Surat profesional adalah dokumen tertulis, yang memastikan hubungan formal antara lawan bicara yang berbeda. Ia memiliki struktur internal yang sangat biasa. Pada dasarnya ditulis di satu halaman, atau dua halaman dengan sangat baik. Surat profesional paling sering berisi satu subjek. Struktur internal ini memiliki keunggulan. Rencana penulisannya bisa tetap sama apa pun yang terjadi. Jelas, akan ada perubahan mengingat tujuannya. Namun, baik itu permintaan informasi yang sederhana, aplikasi, atau bahkan keluhan. Rencana penulisan korespondensi profesional praktis tidak akan berubah.
Dulu, sekarang, masa depan: rencana tiga fase untuk surat profesional yang sukses
Penggunaan masa lalu, sekarang dan masa depan, dalam hierarki kronologis ini, mengacu pada triptych dari rencana penulisan surat profesional. Ini adalah rencana sederhana dan efektif untuk diterapkan dalam semua situasi. Untuk mempertanyakan, menyampaikan informasi, menjelaskan topik tertentu, atau bahkan meyakinkan pembaca Anda. Efisiensi, yang dibenarkan berkaitan denganurutan logis diamati dalam strukturnya.
Masa lalu: langkah nomor 1 dari rencana
Kami paling sering menulis surat, atas dasar preseden, situasi awal atau sebelumnya. Bisa berupa surat yang diterima, pertemuan, kunjungan, wawancara telepon, dll. Tujuan penulisan bagian pertama surat ini adalah untuk mengkomunikasikan alasan pengiriman. Atau secara sederhana konteks yang menggambarkan situasi. Pengingat fakta umumnya diekspresikan dalam satu kalimat yang sama. Namun, akan lebih mudah untuk menyusun kalimat ini dalam sub-kalimat. Melalui ilustrasi, kita dapat memiliki ekspresi berikut:
- Saya mengakui telah menerima surat Anda, memberi tahu saya tentang ...
- Dalam surat Anda tertanggal ………
- Anda membawa pengetahuan kami ...
- Mengingat siaran pers Anda yang diterbitkan oleh surat kabar XXX (referensi no. 12345), kami baru saja mengusulkan ...
- Setelah melakukan verifikasi akun Anda, kami menemukan ...
Dalam situasi di mana alasan penulisan surat tidak terkait dengan fakta masa lalu. Pada saat itu kita memiliki paragraf pertama dari surat di mana penulis memperkenalkan dirinya dan pendiriannya. Kemudian lanjutkan dengan menentukan permintaan Anda atau dengan menawarkan berbagai layanannya. Misalnya, dalam konteks permintaan informasi atau proposal layanan, kami mungkin memiliki ekspresi berikut:
- Sebagai ahli di sektor keamanan, kami datang dengan cara ini….
- Karena mengutamakan kepuasan pelanggan, kami ingin ...
- Kami sangat senang mengumumkan bahwa kami telah merencanakan untuk pelanggan kami ...
Dalam konteks lamaran spontan (magang atau pekerjaan), kita juga bisa memiliki ekspresi di bawah ini:
- Perusahaan Anda menarik perhatian saya dan sebagai siswa di …………, saya ingin melamar magang ………
- Baru lulus di ...
Penerima surat harus, dari paragraf pertama, memahami subjek surat Anda.
Saat ini: langkah nomor dua dari rencana itu
Bagian kedua dari rencana ini mengacu pada alasan yang membenarkan penulisan surat pada waktu T. Berkenaan dengan situasi sebelumnya yang diungkapkan di bagian pertama. Pada tingkat ini, ini adalah pertanyaan tentang berdebat, menginformasikan, menjelaskan, atau bahkan mempertanyakan. Bergantung pada kompleksitas situasinya, bagian ini dapat ditulis dalam satu paragraf penuh atau menyajikan gagasan utama dalam satu kalimat. Melalui ilustrasi, kita dapat memiliki ekspresi berikut:
- Memperhatikan bahwa pada tanggal… invoice n °… tidak dihapus, kami…
- Keanggotaan organisasi kami juga menjamin Anda ...
- Terlepas dari kenyataan bahwa kontrak mengatur dimulainya pekerjaan pada tanggal…, kami mengamati dengan heran dan mengalami kesulitan memahami penundaan yang dilaporkan oleh Tuan ……….
Masa depan: langkah nomor 3 dari rencana
Bagian ketiga dan terakhir ini menutup dua yang pertama dengan melaporkan buntut datang.
Entah kami mengungkapkan niat kami, sebagai penulis surat, dan dengan demikian kami dapat menggunakan ekspresi tipe:
- Hari ini saya secara pribadi akan mengurus pengiriman barang yang Anda minta
- Kami siap mengganti ... tentu saja dengan mempertimbangkan aslinya.
- Silakan lebih dekat ke kantor tiket… ..
Entah kami mengungkapkan keinginan, meminta atau mendorong penerima untuk bertindak atau bereaksi. Dengan demikian kita dapat memiliki formulasi berikut:
- Anda diundang untuk mendekati konter
- Oleh karena itu saya meminta Anda untuk memanggil para ahli Anda secepatnya untuk ...
- Ketepatan Anda untuk menyelesaikan situasi ini sangat ditunggu.
Tujuan penulisan surat ini berpotensi disertai dengan argumen:
- Anda akan menyesuaikan situasi secepat mungkin (objektif) sesuai dengan ketentuan umum dan khusus kontrak. (Argumen)
- Bisakah Anda mengatur pengiriman saya secepat mungkin ? (Tujuan) Tidak ada gunanya mengingatkan Anda bahwa pengiriman harus dilakukan pada tanggal yang dijadwalkan, mengingat kondisi penjualan Anda. (Argumen)
Formula yang sopan, penting untuk menutup surat profesional Anda !
Untuk mengakhiri surat profesional dengan benar, penting untuk menulis frasa yang sopan. Ini sebenarnya adalah rumus ganda sopan, yang terdiri dari ekspresi, tetapi juga rumus "pra-kesimpulan".
Salah satu dari kami memiliki formula kesopanan, yang mencerminkan keramahan tertentu:
- Terima terlebih dahulu terima kasih kami untuk ...
- Kami mohon maaf atas situasi yang tidak terduga ini
- Saya akan selalu tersedia untuk membahasnya dalam pertemuan
- Anda dapat menghubungi kami kapan saja untuk ...
- Kami berharap penawaran ini akan memenuhi harapan Anda dan kami siap membantu Anda untuk informasi lebih lanjut.
Salah satu dari kami memiliki rumus yang sopan:
- Kami meminta Anda untuk menerima, Nyonya, Tuan, salam kami.
- Tolong percaya, Pak, dalam ekspresi perasaan terbaik kami.
- Mohon terima, Nyonya, salam kami.
Keuntungan dari rencana ini dalam menulis surat profesional adalah di satu sisi ketenangannya dalam menulis isinya dan di sisi lain, kesederhanaannya dalam membaca vis-à-vis penerima. Namun, garis waktu ini tidak disarankan untuk konten yang lebih kompleks dan lebih panjang.
