Տպել Friendly, PDF & Email

Էլեկտրոնային փոստը երկար ժամանակ եղել է բիզնես հաղորդակցության կարևոր գործիք, սակայն Sendmail-ի կողմից անցկացված հարցումը: Բացահայտվեց, որ այն լարվածություն, շփոթություն կամ այլ բացասական հետևանքներ է առաջացրել մասնագետների 64%-ի համար:

Այսպիսով, ինչպես կարող եք խուսափել ձեր նամակներից: Եվ ինչպես կարող եք գրել նամակներ, որոնք տալիս են ցանկալի արդյունքներ: Այս հոդվածում մենք վերանայում ենք այն ռազմավարությունները, որոնք կարող եք օգտագործել, որպեսզի ձեր էլեկտրոնային օգտագործումը պարզ, արդյունավետ եւ հաջողակ լինի:

Միջին աշխատակիցը օրական ստանում է 80 նամակ: Փոստի այս ծավալով անհատական ​​ուղերձները հեշտությամբ կարելի է մոռանալ: Հետեւեք այս պարզ կանոններին, որպեսզի ձեր էլփոստները դիտարկվեն եւ օգտագործվեն:

  1. Էլի փոստով մի շփվեք:
  2. Օգտագործեք օբյեկտների լավ օգտագործումը:
  3. Հստակ եւ կարճ հաղորդագրություններ հաղորդեք:
  4. Եղեք քաղաքավարի:
  5. Ստուգեք ձեր տոնը:
  6. Վերընթերցել:

Էլի փոստով մի շփվեք

Աշխատավայրում սթրեսի ամենամեծ աղբյուրներից մեկը մարդկանց ստացած նամակների մեծ ծավալն է: Այսպիսով, նախքան նամակ գրելը, հարցրեք ինքներդ ձեզ. «Արդյո՞ք սա իսկապես անհրաժեշտ է»:

Այս համատեքստում դուք պետք է օգտագործեք հեռախոսը կամ ակնթարթային հաղորդագրությունները՝ լուծելու այն հարցերը, որոնք կարող են հետադարձ քննարկումների առարկա դառնալ: Օգտագործեք հաղորդակցության պլանավորման գործիք և բացահայտեք տարբեր տեսակի հաղորդագրությունների լավագույն ուղիները:

Հնարավորության դեպքում, վատ հաղորդեք անձամբ: Այն օգնում է շփվել ամաչկոտության, գթասրտության եւ ընկալման հետ եւ վերականգնել ինքներդ ձեզ, եթե ձեր հաղորդագրությունը սխալ է ընդունվել:

Օգտագործեք օբյեկտների լավ օգտագործումը

Թերթի վերնագիրը երկու բան է անում. այն գրավում է ձեր ուշադրությունը և ամփոփում հոդվածը, որպեսզի կարողանաք որոշել՝ կարդալ այն, թե ոչ: Ձեր էլփոստի վերնագրի տողը պետք է նույնը անի:

Օբյեկտ դատարկ տարածքն ավելի հավանական է, որ անտեսվի կամ մերժվի որպես «սպամ»: Այսպիսով, միշտ օգտագործեք մի քանի լավ ընտրված բառեր՝ հասցեատիրոջը պատմելու համար, թե ինչի մասին է նամակը:

Դուք կարող եք ներառել ամսաթիվը թեմայի տողում, եթե ձեր հաղորդագրությունը սովորական էլ. Պատասխան պահանջող հաղորդագրության համար կարող եք նաև ներառել գործողությունների կոչ, օրինակ՝ «Խնդրում եմ մինչև նոյեմբերի 7-ը»:

READ  Մասնագիտական ​​էլ.փոստի ամենատարածված սխալները

Լավ գրված թեմայի գիծը, ինչպես ստորև բերվածը, ապահովում է ամենակարևոր տեղեկատվությունը, առանց հասցեատիրոջ նույնիսկ բացելու էլ. Սա ծառայում է որպես հուշում, որը հիշեցնում է հասցեատերերին ձեր հանդիպման մասին, երբ նրանք ստուգում են իրենց մուտքի արկղը:

 

Վատ օրինակ Լավ օրինակ
 
Թեմա `հանդիպում Թեմա. Հանդիպում GATEWAY գործընթացում - 09- ի 25 փետրվարի 2018- ը

 

Հաղորդումները հստակ եւ հակիրճ պահեք

Emailները, ինչպես ավանդական գործարար նամակների, պետք է հստակ եւ հակիրճ լինեն: Պահեք ձեր նախադասությունները կարճ եւ ճշգրիտ: Էլփոստի մարմինը պետք է լինի ուղիղ եւ տեղեկատվական, եւ պարունակում է բոլոր համապատասխան տեղեկությունները:

Ի տարբերություն ավանդական նամակների՝ բազմաթիվ նամակներ ուղարկելն արժե ավելին, քան մեկը ուղարկելը: Այսպիսով, եթե ձեզ անհրաժեշտ է շփվել ինչ-որ մեկի հետ մի շարք տարբեր թեմաներով, մտածեք յուրաքանչյուրի համար առանձին նամակ գրել: Սա պարզաբանում է հաղորդագրությունը և թույլ է տալիս ձեր թղթակցին պատասխանել մեկ թեմայի միաժամանակ:

 

Վատ օրինակ Լավ օրինակ
Թեմա. Վաճառքի հաշվետվության վերանայումները

 

Hi Michelin,

 

Շնորհակալություն անցյալ շաբաթ այս զեկույցն ուղարկելու համար: Ես կարդացի այն երեկ և զգում էի, որ Գլուխ 2-ը պահանջում է ավելի կոնկրետ տեղեկատվություն մեր վաճառքի ցուցանիշների մասին: Կարծում եմ նաև, որ տոնը կարող է ավելի պաշտոնական լինել:

 

Բացի այդ, ուզում էի տեղեկացնել, որ այս ուրբաթ նոր գովազդային արշավի վերաբերյալ հանդիպում եմ նախատեսել հասարակայնության հետ կապերի բաժնի հետ։ Նա առավոտյան 11:00-ին է և կլինի փոքր կոնֆերանսի սենյակում:

 

Խնդրում եմ տեղեկացրեք ինձ, եթե դուք հասանելի եք:

 

Շնորհակալություն,

 

Camille

Թեմա. Վաճառքի հաշվետվության վերանայումները

 

Hi Michelin,

 

Շնորհակալություն անցյալ շաբաթ այս զեկույցն ուղարկելու համար: Ես կարդացի այն երեկ և զգում էի, որ Գլուխ 2-ը պահանջում է ավելի կոնկրետ տեղեկատվություն մեր վաճառքի ցուցանիշների մասին:

 

Ես նաեւ կարծում եմ, որ տոնը կարող է լինել ավելի ֆորմալ:

 

Կարող եք արդյոք այս փոփոխությունները հաշվի առնել:

 

Շնորհակալություն ձեր ծանր աշխատանքի համար:

 

Camille

 

(Camille- ն այնուհետեւ ուղարկում է մեկ այլ էլեկտրոնային նամակ PR- ի հանդիպման մասին):

 

Այստեղ կարևոր է հավասարակշռություն պահպանել: Դուք չեք ցանկանում ռմբակոծել ինչ-որ մեկին էլփոստով, և իմաստ ունի միավորել մի քանի հարակից կետեր մեկ գրառման մեջ: Երբ դա տեղի ունենա, պարզ պահեք՝ համարակալված պարբերություններով կամ կետերով և մտածեք «կտրել» տեղեկատվությունը փոքր, լավ կազմակերպված միավորների՝ այն ավելի հեշտ մարսելու համար:

Նկատի ունեցեք նաև, որ վերը նշված լավ օրինակում Քամիլը նշել է, թե ինչ է ուզում, որ Michelin-ն անի (այս դեպքում՝ փոխել հաշվետվությունը): Եթե ​​դուք օգնում եք մարդկանց իմանալ, թե ինչ եք ուզում, նրանք ավելի հավանական է, որ դա ձեզ տան:

Եղեք քաղաքավարի

Մարդիկ հաճախ մտածում են, որ էլ-նամակները կարող են լինել ավելի ֆորմալ, քան ավանդական տառերը: Բայց ուղարկած ուղերձները ձեր պրոֆեսիոնալիզմը, արժեքները եւ ուշադրությունը ուշադրություն դարձնելու համար կարեւոր են, ուստի անհրաժեշտ է որոշակի ձեւաչափություն:

Եթե ​​որևէ մեկի հետ լավ հարաբերությունների մեջ չեք, խուսափեք ոչ պաշտոնական լեզվից, ժարգոնից, ժարգոնից և անհամապատասխան հապավումներից: Էմոցիոնները կարող են օգտակար լինել ձեր մտադրությունը պարզաբանելու համար, բայց ավելի լավ է դրանք օգտագործել միայն այն մարդկանց հետ, ում լավ գիտեք:

Ձեր հաղորդագրությունը փակեք «Հարգանքով», «Բարի օր / երեկո», «Լավ քեզ», կախված իրավիճակից:

Ստացողները կարող են ընտրել նամակներ տպել և դրանք կիսել ուրիշների հետ, այնպես որ միշտ եղեք քաղաքավարի:

Ստուգեք ազդանշանը

Երբ հանդիպում ենք մարդկանց դեմքին, մենք օգտագործում ենք իրենց մարմնի լեզուն, ձայնային երանգները եւ դեմքի արտահայտությունները `գնահատելու համար, թե ինչպես են նրանք զգում: Էլ-փոստը մեզ զրկում է այս տեղեկատվությունից, ինչը նշանակում է, որ չենք կարող իմանալ, երբ մարդիկ սխալ են հասկացել մեր ուղերձները:

Ձեր ընտրած բառերը, նախադասության երկարությունը, կետադրական նշանները և մեծատառերը հեշտությամբ կարող են սխալ մեկնաբանվել առանց տեսողական և լսողական նշանների: Ստորև բերված առաջին օրինակում Լուիզը կարող է մտածել, որ Յանը հիասթափված է կամ զայրացած, բայց իրականում նա իրեն լավ է զգում:

 

Վատ օրինակ Լավ օրինակ
Louise,

 

Ինձ պետք է ձեր զեկույցը այսօր ժամը 17:XNUMX-ին, հակառակ դեպքում ես բաց կթողնեմ իմ վերջնաժամկետը:

 

Yann

Hi Louise,

 

Շնորհակալություն այս զեկույցի ձեր ծանր աշխատանքի համար: Կարող եք ինձ տրամադրել ձեր տարբերակը 17 ժամ առաջ, այնպես որ ես չեմ կարոտում իմ վերջնաժամկետը:

 

Նախորոք շնորհակալ եմ,

 

Yann

 

Մտածեք ձեր էլ-նամակի «զգացողությունը» զգացմունքային: Եթե ​​ձեր մտադրությունները կամ զգացմունքները կարող են սխալ հասկանալ, գտնեք ձեր բառերի ձեւավորման ավելի քիչ երկիմաստ ձեւ:

սրբագրում

Վերջապես, նախքան «Ուղարկել» սեղմելը, մի պահ տրամադրեք՝ ստուգելու ձեր էլփոստը ուղղագրական, քերականական և կետադրական սխալների համար: Ձեր էլ. նամակները նույնքան ձեր պրոֆեսիոնալ կերպարի մի մասն են, որքան ձեր հագած հագուստը: Հետևաբար, անհեթեթ է սխալներ պարունակող հաղորդագրություն ուղարկելը:

Խախտման ընթացքում ուշադրություն դարձրեք ձեր էլփոստի երկարությանը: Մարդիկ ավելի շատ հավանական է կարդալ կարճ, հակիրճ նամակներ, քան երկար, անջատված էլ-նամակները, այնպես որ համոզվեք, որ ձեր էլփոստները հնարավորինս կարճ են, առանց բացառելու անհրաժեշտ տեղեկությունները:

Հիմնական կետերը

Մեզանից շատերը մեր օրվա լավ մասն են անցկացնում կարդալ և ստեղծագործել էլ. Բայց մեր ուղարկած հաղորդագրությունները կարող են շփոթեցնել ուրիշների համար:

Արդյունավետ նամակներ գրելու համար առաջին հերթին հարցրու ինքներդ, թե արդյոք դուք իսկապես պետք է օգտագործեք այս ալիքը: Երբեմն ավելի լավ է հեռախոսը վերցնել:

Կատարեք ձեր նամակները հակիրճ եւ ճշգրիտ: Ուղարկել դրանք միայն այն մարդկանց համար, ովքեր իսկապես պետք է տեսնել դրանք եւ հստակորեն նշեն, թե ինչ կցանկանաք, որ ստացողը կանի հաջորդը:

Հիշեք, որ ձեր նամակները ձեր պրոֆեսիոնալիզմի, ձեր արժեքների և մանրուքների նկատմամբ ձեր ուշադրության արտացոլումն են: Փորձեք պատկերացնել, թե ինչպես կարող են ուրիշները մեկնաբանել ձեր ուղերձի տոնը: Եղեք քաղաքավարի և միշտ կրկնակի ստուգեք, թե ինչ եք գրել նախքան «ուղարկել» սեղմելը: