրվել գործընկերոջը, գործընկերոջը կամ մատակարարին: Ինչպիսին էլ որ լինի ձեր շարժառիթը, դուք պետք է հաշվի առնեք որոշ պահանջներ, որոնք պետք է լուրջ ընդունվեն ձեր զրուցակիցների կողմից։ Ուստի այս տեսակի հաղորդագրության գրելուն տիրապետելը հրամայական է։ Ահա, թե ինչպես հաջողության հասնել ձեր բողոքի էլ.
Կենտրոնացեք փաստերի վրա
Բողոքի նամակ գրելիս կարևոր է խստորեն վերաբերվել փաստերին: Այլ կերպ ասած, տարրերը պետք է դրվեն փաստացիորեն, որպեսզի ընթերցողը կարողանա արագ ըմբռնել համատեքստը:
Այսպիսով, խուսափեք մանրամասներից և ավելորդ նախադասություններից և փոխարենը նշեք էական բաներ, ինչպիսիք են փաստերն ու ժամկետները: Իրոք, այս տարրերով է, որ ստացողը կկարողանա հասկանալ ձեր էլ.փոստի նպատակը: Դուք պետք է տրամադրեք հստակ, ճշգրիտ և թվագրված տեղեկատվություն:
Նշեք համատեքստը, այնուհետև էլփոստի թեման
Անցեք անմիջապես այն կետին, երբ բողոքի նամակ եք գրում: Ձեզ հարկավոր չեն այնպիսի ձևակերպումներ, ինչպիսիք են «Ես գրում եմ այս նամակը ձեզ», քանի որ դրանք ակնհայտ բաներ են, որոնք շեշտելու կարիք չունեն:
Ձեր բողոքի պատճառ հանդիսացող փաստերը հստակ ներկայացնելուց հետո և չմոռանալով ամսաթիվը։ Դա կարող է լինել հանդիպում, սեմինար, էլեկտրոնային փոստի փոխանակում, հաշվետվություն, նյութերի գնում, հաշիվ-ապրանքագրի անդորրագիր և այլն:
Շարունակեք՝ հնարավորինս հստակ նշելով ձեր ակնկալիքները:
Գաղափարն այն է, որ ստացողը կարող է արագ հասկանալ ձեր էլփոստի նպատակը և այն, ինչ դուք ցանկանում եք դրանից:
Ձեր ելույթում կենտրոնացեք սթափության վրա
Բողոքի նամակ գրելը պահանջում է սթափ և հակիրճ ոճ: Իսկապես, քանի որ սա առանձնահատուկ իրավիճակ է, դուք պետք է կենտրոնանաք փաստերի և ձեր ակնկալիքների վրա: Դա անելու համար օգտագործեք կարճ նախադասություններ, որոնք ամփոփում են ձեր մարտահրավերի էությունը և գրված են ամենօրյա, քաղաքավարի լեզվով:
Նաև համոզվեք, որ օգտագործեք քաղաքավարի արտահայտություն, որը հարմար է առիթին։ Այս տեսակի փոխանակման ժամանակ պետք է խուսափել «Հարգանքներով» և «լավագույն հարգանքներով»:
Մնացեք պրոֆեսիոնալ
Համոզվեք, որ պրոֆեսիոնալ մնացեք բողոքի նամակ գրելիս, նույնիսկ եթե չափազանց դժգոհ եք: Դուք պետք է ամեն ինչ անեք ինքներդ ձեզ զսպելու համար, քանի որ էմոցիաներն իրականում չեն պատկանում պրոֆեսիոնալ գրելուն:
Այսպիսով, խուսափեք բառեր օգտագործելուց, որոնք կարող են այս կամ այն կերպ արտահայտել ձեր զգացմունքները։ Կարևոր է, որ ձեր էլ.փոստը մնա փաստացի:
Կցել ապացույցներ
Ի վերջո, բողոքի նամակում հաջողության հասնելու համար անհրաժեշտ է ձեր փաստարկներին ապացույցներ կցել: Դուք իսկապես պետք է ցույց տաք ստացողին, որ ճիշտ եք վիճարկում: Այսպիսով, կցեք ցանկացած փաստաթուղթ, որը կարող եք օգտագործել որպես ապացույց և նշեք այն էլ.
