Cetak Ramah, PDF & Email

Ekspresi sopan: Beberapa kesalahan yang harus dihindari!

Surat pengantar, surat terima kasih, email profesional… Ada banyak kesempatan ketika ekspresi sopan digunakan, baik dalam surat administratif maupun email profesional. Namun, ada begitu banyak ungkapan sopan untuk diberikan yang termasuk dalam a e-mail profesional bahwa Anda bisa dengan cepat mendapatkan kuas kusut. Dalam batch ini, kami telah mengidentifikasi, untuk Anda, beberapa dari mereka yang harus Anda ban. Mereka memang kontraproduktif. Jika Anda ingin meningkatkan kualitas email bisnis Anda, Anda telah datang ke tempat yang tepat.

Tolong jawab saya atau Terima kasih sebelumnya: Bentuk kesopanan yang harus dihindari

Adalah salah untuk berpikir bahwa berterima kasih kepada atasan atau klien sebelumnya akan mendorong mereka untuk mendukung permintaan kita atau permintaan kita. Namun pada kenyataannya, kami hanya berterima kasih atas layanan yang sudah diberikan dan bukan bantuan di masa depan.

Padahal Anda berada dalam konteks profesional, setiap formula memiliki arti penting dan dampak psikologis dari kata-kata tersebut tidak boleh diabaikan. Idenya memang untuk membangkitkan komitmen dengan lawan bicara. Dalam hal ini, mengapa tidak menggunakan imperatif?

Anda dapat menggunakan mode ini sambil tetap sopan. Daripada menulis "Terima kasih telah menjawab saya", lebih baik mengatakan: "Tolong jawab saya" atau lebih tepatnya "Ketahuilah bahwa Anda dapat menghubungi saya di ...". Anda pasti berpikir bahwa formula ini agak agresif atau bernada suka memerintah.

Namun, ini adalah ekspresi kesopanan yang sangat menarik yang memberikan kepribadian kepada pengirim email di lingkungan profesional. Ini kontras dengan banyak email yang kurang antusias atau dianggap terlalu pemalu.

BACA  Menulis dengan baik di tempat kerja: pena atau keyboard?

Rumus sopan dengan nada negatif: Mengapa menghindarinya?

"Jangan ragu untuk menghubungi saya" atau "Kami pasti akan menghubungi Anda kembali". Ini semua adalah ekspresi sopan dengan nada negatif yang penting untuk dilarang dari email profesional Anda.

Memang benar bahwa ini adalah formula positif. Tetapi fakta bahwa mereka diekspresikan dalam istilah-istilah negatif terkadang membuat mereka kontraproduktif. Memang dibuktikan oleh ilmu saraf, otak kita cenderung mengabaikan negasi. Formula negatif tidak mendorong kita untuk bertindak dan seringkali lebih berat.

Jadi, daripada mengatakan "Jangan ragu untuk membuat akun Anda", lebih baik menggunakan "Silakan buat akun Anda" atau "Ketahuilah bahwa Anda dapat membuat akun Anda". Beberapa penelitian memang mengungkapkan bahwa pesan positif yang diformulasikan dalam mode negatif menghasilkan tingkat konversi yang sangat kecil.

Dengan ambisi untuk melibatkan koresponden Anda dalam email profesional Anda. Anda akan mendapatkan banyak hal dengan memilih ekspresi afirmatif dari kesopanan. Pembaca Anda akan merasa lebih peduli dengan nasihat atau permintaan Anda.