Ինչպես գրել հստակ եւ մասնագիտական ​​նամակներ:

 

L 'փոստ մեզանից շատերի համար հաղորդակցման նախընտրելի գործիքն է: Էլեկտրոնային փոստը հիանալի է, քանի որ հաղորդակցվելու համար մենք կարիք չունենք միաժամանակ հասանելի լինել մեր զրուցակցի հետ: Սա մեզ թույլ է տալիս առաջ գնալ ընթացիկ հարցերի շուրջ, երբ մեր գործընկերները հասանելի չեն կամ աշխարհի մյուս ծայրում:

Այնուամենայնիվ, մեզանից շատերը խեղդվում են էլփոստի անվերջ ցուցակում: Ըստ 2016-ին հրապարակված զեկույցի, միջին բիզնեսի օգտագործողն օրական ավելի քան 100 նամակ է ստանում և ուղարկում:

Բացի այդ, էլ-նամակները շատ հեշտությամբ են սխալ ընկալվում: Recent sendmail- ի ուսումնասիրությունը ցույց է տվել, որ 64% - ը մարդկանց ուղարկել կամ ստացել է զայրույթ կամ անսպասելի շփոթություն պատճառող նամակ:

Էլփոստի ծավալների շնորհիվ մենք ուղարկում եւ ստանում ենք, եւ քանի որ նամակներ հաճախ են սխալ ընկալվում, կարեւոր է գրել դրանք հստակ եւ հակիրճ:

Ինչպես ճիշտ գրել պրոֆեսիոնալ էլեկտրոնային փոստ

Կարճ, ճշգրիտ էլփոստի գրելը կնվազեցնի էլեկտրոնային կառավարման ժամանակ ծախսած ժամանակը եւ ձեզ ավելի արդյունավետ դարձնելու համար: Ձեր էլեկտրոնային նամակների կարճ պահելը նշանակում է, որ դուք էլ ավելի քիչ ժամանակ է ծախսում էլեկտրոնային փոստով եւ այլ ժամանակահատվածներում: Այսինքն, հստակ գրելը հմտություն է: Բոլոր հմտությունների պես, դուք պետք է աշխատել դրա զարգացման վրա.

Սկզբում դուք կարող եք շատ ժամանակ պահանջել կարճ նամակներ գրել `երկար նամակներ գրելու համար: Այնուամենայնիվ, նույնիսկ եթե դա այդպես է, դուք կօգնեք ձեր գործընկերներին, հաճախորդներին կամ աշխատակիցներին ավելի արդյունավետ դարձնել, քանի որ դուք կավելացնեք ավելի քիչ տարածք իրենց ներարկղում, ինչը կօգնի նրանց ավելի արագ արձագանքել:

Հստակ գրելով, դուք հայտնի կդառնաք որպես մեկը, ով գիտի, թե ինչ է ուզում, եւ բաներ է կատարում: Երկուսն էլ լավ են ձեր կարիերայի հեռանկարների համար:

Այսպիսով, ինչ է պահանջվում գրել հստակ, հակիրճ եւ պրոֆեսիոնալ էլեկտրոնային նամակներ:

Որոշեք ձեր նպատակը

Պարզ էլեկտրոնային նամակները միշտ էլ հստակ նպատակ ունեն:

Երբ նստում եք նամակ գրելու համար, մի քանի վայրկյան անցեք ինքներդ ձեզ հարցնել, «Ինչու եմ ես ուղարկել: Ինչ ես ակնկալում ստացողից:

Եթե ​​դուք չեք կարող պատասխանել այս հարցերին, ապա չպետք է էլեկտրոնային նամակ ուղարկել: Էլեկտրոնային նամակների գրելը `առանց իմանալու, թե ինչն է ձեզ անհրաժեշտ, վատնում է ձեր ժամանակը եւ ստացողը: Եթե ​​չգիտեք, թե ինչ եք ուզում, դժվար կլինի ձեզ հստակ եւ կարճ արտահայտել:

Օգտագործեք «Մի բան մի ժամանակ» կանոնը

Հանդիպումները փոխելու համար էլ-նամակները չեն կատարվում: Աշխատանքային հանդիպումներով, այնքան ավելի շատ եք աշխատում օրակարգային հարցերի շուրջ, այնքան արդյունավետ է հանդիպումը:

Էլփոստով, հակառակը ճիշտ է: Քիչ եք ձեր էլեկտրոնային նամակների մեջ ներառել տարբեր թեմաներ, այնքան ավելի շատ բան կհասկացվի ձեր զրուցակցին:

Ահա թե ինչու լավ գաղափար է «մի բան մի ժամանակ» գործել: Համոզված եղեք, որ յուրաքանչյուր էլփոստ ուղարկեք մի բան: Եթե ​​Ձեզ անհրաժեշտ է շփվել մեկ այլ նախագծի մասին, գրեք մեկ այլ էլեկտրոնային փոստ:

Դա նաեւ լավ ժամանակ է, ինքներդ ձեզ հարցնել, «Արդյոք այս նամակը իսկապես արդյոք անհրաժեշտ է»: Կրկին, միայն բացարձակ անհրաժեշտ էլեկտրոնային նամակներ վկայում են այն անձի հարգանքի մասին, ում էլեկտրոնային նամակներ եք ուղարկում:

Զգացմունքային պրակտիկա

Empathy- ը աշխարհի ուրիշների աչքերով տեսնելու կարողություն է: Երբ դա անում եք, հասկանում եք նրանց մտքերը եւ զգացմունքները:

Էլեկտրոնային նամակ գրելիս մտածեք ձեր բառերի մասին ընթերցողի տեսանկյունից: Ամեն ինչով գրեք, խնդրեք ինքներդ ձեզ.

• Ինչպես կարող եմ մեկնաբանել այս նախադասությունը, եթե ես ստացել եմ այն:
• Արդյոք դա ընդգրկում է երկիմաստ պայմաններ, որոնք հստակեցնելու համար:

Սա պարզ, բայց արդյունավետ ճշգրտում է ձեր գրելու ձևին: Մտածելով այն մարդկանց մասին, ովքեր ձեզ կկարդան, կվերափոխի ձեզ պատասխանելու ձևը:

Ահա աշխարհին նայելու զգացմունքային ձեւ, որն օգնում է ձեզ սկսել: Մարդկանց մեծ մասը `

• Զբաղված են: Նրանք ժամանակ չունեն կռահելու, թե ինչ եք ուզում, եւ կցանկանայի կարդալ ձեր էլ.փոստը եւ արագ արձագանքել:
• Վայելեք հաճոյախոսություն: Եթե ​​դուք կարող եք ինչ-որ դրական բան ասել նրանց կամ նրանց աշխատանքի մասին, դա արեք: Ձեր խոսքը չի կորչի:
• Շնորհակալություն հայտնելու համար: Եթե ​​ստացողը որեւէ կերպ օգնել է ձեզ, հիշեք, որ շնորհակալություն հայտնեք նրան: Դուք պետք է անեք դա նույնիսկ այն ժամանակ, երբ դա նրանց աշխատանքն է, որոնք կօգնեն ձեզ:

Կրճատ ներկայացումներ

Երբ առաջին անգամ նամակ եք ուղարկում ինչ-որ մեկին, հարկավոր է ստացողին ասել, թե ով եք դուք: Սովորաբար դա կարող եք անել մեկ նախադասությամբ: Օրինակ ՝ «Հաճույք էր հանդիպել ձեզ [Իրադարձություն X] –ում: «

Ներկայացումների կրճատման միջոցներից մեկը նրանց գրելն է, եթե դուք հանդիպում եք դեմքով: Դուք չեք ուզում գնալ հինգ րոպեանոց մենախոսություն, երբ անձամբ հանդիպում եք անձամբ: Այսպիսով, դա էլեկտրոնային փոստով միացրեք:

Դուք չգիտեք, թե արդյոք ներածական է անհրաժեշտ: Գուցե դուք արդեն դիմել եք ստացողի, բայց դուք չգիտեք, արդյոք կհիշի ձեզ: Դուք կարող եք թողնել ձեր հավատարմագրերը ձեր էլեկտրոնային ստորագրության մեջ:

Սա խուսափում է անհամապատասխանություններից: Դուք ներկայացնում եք նորից այն մարդուն, ով արդեն գիտի, որ դուք կոպիտ եք: Եթե ​​նա չգիտի, արդյոք նա քեզ ճանաչում է, ապա կարող ես պարզապես ստուգել ձեր ստորագրությունը:

Սահմանափակեք ինքներդ հինգ նախադասություն

Յուրաքանչյուր նամակում դուք գրում եք, պետք է օգտագործեք բավարար նախադասություններ `ասելով, թե ինչն է ձեզ հարկավոր, այլեւս: Օգտակար պրակտիկա է սահմանափակել ձեզ հինգ նախադասություն:

Հինգից պակաս նախադասությունները հաճախ դաժան ու կոպիտ են, ավելի քան հինգ նախադասություն, վատնում:

Կլինեն ժամանակներ, երբ անհնար է պահել հինգ նախադասություն պարունակող նամակ: Բայց շատ դեպքերում հինգ նախադասությունները բավարար են:

Ընդունեք հինգ նախադասության կարգապահությունը եւ կտեսնեք արագորեն նամակ գրելու համար: Դուք նաեւ կստանաք ավելի շատ պատասխաններ:

Օգտագործեք կարճ բառերը

1946- ում Ջորջ Օռուելը խորհուրդ տվեց գրողներին երբեք երկար բառ չօգտագործել, որտեղ կարճ ժամանակահատվածում:

Այս խորհուրդն այսօր էլ ավելի է արդիական, հատկապես էլեկտրոնային նամակագրության ժամանակ:

Կարճատեւ բառերը ցույց են տալիս ձեր հարգանքը ձեր ընթերցողին: Օգտագործելով կարճ բառեր, դուք հեշտությամբ հասկացրեք ձեր ուղերձը:

Նույնը վերաբերում է նաեւ կարճ նախադասությունների եւ պարբերությունների: Խուսափեք տեքստի մեծ բլոկներից գրելուց, եթե ցանկանում եք, որ ձեր հաղորդագրությունը պարզ լինի եւ հասկանալի լինի:

Օգտագործեք ակտիվ ձայնը

Ակտիվ ձայնը ավելի հեշտ է կարդալ: Այն նաեւ խրախուսում է գործողություններ եւ պատասխանատվություն: Անշուշտ, ակտիվ ձայնում դատավճիռները վերաբերում են այն անձին, ով գործում է: Պասիվ ձայնով, նախադասությունները կենտրոնանում են այն օբյեկտի վրա, որի վրա գործում է մեկը: Պասիվ ձայնի մեջ կարող է թվալ, որ ամեն ինչ մենակ է լինում: Ակտիվ կերպով, բաները միայն տեղի են ունենում, երբ մարդիկ գործում են:

Մնում է ստանդարտ կառուցվածք

Որն է ձեր նամակները կարճ պահելու բանալին: Օգտագործեք ստանդարտ կառուցվածք: Սա կաղապար է, որը դուք կարող եք հետեւել ձեր գրած յուրաքանչյուր նամակին:

Բացի էլեկտրոնային նամակների կարճ պահից բացի, ստանդարտ կառուցվածքի շնորհիվ օգնում է նաեւ արագ գրել:

Ժամանակի ընթացքում դուք կզարգացնեք մի կառույց, որը կաշխատի ձեզ համար: Ահա մի պարզ կառուցվածք, որը սկսում է սկսել:

• Ողջույն
• Մի կոմպլիմենտ
• Ձեր էլփոստի պատճառը
• Գործողության կոչ
• Փակման ուղերձ (փակումը)
• Ստորագրություն

Եկեք նրանցից յուրաքանչյուրին խորությամբ նայենք:

• Սա էլփոստի առաջին գիծն է: «Բարեւ, [Անունը]» տիպիկ ողջույնն է:

 

• Երբ առաջին անգամ էլեկտրոնային փոստով ուղարկեք, մի կոմպլիմենտ մեծ սկիզբ է: Լավ գրված կոմպլիմենտ կարող է նաեւ ծառայել որպես ներածություն: Օրինակ `

 

«Ինձ դուր եկավ [թեմայի] վերաբերյալ ձեր ներկայացումը [ամսաթիվը]: «

«Ես [բլոգում] ձեր բլոգը իսկապես օգտակար համարեցի: «

«Հաճելի էր հանդիպել ձեզ [միջոցառմանը]: «

 

• Ձեր էլփոստի պատճառը: Այս բաժնում դուք ասում եք. «Ես նամակ կուղարկեմ հարցնելու մասին ...» կամ «Ես մտածում էի ՝ կարո՞ղ ես օգնել ...» Երբեմն ձեզ հարկավոր է երկու նախադասություն ՝ գրելու ձեր պատճառները բացատրելու համար:

 

• Գործողության կոչ. Երբ դուք բացատրեցիք ձեր էլփոստի պատճառը, մի ենթադրեք, որ ստացողը կիմանա, թե ինչ պետք է անի: Տրամադրել կոնկրետ հրահանգներ: Օրինակ `

«Կարո՞ղ եք ինձ ուղարկել այս ֆայլերը մինչև հինգշաբթի»: «

«Կարո՞ղ եք սա գրել առաջիկա երկու շաբաթվա ընթացքում»: «

«Խնդրում եմ, գրեք Յանին այս մասին, և ինձ տեղյակ պահեք, երբ դա արել եք: «

Կառուցելով ձեր խնդրանքը `հարցի տեսքով, ստացողը հրավիրվում է պատասխանել: Այլընտրանքորեն, կարող եք նաև օգտագործել. «Ինձ տեղյակ պահեք, երբ դա արել եք» կամ «ինձ տեղեկացրեք, արդյոք դա ձեզ համար կարգին է»: «

 

• եզրափակիչ, Նախքան էլփոստը ուղարկեք, համոզվեք, որ ներառում է փակման հաղորդագրություն: Սա ունի երկակի նպատակը, կրկնելով ձեր կոչումը գործողությունների եւ ստացողին լավ զգալու համար:

 

Լավագույն փակման գծերի օրինակներ.

«Շնորհակալություն այս հարցում ձեր բոլոր օգնության համար: «

«Չեմ համբերում լսել, թե ինչ եք մտածում: «

«Տեղեկացրեք ինձ, եթե ունեք հարցեր: «

• Ավարտելու համար ձեր ստորագրությունը ավելացնել նախքան ողջույնի հաղորդագրությունը:

Դա կարող է լինել «Քեզ», «Հարգանքով», «Բարի օր» կամ «Շնորհակալություն»: