Anda telah menerima email undangan untuk rapat dan ingin mengonfirmasi kehadiran Anda. Dalam artikel ini, kami memberi tahu Anda mengapa penting untuk menanggapi undangan untuk mengonfirmasi kehadiran Anda, dan bagaimana melakukannya dalam formulir semestinya.

Umumkan partisipasi Anda dalam rapat

Ketika Anda menerima undangan ke pertemuan, orang yang mengirimkannya kepada Anda dapat meminta konfirmasi tertulis tentang kehadiran Anda pada pertemuan itu. Jika dalam kasus-kasus tertentu, konfirmasikan keberadaan Anda tidak diminta, disarankan untuk tetap melakukannya.

Memang, rapat bisa jadi rumit untuk diatur, terutama bila Anda tidak tahu persis berapa banyak orang yang akan hadir. Dengan memastikan kehadiran Anda, Anda tidak hanya akan membuat persiapan penyelenggara menjadi lebih mudah, tetapi Anda juga akan memastikan bahwa rapat berlangsung efisien, tidak terlalu lama dan disesuaikan dengan jumlah peserta. Tidak pernah menyenangkan menyia-nyiakan 10 menit di awal rapat menambahkan kursi atau mencetak ulang file!

Ingat juga untuk tidak menunggu terlalu lama sebelum menjawab, meskipun benar bahwa Anda tidak selalu dapat memastikan ketersediaan Anda dengan segera. Semakin awal konfirmasi terjadi, semakin memudahkan pengorganisasian rapat (rapat tidak dapat diatur di saat-saat terakhir!).

Apa yang harus dimuat dalam email konfirmasi kehadiran rapat?

Dalam email konfirmasi rapat, penting untuk menyertakan yang berikut ini:

  • Terima kasih atas undangannya
  • Jelas mengumumkan kehadiran Anda
  • Tunjukkan keterlibatan Anda dengan menanyakan apakah ada hal-hal yang harus dipersiapkan sebelum pertemuan
BACA  Maksimalkan Dampak Pesan Ketidakhadiran Anda

Berikut ini adalah templat email yang akan diikuti untuk mengumumkan partisipasi Anda dalam rapat.

Perihal: Konfirmasi keikutsertaan saya dalam rapat tanggal [date]

Sir / Madam,

Saya berterima kasih atas undangan Anda untuk pertemuan di [tujuan pertemuan] dan dengan senang hati mengkonfirmasi kehadiran saya pada [tanggal] pada [waktu].

Tolong beri tahu saya jika ada item yang disiapkan untuk rapat ini. Saya tetap siap membantu Anda untuk informasi lebih lanjut mengenai hal ini.

Hormat kami,

[Tanda tangan]