Էլփոստը մեզանից շատերի համար հաղորդակցման նախընտրելի գործիքն է: Էլեկտրոնային փոստը առասպելական է, քանի որ հաղորդակցվելու համար պարտադիր չէ, որ դուք միաժամանակ հասանելի լինեք ձեր զրուցակցի հետ: Սա մեզ թույլ է տալիս առաջ շարժվել ընթացիկ հարցերի շուրջ, երբ մեր գործընկերներն անհասանելի են կամ աշխարհի մյուս ծայրում են:
Այնուամենայնիվ, մեզանից շատերը խեղդվում են նամակների անվերջ ցուցակում: 2016 թվականին հրապարակված զեկույցի համաձայն՝ միջին բիզնես օգտագործողն օրական ստանում և ուղարկում է ավելի քան 100 նամակ։
Բացի այդ, էլ-նամակները շատ հեշտությամբ են սխալ ընկալվում: Recent sendmail- ի ուսումնասիրությունը ցույց է տվել, որ 64% - ը մարդկանց ուղարկել կամ ստացել է զայրույթ կամ անսպասելի շփոթություն պատճառող նամակ:
Էլփոստի ծավալների շնորհիվ մենք ուղարկում եւ ստանում ենք, եւ քանի որ նամակներ հաճախ են սխալ ընկալվում, կարեւոր է գրել դրանք հստակ եւ հակիրճ:
Ինչպես ճիշտ գրել պրոֆեսիոնալ էլեկտրոնային փոստ
Կարճ և ճշգրիտ նամակներ գրելը կնվազեցնի էլ. նամակների կառավարման վրա ծախսվող ժամանակը և ձեզ ավելի արդյունավետ կդարձնի: Ձեր նամակները կարճ պահելով, դուք, հավանաբար, ավելի քիչ ժամանակ կծախսեք էլփոստի վրա և ավելի շատ ժամանակ կծախսեք այլ խնդիրների վրա: Ասել է թե՝ հստակ գրելը հմտություն է: Ինչպես բոլոր հմտությունները, ձեզ հարկավոր կլինի աշխատել դրա զարգացման վրա.
Սկզբում ձեզնից կարող է պահանջվել նույնքան երկար նամակներ գրելը, որքան երկար նամակներ գրելը: Այնուամենայնիվ, նույնիսկ եթե դա այդպես է, դուք կօգնեք ձեր գործընկերներին, հաճախորդներին կամ աշխատակիցներին ավելի արդյունավետ լինել, քանի որ ավելի քիչ խառնաշփոթ կավելացնեք նրանց մուտքի արկղում, ինչը կօգնի նրանց ավելի արագ արձագանքել ձեզ:
Հստակ գրելով՝ դուք կճանաչվեք որպես մեկը, ով գիտի, թե ինչ է ուզում և ինչ-որ բան է անում: Երկուսն էլ լավ են ձեր կարիերայի հեռանկարների համար:
Այսպիսով, ինչ է պահանջվում գրել հստակ, հակիրճ եւ պրոֆեսիոնալ էլեկտրոնային նամակներ:
Որոշեք ձեր նպատակը
Պարզ էլեկտրոնային նամակները միշտ էլ հստակ նպատակ ունեն:
Ամեն անգամ, երբ դուք նստում եք նամակ գրելու, մի քանի վայրկյան տրամադրեք ինքներդ ձեզ հարցնելու համար. «Ինչու եմ ես սա ուղարկում: Ի՞նչ եմ ակնկալում ստացողից:
Եթե դուք չեք կարող պատասխանել այս հարցերին, ապա չպետք է էլեկտրոնային նամակ ուղարկել: Էլեկտրոնային նամակների գրելը `առանց իմանալու, թե ինչն է ձեզ անհրաժեշտ, վատնում է ձեր ժամանակը եւ ստացողը: Եթե չգիտեք, թե ինչ եք ուզում, դժվար կլինի ձեզ հստակ եւ կարճ արտահայտել:
Օգտագործեք «Մի բան մի ժամանակ» կանոնը
Նամակները չեն փոխարինում հանդիպումներին: Գործնական հանդիպումների դեպքում, որքան շատ օրակարգային հարցերի վրա աշխատեք, այնքան ավելի արդյունավետ կլինի հանդիպումը:
Էլփոստով, հակառակը ճիշտ է: Քիչ եք ձեր էլեկտրոնային նամակների մեջ ներառել տարբեր թեմաներ, այնքան ավելի շատ բան կհասկացվի ձեր զրուցակցին:
Ահա թե ինչու լավ գաղափար է կիրառել «մի բան մեկ անգամ» կանոնը: Համոզվեք, որ ձեր ուղարկած յուրաքանչյուր նամակը վերաբերում է մեկ բանին: Եթե Ձեզ անհրաժեշտ է շփվել մեկ այլ նախագծի մասին, գրեք մեկ այլ էլ.
Դա նաեւ լավ ժամանակ է, ինքներդ ձեզ հարցնել, «Արդյոք այս նամակը իսկապես արդյոք անհրաժեշտ է»: Կրկին, միայն բացարձակ անհրաժեշտ էլեկտրոնային նամակներ վկայում են այն անձի հարգանքի մասին, ում էլեկտրոնային նամակներ եք ուղարկում:
Կարեկցանքի պրակտիկա
Էմպատիան աշխարհը ուրիշների աչքերով տեսնելու կարողությունն է: Երբ դուք դա անում եք, հասկանում եք նրանց մտքերն ու զգացմունքները:
Էլեկտրոնային նամակ գրելիս մտածեք ձեր բառերի մասին ընթերցողի տեսանկյունից: Ամեն ինչով գրեք, խնդրեք ինքներդ ձեզ.
- Ինչպես կարող եմ մեկնաբանել այս նախադասությունը, եթե ես ստացել եմ այն:
- Արդյոք դա ընդգրկում է երկիմաստ պայմաններ, որոնք հստակեցնելու համար:
Սա պարզ, բայց արդյունավետ ճշգրտում է ձեր գրելու ձևին: Մտածելով այն մարդկանց մասին, ովքեր ձեզ կկարդան, կվերափոխի ձեզ պատասխանելու ձևը:
Ահա աշխարհին նայելու զգացմունքային ձեւ, որն օգնում է ձեզ սկսել: Մարդկանց մեծ մասը `
- Զբաղված են. Նրանք ժամանակ չունեն գուշակելու, թե ինչ եք ուզում, և նրանք կցանկանային, որ կարողանան կարդալ ձեր էլփոստը և արագ պատասխանել դրան:
- Վայելեք հաճոյախոսություն: Եթե դուք կարող եք ինչ-որ դրական բան ասել նրանց կամ նրանց աշխատանքի մասին, դա արեք: Ձեր խոսքը չի կորչի:
- Սիրում եմ շնորհակալություն հայտնել: Եթե ստացողը ինչ-որ կերպ օգնել է ձեզ, հիշեք, որ շնորհակալություն հայտնեք նրան: Դուք պետք է դա անեք նույնիսկ այն ժամանակ, երբ նրանց խնդիրն է օգնել ձեզ:
Կրճատ ներկայացումներ
Երբ առաջին անգամ ինչ-որ մեկին նամակ եք ուղարկում, դուք պետք է ստացողին ասեք, թե ով եք դուք: Դուք սովորաբար կարող եք դա անել մեկ նախադասությամբ: Օրինակ. «Հաճելի էր ձեզ հետ հանդիպել [Իրադարձություն X]-ում: »
Ներածությունները կրճատելու եղանակներից մեկը դրանք գրելն է այնպես, կարծես դեմ առ դեմ հանդիպում եք: Դուք չեք ցանկանա հինգ րոպեանոց մենախոսության մեջ մտնել, երբ անձամբ հանդիպել եք որևէ մեկին: Այսպիսով, մի արեք դա էլփոստով:
Դուք չգիտեք, թե արդյոք ներածական է անհրաժեշտ: Գուցե դուք արդեն դիմել եք ստացողի, բայց դուք չգիտեք, արդյոք կհիշի ձեզ: Դուք կարող եք թողնել ձեր հավատարմագրերը ձեր էլեկտրոնային ստորագրության մեջ:
Սա խուսափում է թյուրիմացություններից։ Ինքներդ ձեզ արդեն ճանաչող մեկին նորից ներկայացնելը կոպիտ է թվում: Եթե նա վստահ չէ, թե արդյոք նա ճանաչում է ձեզ, կարող եք պարզապես թույլ տալ նրան ստուգել ձեր ստորագրությունը:
Սահմանափակեք ինքներդ հինգ նախադասություն
Յուրաքանչյուր նամակում դուք գրում եք, պետք է օգտագործեք բավարար նախադասություններ `ասելով, թե ինչն է ձեզ հարկավոր, այլեւս: Օգտակար պրակտիկա է սահմանափակել ձեզ հինգ նախադասություն:
Հինգից պակաս նախադասությունները հաճախ դաժան ու կոպիտ են, ավելի քան հինգ նախադասություն, վատնում:
Կլինեն ժամանակներ, երբ անհնար է պահել հինգ նախադասություն պարունակող նամակ: Բայց շատ դեպքերում հինգ նախադասությունները բավարար են:
Ընդունեք հինգ նախադասության կարգապահությունը եւ կտեսնեք արագորեն նամակ գրելու համար: Դուք նաեւ կստանաք ավելի շատ պատասխաններ:
Օգտագործեք կարճ բառերը
1946 թվականին Ջորջ Օրվելը գրողներին խորհուրդ տվեց երբեք երկար բառ չօգտագործել այնտեղ, որտեղ կարող է կարճը:
Այս խորհուրդն այսօր էլ ավելի արդիական է, հատկապես նամակներ գրելիս։
Կարճատեւ բառերը ցույց են տալիս ձեր հարգանքը ձեր ընթերցողին: Օգտագործելով կարճ բառեր, դուք հեշտությամբ հասկացրեք ձեր ուղերձը:
Նույնը վերաբերում է նաեւ կարճ նախադասությունների եւ պարբերությունների: Խուսափեք տեքստի մեծ բլոկներից գրելուց, եթե ցանկանում եք, որ ձեր հաղորդագրությունը պարզ լինի եւ հասկանալի լինի:
Օգտագործեք ակտիվ ձայնը
Ակտիվ ձայնն ավելի հեշտ է կարդալ: Այն նաև խրախուսում է գործողություններն ու պատասխանատվությունը: Իսկապես, ակտիվ ձայնում նախադասությունները կենտրոնանում են գործող անձի վրա: Պասիվ ձայնում նախադասությունները կենտրոնանում են այն առարկայի վրա, որի վրա մարդը գործում է: Պասիվ ձայնում կարող է թվալ, թե ամեն ինչ ինքնուրույն է կատարվում: Ակտիվորեն, բաները տեղի են ունենում միայն այն ժամանակ, երբ մարդիկ գործում են:
Կառչեք ստանդարտ կառուցվածքից
Որն է ձեր նամակները կարճ պահելու բանալին: Օգտագործեք ստանդարտ կառուցվածք: Սա կաղապար է, որը դուք կարող եք հետեւել ձեր գրած յուրաքանչյուր նամակին:
Բացի էլեկտրոնային նամակների կարճ պահից բացի, ստանդարտ կառուցվածքի շնորհիվ օգնում է նաեւ արագ գրել:
Ժամանակի ընթացքում դուք կզարգացնեք մի կառույց, որը կաշխատի ձեզ համար: Ահա մի պարզ կառուցվածք, որը սկսում է սկսել:
- Ողջույն
- Մի կոմպլիմենտ
- Ձեր էլփոստի պատճառը
- Գործողության կոչ
- Փակման ուղերձ (փակումը)
- Ստորագրություն
Եկեք նրանցից յուրաքանչյուրին խորությամբ նայենք:
- Սա էլփոստի առաջին տողն է: «Բարև, [Անուն]» տիպիկ ողջույն է:
- Երբ առաջին անգամ ինչ-որ մեկին էլեկտրոնային նամակ եք գրում, հաճոյախոսությունը հիանալի սկիզբ է: Լավ գրված հաճոյախոսությունը կարող է նաև ծառայել որպես ներածություն։ Օրինակ :
«Ինձ դուր եկավ ձեր ներկայացումը [թեմայի] վերաբերյալ [ամսաթիվ]: »
«Ես գտա ձեր բլոգը [թեմայի] վերաբերյալ իսկապես օգտակար: »
«Հաճելի էր ձեզ հանդիպել [միջոցառմանը]: »
- Ձեր էլփոստի պատճառը: Այս բաժնում դուք ասում եք՝ «Ես պատրաստվում եմ էլ.
- Գործողության կոչ. Երբ դուք բացատրեցիք ձեր էլփոստի պատճառը, մի ենթադրեք, որ ստացողը կիմանա, թե ինչ պետք է անի: Տրամադրել կոնկրետ հրահանգներ: Օրինակ `
«Կարո՞ղ եք ինձ ուղարկել այդ ֆայլերը մինչև հինգշաբթի»: »
«Կարո՞ղ եք սա գրել առաջիկա երկու շաբաթվա ընթացքում»: «
«Խնդրում եմ գրեք Յանին այդ մասին և տեղեկացրեք ինձ, երբ դա անեք: »
Կառուցելով ձեր խնդրանքը `հարցի տեսքով, ստացողը հրավիրվում է պատասխանել: Այլընտրանքորեն, կարող եք նաև օգտագործել. «Ինձ տեղյակ պահեք, երբ դա արել եք» կամ «ինձ տեղեկացրեք, արդյոք դա ձեզ համար կարգին է»: «
- եզրափակիչ. Նախքան ձեր էլփոստն ուղարկելը, համոզվեք, որ ներառեք փակման հաղորդագրություն: Սա ծառայում է երկակի նպատակի՝ կրկնելու ձեր գործողությունների կոչը և ստացողին լավ զգա:
Լավագույն փակման գծերի օրինակներ.
«Շնորհակալություն այս հարցում ձեր բոլոր օգնության համար: «
«Չեմ համբերում լսելու, թե ինչ եք մտածում: »
«Տեղեկացրեք ինձ, եթե ունեք հարցեր: «
- Ավարտելու համար ձեր ստորագրությունը ավելացնել նախքան ողջույնի հաղորդագրությունը:
Դա կարող է լինել «Քեզ», «Հարգանքով», «Բարի օր» կամ «Շնորհակալություն»:
