Mencatat saat dalam rapat tidak selalu mudah. Entah untuk membuat laporan atau laporan, menulis di atas kertas segala sesuatu yang dikatakan membutuhkan teknik tertentu.
Berikut adalah tips saya untuk mengambil catatan yang efektif dalam rapat, kiat sederhana untuk diterapkan yang akan menghemat banyak waktu.
Mencatat dalam pertemuan, kesulitan utama:
Seperti yang Anda ketahui, ada perbedaan mencolok antara kecepatan bicara dan kecepatan menulis.
Memang, seorang pembicara berbicara tentang kata-kata 150 rata-rata per menit ketika secara tertulis kita biasanya tidak melebihi kata-kata 27 per menit.
Agar efektif, Anda harus dapat mendengarkan dan menulis pada saat yang bersamaan, yang membutuhkan konsentrasi dan metodologi yang baik.
Jangan abaikan persiapan:
Ini tentu langkah yang paling penting, karena itu tergantung kualitas catatan Anda dalam pertemuan.
Ini tidak cukup untuk datang dalam pertemuan dengan buku catatan Anda di bawah lengan Anda, Anda harus mempersiapkan diri dan untuk ini adalah saran saya:
- ambil kembali agenda sesegera mungkin,
- cari tahu tentang berbagai topik yang akan dibahas selama pertemuan,
- Mempertimbangkan alamat (s) dari laporan dan harapan mereka,
- jangan menunggu untuk itu saat terakhir untuk mempersiapkanmu.
Dalam persiapan Anda, Anda juga harus memilih alat yang paling sesuai untuk Anda mencatat.
Jika Anda lebih menyukai kertas, pertimbangkan untuk menggunakan notes atau notepad kecil dan dapatkan pulpen yang berfungsi dengan baik.
Dan jika Anda lebih suka mengambil catatan digital, ingatlah untuk memeriksa bahwa Anda memiliki cukup baterai di tablet, laptop, atau ponsel cerdas.
Perhatikan yang penting:
Anda bukan superhero jadi jangan berharap untuk menulis semuanya.
Selama pertemuan, perhatikan bahwa yang penting, urutkan gagasan dan pilih hanya informasi yang berguna untuk merealisasikan laporan Anda.
Juga ingat untuk mencatat apa yang tidak berkesan seperti tanggal, angka atau nama-nama pembicara.
Gunakan kata-kata Anda:
Tidak perlu menuliskan kata demi kata apa yang dikatakannya. Jika kalimatnya panjang dan rumit, Anda akan kesulitan mengikutinya.
Jadi, perhatikan dengan kata-kata Anda, itu akan lebih sederhana, lebih langsung dan memungkinkan Anda untuk menulis laporan Anda dengan lebih mudah.
Persiapkan laporan Anda segera setelah rapat:
Bahkan jika Anda telah membuat catatan, penting untuk membenamkan diri dalam laporan tepat setelah pertemuan.
Anda masih akan berada di "jus" dan karena itu lebih dapat menuliskan apa yang telah Anda catat.
Baca kembali sendiri, klarifikasi ide Anda, buat judul dan terjemahan.
Di sini Anda sekarang siap untuk mencatat secara efisien pada pertemuan berikutnya. Terserah Anda untuk menyesuaikan tips ini dengan cara Anda bekerja, Anda hanya akan lebih produktif.
