Apapun jamannya, efisiensi selalu menjadi kualitas yang dicari di dunia profesional. Dan kualitas ini juga tidak terpinggirkan jika dikaitkan dengan bidang penulisan di tempat kerja (disebut juga tulisan utilitarian). Memang, itu adalah set yang terdiri dari: laporan kegiatan, surat, catatan, laporan ...

Sebagai ilustrasi, saya telah banyak diminta untuk mereview pekerjaan rekan-rekan saya dalam konteks profesional. Saya mendapati diri saya dihadapkan, untuk sebagian besar dari mereka, dengan tulisan-tulisan yang tidak sesuai dengan tingkat studi mereka sama sekali, atau bahkan bidang profesional kami. Pertimbangkan, misalnya, kalimat ini:

« Mengingat tempat ponsel tumbuh dalam kehidupan kita, industri telepon pasti akan berkembang selama bertahun-tahun yang akan datang.. »

Kalimat yang sama ini bisa saja ditulis dengan cara yang lebih sederhana, dan yang terpenting lebih efektif. Karena itu kami dapat memiliki:

« Tempat berkembangnya ponsel dalam kehidupan kita memastikan perkembangan industri telepon untuk waktu yang lama. »

Pertama, perhatikan penghapusan ekspresi "dalam pandangan". Meskipun penggunaan ungkapan ini bukan salah eja, namun tetap tidak berguna untuk memahami kalimat. Memang, ungkapan ini terlalu berlebihan dalam kalimat ini; Kalimat yang menggunakan kata-kata yang lebih umum ini akan memungkinkan pembaca untuk lebih memahami konteks pesan yang disampaikan.

Kemudian, dengan mempertimbangkan jumlah kata dalam kalimat tersebut, Anda akan melihat perbedaan 07 kata. Memang, 20 kata untuk kalimat yang ditulis ulang dibandingkan dengan 27 kata untuk kalimat awal. Secara umum, sebuah kalimat harus berisi rata-rata 20 kata. Jumlah kata ideal yang mengacu pada penggunaan kalimat pendek dalam paragraf yang sama untuk keseimbangan yang lebih baik. Jauh lebih mungkin untuk mengganti panjang kalimat dalam sebuah paragraf agar tulisannya lebih ritmis. Namun, kalimat yang lebih panjang dari 35 kata tidak memfasilitasi pembacaan atau pemahaman, sehingga membuktikan adanya batas panjang. Aturan ini berlaku untuk semua orang baik orang sederhana atau sarjana, karena pelanggarannya menghambat kapasitas memori pendek otak manusia.

Selain itu, perhatikan juga substitusi "selama bertahun-tahun" dengan "panjang". Pilihan ini terutama mengacu pada studi tentang Rudolph Flesch tentang keterbacaan, di mana dia menyoroti pentingnya menggunakan kata-kata pendek untuk efisiensi yang lebih baik dalam membaca.

Terakhir, Anda bisa melihat perubahan fase dari suara pasif menjadi suara aktif. Kalimat itu dengan demikian lebih bisa dimengerti. Memang, struktur yang diusulkan dalam kalimat ini menunjukkan dengan lebih tepat dan jelas hubungan antara pertumbuhan peran telepon dan perkembangan pasar telepon. Tautan sebab dan akibat yang memungkinkan pembaca memahami subjek.

Pada akhirnya, menulis teks memungkinkan penerima untuk membacanya sampai akhir, untuk memahaminya tanpa bertanya; di sinilah letak efektivitas tulisan Anda.