Միջին ֆրանսիացի աշխատակիցը շաբաթվա մոտ մեկ քառորդն անցկացնում է հարյուրավոր նամակների միջով, որոնք նրանք ուղարկում և ստանում են ամեն օր:
Այնուամենայնիվ, չնայած այն բանին, որ մենք փոստարկղում խրված ենք մեր ժամանակի լավ մասը, մեզանից շատերը, նույնիսկ առավել պրոֆեսիոնալները դեռ չգիտեն, թե ինչպես օգտագործել համապատասխան էլ.
Իրականում, հաշվի առնելով հաղորդագրությունների ծավալը, մենք կարդում եւ գրում ենք ամեն օր, մենք ավելի հավանական է, որ ամաչելու սխալները, որոնք կարող են լուրջ բիզնեսի հետեւանքներ ունենալ:
Այս հոդվածում մենք սահմանել ենք ամենակարեւոր «cybercourt» կանոնները `իմանալու համար:
Ներառեք հստակ և ուղղակի թեմա
Լավ թեմայի օրինակներ են՝ «Հանդիպման ամսաթիվը փոխվել է», «Ձեր ներկայացման վերաբերյալ արագ հարց» կամ «Առաջարկություններ առաջարկներ»:
Մարդիկ հաճախ որոշում են նամակ բացել՝ հիմնվելով թեմայի տողի վրա, ընտրում են մեկը, որը թույլ կտա ընթերցողներին իմանալ, որ դուք անդրադառնում եք իրենց մտահոգություններին կամ աշխատանքային խնդիրներին:
Օգտագործեք պրոֆեսիոնալ էլեկտրոնային հասցե
Եթե դուք աշխատում եք ընկերությունում, դուք պետք է օգտագործեք ձեր ընկերության էլ.փոստի հասցեն: Բայց եթե դուք օգտագործում եք անձնական էլփոստի հաշիվ, անկախ նրանից, թե դուք ինքնազբաղված եք կամ ցանկանում եք երբեմն օգտագործել այն բիզնես նամակագրության համար, դուք պետք է զգույշ լինեք այս հասցեն ընտրելիս:
Դուք միշտ պետք է ունենաք էլփոստի հասցե, որի վրա կա ձեր անունը, որպեսզի ստացողը հստակ իմանա, թե ով է ուղարկում նամակը: Երբեք մի օգտագործեք էլփոստի հասցե, որը հարմար չէ աշխատանքի համար:
Մտածեք երկու անգամ ՝ նախքան «պատասխանել բոլորը» կտտացնելը
Ոչ ոք չի ցանկանում կարդալ 20 մարդկանց նամակները, որոնք կապ չունեն նրանց հետ: Նամակների անտեսումը կարող է դժվար լինել, քանի որ շատ մարդիկ ստանում են ծանուցումներ նոր հաղորդագրությունների մասին իրենց սմարթֆոնի կամ շեղող թռուցիկ հաղորդագրությունների մասին իրենց համակարգչի էկրանին: Զերծ մնացեք «պատասխանել բոլորին» սեղմելուց, քանի դեռ չեք կարծում, որ ցուցակում բոլորը պետք է ստանան էլ.
Ներառել ստորագրության բլոկ
Ընթերցողին տրամադրեք ձեր մասին տեղեկություններ: Սովորաբար, ներառեք ձեր լրիվ անունը, անվանումը, ընկերության անվանումը և կոնտակտային տվյալները, ներառյալ հեռախոսահամարը: Դուք կարող եք նաև մի քիչ գովազդ ավելացնել ձեզ համար, բայց չափը մի անցեք ասացվածքներով կամ նկարազարդումներով:
Օգտագործեք նույն տառատեսակը, չափը և գույնը, ինչպես մնացած նամակները:
Օգտագործել մասնագիտական ողջույններ
Մի օգտագործեք պատահական, խոսակցական արտահայտություններ, ինչպիսիք են «Բարև», «Բարև»: կամ «Ինչպե՞ս ես»:
Մեր գրվածքների հանգիստ բնույթը չպետք է ազդի նամակի ողջույնի վրա: «Ողջույն», շատ բարեմաղթանք է, եւ, ընդհանուր առմամբ, այն չպետք է օգտագործվի աշխատանքային վիճակում: Փոխարենը օգտագործեք «Բարեւ» կամ «Բարի երեկո»:
Զգուշորեն օգտագործեք բացականչական կետերը
Եթե ընտրում եք բացականչական նշան օգտագործել, օգտագործեք միայն մեկը՝ ձեր ոգևորությունն արտահայտելու համար:
Մարդիկ երբեմն տարվում են և իրենց նախադասությունների վերջում մի շարք բացականչական նշաններ են դնում։ Արդյունքը կարող է չափազանց զգացմունքային կամ անհաս թվալ, բացականչական կետերը պետք է խնայողաբար օգտագործել գրավոր:
Զգույշ եղեք հումորի հետ
Հումորը հեշտությամբ կարող է կորչել թարգմանության մեջ՝ առանց ճիշտ տոնայնության և դեմքի արտահայտությունների: Պրոֆեսիոնալ զրույցի ժամանակ հումորը լավագույնս դուրս է մնում նամակներից, քանի դեռ լավ չեք ճանաչում ստացողին: Բացի այդ, ինչ-որ բան, որը դուք ծիծաղելի եք համարում, կարող է լինել ուրիշի համար:
Գիտեք, որ տարբեր մշակույթներից մարդիկ խոսում եւ գրում են այլ կերպ
Սխալ հաղորդակցությունը հեշտությամբ կարող է առաջանալ մշակութային տարբերությունների պատճառով, հատկապես գրավոր ձևով, երբ մենք չենք կարող տեսնել միմյանց մարմնի լեզուն: Ձեր ուղերձը հարմարեցրեք ստացողի մշակութային ծագմանը կամ գիտելիքների մակարդակին:
Լավ է հիշել, որ բարձր համատեքստային մշակույթները (ճապոներեն, արաբերեն կամ չինական) ուզում են ծանոթանալ ձեզ հետ, նախքան ձեզ հետ գործ անելը: Որպես հետեւանք, այն կարող է տարածվել այն երկրների աշխատակիցների համար, որոնք իրենց գրքում ավելի շատ անձնական են դառնում: Մյուս կողմից, ցածր համատեքստի մշակույթներից մարդիկ (գերմանական, ամերիկյան կամ սկանդինավյան) նախընտրում են շատ արագ անցնել կետին:
Պատասխանեք ձեր նամակներին, նույնիսկ եթե նամակը նախատեսված չէ ձեզ համար
Դժվար է պատասխանել ձեզ ուղարկված բոլոր նամակներին, բայց դուք պետք է փորձեք: Սա ներառում է դեպքեր, երբ նամակը պատահաբար ուղարկվել է ձեզ, հատկապես, եթե ուղարկողը պատասխան է ակնկալում: Պատասխանը անհրաժեշտ չէ, բայց էլփոստի լավ վարվելակարգ է, հատկապես, եթե այդ անձը աշխատում է նույն ընկերությունում կամ ոլորտում, ինչ դուք:
Ահա պատասխանի օրինակ. «Ես գիտեմ, որ դու շատ զբաղված ես, բայց չեմ կարծում, որ դու ցանկացար ինձ ուղարկել այս նամակը: Եվ ես ուզում էի տեղեկացնել ձեզ, որպեսզի կարողանաք ուղարկել այն ճիշտ անձին: »
Վերանայեք յուրաքանչյուր հաղորդագրություն
Ձեր սխալները Ձեր էլ.փոստի հասցեատերերի կողմից աննկատ չի մնա: Եվ, կախված ստացողից, դուք կարող եք դատվել դրա համար:
Մի ապավինեք ուղղագրության ստուգիչներին: Կարդացեք և վերընթերցեք ձեր նամակը մի քանի անգամ, ցանկալի է բարձրաձայն, նախքան այն ուղարկելը:
Վերջին անգամ ավելացրեք էլփոստի հասցեն
Խուսափեք պատահաբար նամակ ուղարկելուց՝ նախքան այն կազմելը և հաղորդագրությունը ուղղելը: Նույնիսկ հաղորդագրության պատասխանելիս լավ գաղափար է հեռացնել ստացողի հասցեն և տեղադրել այն միայն այն ժամանակ, երբ համոզված եք, որ հաղորդագրությունը պատրաստ է ուղարկելու:
Ստուգեք, որ դուք ընտրել եք ճիշտ ստացող
Դուք պետք է շատ զգույշ լինեք նամակի «Դեպի» տողում ձեր հասցեագրքից անուն մուտքագրելիս: Հեշտ է սխալ անուն ընտրելը, ինչը կարող է ամոթալի լինել ձեզ և սխալմամբ նամակ ստացող անձի համար:
Օգտագործեք դասական տառատեսակներ
Մասնագիտական նամակագրության համար միշտ պահեք ձեր տառատեսակները, գույները եւ ստանդարտ չափերը:
Քրեական կանոնը. Ձեր էլ-նամակները պետք է լինեն հեշտ, որպեսզի ուրիշները կարդան:
Որպես ընդհանուր կանոն, ավելի լավ է օգտագործել 10 կամ 12 կետանոց տիպ և հեշտ ընթեռնելի տառատեսակներ, ինչպիսիք են Arial, Calibri կամ Times New Roman: Ինչ վերաբերում է գույնին, ապա սևն ամենաանվտանգ ընտրությունն է:
Ակնթուշ պահեք ձեր տոնով
Ճիշտ ինչպես կատակները կորչում են թարգմանության մեջ, ձեր հաղորդագրությունը կարող է արագ ընկալվել: Հիշեք, որ ձեր հարցազրուցավարը չունի ձայնային զննումներ եւ դեմքի արտահայտություններ, որոնք նրանք կստանան մեկ-մեկ քննարկում:
Խուսափելու ցանկացած թյուրիմացությունից, խորհուրդ է տրվում, որ ձեր հաղորդագրությունը կարդալուց բարձրաձայն առաջ ուղարկեք Ուղարկել: Եթե կարծես թե դժվար է ձեզ համար, ապա կարծես կարծես թե ընթերցողին:
Լավագույն արդյունքների համար խուսափեք բացարձակապես բացասական բառեր օգտագործելուց («ձախողում», «վատ» կամ «անտեսված») և միշտ ասեք «խնդրում եմ» և «շնորհակալություն»:
