Էլեկտրոնային փոստը երկար ժամանակ եղել է բիզնես հաղորդակցության կարևոր գործիք, սակայն Sendmail-ի կողմից անցկացված հարցումը: Բացահայտվեց, որ այն լարվածություն, շփոթություն կամ այլ բացասական հետևանքներ է առաջացրել մասնագետների 64%-ի համար:
Այսպիսով, ինչպես կարող եք խուսափել ձեր նամակներից: Եվ ինչպես կարող եք գրել նամակներ, որոնք տալիս են ցանկալի արդյունքներ: Այս հոդվածում մենք վերանայում ենք այն ռազմավարությունները, որոնք կարող եք օգտագործել, որպեսզի ձեր էլեկտրոնային օգտագործումը պարզ, արդյունավետ եւ հաջողակ լինի:
Միջին աշխատակիցը օրական ստանում է 80 նամակ: Փոստի այս ծավալով անհատական ուղերձները հեշտությամբ կարելի է մոռանալ: Հետեւեք այս պարզ կանոններին, որպեսզի ձեր էլփոստները դիտարկվեն եւ օգտագործվեն:
- Էլի փոստով մի շփվեք:
- Օգտագործեք օբյեկտների լավ օգտագործումը:
- Հստակ եւ կարճ հաղորդագրություններ հաղորդեք:
- Եղեք քաղաքավարի:
- Ստուգեք ձեր տոնը:
- Վերընթերցել:
Էլի փոստով մի շփվեք
Աշխատավայրում սթրեսի ամենամեծ աղբյուրներից մեկը մարդկանց ստացած նամակների մեծ ծավալն է: Այսպիսով, նախքան նամակ գրելը, հարցրեք ինքներդ ձեզ. «Արդյո՞ք սա իսկապես անհրաժեշտ է»:
Այս համատեքստում դուք պետք է օգտագործեք հեռախոսը կամ ակնթարթային հաղորդագրությունները՝ լուծելու այն հարցերը, որոնք կարող են հետադարձ քննարկումների առարկա դառնալ: Օգտագործեք հաղորդակցության պլանավորման գործիք և բացահայտեք տարբեր տեսակի հաղորդագրությունների լավագույն ուղիները:
Հնարավորության դեպքում, վատ հաղորդեք անձամբ: Այն օգնում է շփվել ամաչկոտության, գթասրտության եւ ընկալման հետ եւ վերականգնել ինքներդ ձեզ, եթե ձեր հաղորդագրությունը սխալ է ընդունվել:
Օգտագործեք օբյեկտների լավ օգտագործումը
Թերթի վերնագիրը երկու բան է անում. այն գրավում է ձեր ուշադրությունը և ամփոփում հոդվածը, որպեսզի կարողանաք որոշել՝ կարդալ այն, թե ոչ: Ձեր էլփոստի վերնագրի տողը պետք է նույնը անի:
Օբյեկտ դատարկ տարածքն ավելի հավանական է, որ անտեսվի կամ մերժվի որպես «սպամ»: Այսպիսով, միշտ օգտագործեք մի քանի լավ ընտրված բառեր՝ հասցեատիրոջը պատմելու համար, թե ինչի մասին է նամակը:
Դուք կարող եք ներառել ամսաթիվը թեմայի տողում, եթե ձեր հաղորդագրությունը սովորական էլ. Պատասխան պահանջող հաղորդագրության համար կարող եք նաև ներառել գործողությունների կոչ, օրինակ՝ «Խնդրում եմ մինչև նոյեմբերի 7-ը»:
Լավ գրված թեմայի գիծը, ինչպես ստորև բերվածը, ապահովում է ամենակարևոր տեղեկատվությունը, առանց հասցեատիրոջ նույնիսկ բացելու էլ. Սա ծառայում է որպես հուշում, որը հիշեցնում է հասցեատերերին ձեր հանդիպման մասին, երբ նրանք ստուգում են իրենց մուտքի արկղը:
Վատ օրինակ Լավ օրինակ |
|
Թեմա `հանդիպում | Թեմա. Հանդիպում GATEWAY գործընթացում - 09- ի 25 փետրվարի 2018- ը |
Հաղորդումները հստակ եւ հակիրճ պահեք
Emailները, ինչպես ավանդական գործարար նամակների, պետք է հստակ եւ հակիրճ լինեն: Պահեք ձեր նախադասությունները կարճ եւ ճշգրիտ: Էլփոստի մարմինը պետք է լինի ուղիղ եւ տեղեկատվական, եւ պարունակում է բոլոր համապատասխան տեղեկությունները:
Ի տարբերություն ավանդական նամակների՝ բազմաթիվ նամակներ ուղարկելն արժե ավելին, քան մեկը ուղարկելը: Այսպիսով, եթե ձեզ անհրաժեշտ է շփվել ինչ-որ մեկի հետ մի շարք տարբեր թեմաներով, մտածեք յուրաքանչյուրի համար առանձին նամակ գրել: Սա պարզաբանում է հաղորդագրությունը և թույլ է տալիս ձեր թղթակցին պատասխանել մեկ թեմայի միաժամանակ:
Վատ օրինակ | Լավ օրինակ |
Թեմա. Վաճառքի հաշվետվության վերանայումները
Hi Michelin,
Շնորհակալություն անցյալ շաբաթ այս զեկույցն ուղարկելու համար: Ես կարդացի այն երեկ և զգում էի, որ Գլուխ 2-ը պահանջում է ավելի կոնկրետ տեղեկատվություն մեր վաճառքի ցուցանիշների մասին: Կարծում եմ նաև, որ տոնը կարող է ավելի պաշտոնական լինել:
Բացի այդ, ուզում էի տեղեկացնել, որ այս ուրբաթ նոր գովազդային արշավի վերաբերյալ հանդիպում եմ նախատեսել հասարակայնության հետ կապերի բաժնի հետ։ Նա առավոտյան 11:00-ին է և կլինի փոքր կոնֆերանսի սենյակում:
Խնդրում եմ տեղեկացրեք ինձ, եթե դուք հասանելի եք:
Շնորհակալություն,
Camille |
Թեմա. Վաճառքի հաշվետվության վերանայումները
Hi Michelin,
Շնորհակալություն անցյալ շաբաթ այս զեկույցն ուղարկելու համար: Ես կարդացի այն երեկ և զգում էի, որ Գլուխ 2-ը պահանջում է ավելի կոնկրետ տեղեկատվություն մեր վաճառքի ցուցանիշների մասին:
Ես նաեւ կարծում եմ, որ տոնը կարող է լինել ավելի ֆորմալ:
Կարող եք արդյոք այս փոփոխությունները հաշվի առնել:
Շնորհակալություն ձեր ծանր աշխատանքի համար:
Camille
(Camille- ն այնուհետեւ ուղարկում է մեկ այլ էլեկտրոնային նամակ PR- ի հանդիպման մասին): |
Այստեղ կարևոր է հավասարակշռություն պահպանել: Դուք չեք ցանկանում ռմբակոծել ինչ-որ մեկին էլփոստով, և իմաստ ունի միավորել մի քանի հարակից կետեր մեկ գրառման մեջ: Երբ դա տեղի ունենա, պարզ պահեք՝ համարակալված պարբերություններով կամ կետերով և մտածեք «կտրել» տեղեկատվությունը փոքր, լավ կազմակերպված միավորների՝ այն ավելի հեշտ մարսելու համար:
Նկատի ունեցեք նաև, որ վերը նշված լավ օրինակում Քամիլը նշել է, թե ինչ է ուզում, որ Michelin-ն անի (այս դեպքում՝ փոխել հաշվետվությունը): Եթե դուք օգնում եք մարդկանց իմանալ, թե ինչ եք ուզում, նրանք ավելի հավանական է, որ դա ձեզ տան:
Եղեք քաղաքավարի
Մարդիկ հաճախ մտածում են, որ էլ-նամակները կարող են լինել ավելի ֆորմալ, քան ավանդական տառերը: Բայց ուղարկած ուղերձները ձեր պրոֆեսիոնալիզմը, արժեքները եւ ուշադրությունը ուշադրություն դարձնելու համար կարեւոր են, ուստի անհրաժեշտ է որոշակի ձեւաչափություն:
Եթե որևէ մեկի հետ լավ հարաբերությունների մեջ չեք, խուսափեք ոչ պաշտոնական լեզվից, ժարգոնից, ժարգոնից և անհամապատասխան հապավումներից: Էմոցիոնները կարող են օգտակար լինել ձեր մտադրությունը պարզաբանելու համար, բայց ավելի լավ է դրանք օգտագործել միայն այն մարդկանց հետ, ում լավ գիտեք:
Ձեր հաղորդագրությունը փակեք «Հարգանքով», «Բարի օր / երեկո», «Լավ քեզ», կախված իրավիճակից:
Ստացողները կարող են ընտրել նամակներ տպել և դրանք կիսել ուրիշների հետ, այնպես որ միշտ եղեք քաղաքավարի:
Ստուգեք ազդանշանը
Երբ հանդիպում ենք մարդկանց դեմքին, մենք օգտագործում ենք իրենց մարմնի լեզուն, ձայնային երանգները եւ դեմքի արտահայտությունները `գնահատելու համար, թե ինչպես են նրանք զգում: Էլ-փոստը մեզ զրկում է այս տեղեկատվությունից, ինչը նշանակում է, որ չենք կարող իմանալ, երբ մարդիկ սխալ են հասկացել մեր ուղերձները:
Ձեր ընտրած բառերը, նախադասության երկարությունը, կետադրական նշանները և մեծատառերը հեշտությամբ կարող են սխալ մեկնաբանվել առանց տեսողական և լսողական նշանների: Ստորև բերված առաջին օրինակում Լուիզը կարող է մտածել, որ Յանը հիասթափված է կամ զայրացած, բայց իրականում նա իրեն լավ է զգում:
Վատ օրինակ | Լավ օրինակ |
Louise,
Ինձ պետք է ձեր զեկույցը այսօր ժամը 17:XNUMX-ին, հակառակ դեպքում ես բաց կթողնեմ իմ վերջնաժամկետը:
Yann |
Hi Louise,
Շնորհակալություն այս զեկույցի ձեր ծանր աշխատանքի համար: Կարող եք ինձ տրամադրել ձեր տարբերակը 17 ժամ առաջ, այնպես որ ես չեմ կարոտում իմ վերջնաժամկետը:
Նախորոք շնորհակալ եմ,
Yann |
Մտածեք ձեր էլ-նամակի «զգացողությունը» զգացմունքային: Եթե ձեր մտադրությունները կամ զգացմունքները կարող են սխալ հասկանալ, գտնեք ձեր բառերի ձեւավորման ավելի քիչ երկիմաստ ձեւ:
սրբագրում
Վերջապես, նախքան «Ուղարկել» սեղմելը, մի պահ տրամադրեք՝ ստուգելու ձեր էլփոստը ուղղագրական, քերականական և կետադրական սխալների համար: Ձեր էլ. նամակները նույնքան ձեր պրոֆեսիոնալ կերպարի մի մասն են, որքան ձեր հագած հագուստը: Հետևաբար, անհեթեթ է սխալներ պարունակող հաղորդագրություն ուղարկելը:
Խախտման ընթացքում ուշադրություն դարձրեք ձեր էլփոստի երկարությանը: Մարդիկ ավելի շատ հավանական է կարդալ կարճ, հակիրճ նամակներ, քան երկար, անջատված էլ-նամակները, այնպես որ համոզվեք, որ ձեր էլփոստները հնարավորինս կարճ են, առանց բացառելու անհրաժեշտ տեղեկությունները:
Հիմնական կետերը
Մեզանից շատերը մեր օրվա լավ մասն են անցկացնում կարդալ և ստեղծագործել էլ. Բայց մեր ուղարկած հաղորդագրությունները կարող են շփոթեցնել ուրիշների համար:
Արդյունավետ նամակներ գրելու համար առաջին հերթին հարցրու ինքներդ, թե արդյոք դուք իսկապես պետք է օգտագործեք այս ալիքը: Երբեմն ավելի լավ է հեռախոսը վերցնել:
Կատարեք ձեր նամակները հակիրճ եւ ճշգրիտ: Ուղարկել դրանք միայն այն մարդկանց համար, ովքեր իսկապես պետք է տեսնել դրանք եւ հստակորեն նշեն, թե ինչ կցանկանաք, որ ստացողը կանի հաջորդը:
Հիշեք, որ ձեր նամակները ձեր պրոֆեսիոնալիզմի, ձեր արժեքների և մանրուքների նկատմամբ ձեր ուշադրության արտացոլումն են: Փորձեք պատկերացնել, թե ինչպես կարող են ուրիշները մեկնաբանել ձեր ուղերձի տոնը: Եղեք քաղաքավարի և միշտ կրկնակի ստուգեք, թե ինչ եք գրել նախքան «ուղարկել» սեղմելը: