Laporannya: 4 poin penting yang harus diketahui agar berhasil
Anda harus membuat laporan, atau laporan, atas permintaan manajer Anda. Tapi, Anda tidak tahu harus mulai dari mana atau bagaimana merumuskannya.
Di sini, saya mengungkapkan prosedur sederhana dalam poin 4 untuk mewujudkan laporan ini secara efisien dan dengan kecepatan tertentu. Itu harus ditulis dalam kronologi logis.
Apa gunanya laporan?
Ini memberikan kemampuan kepada orang yang dimaksudkan untuk dapat diandalkan data yang disajikan untuk memutuskan suatu tindakan. Informasi yang dicatat dalam laporan memungkinkan untuk menjawab satu atau lebih pertanyaan yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.
Yang mengatakan, seorang karyawan dapat menulis laporan untuk menawarkan saran kepada atasannya tentang topik tertentu untuk melakukan perbaikan, misalnya pada organisasi layanan atau penggantian bahan. Laporan adalah cara berkomunikasi yang sangat baik antara atasan dan bawahannya.
Tergantung pada tujuan laporan, penyajiannya mungkin berbeda, namun prosedur yang saya ungkap di bawah ini berlaku untuk semua laporan yang harus Anda buat.
Poin pertama - Permintaan harus tepat dan eksplisit.
Poin pertama ini akan menjadi titik penting di mana semua pekerjaan Anda akan didasarkan. Ini juga akan membatasi area yang bersangkutan.
Penerima laporan
- Apa sebenarnya yang dia inginkan dari laporanmu?
- Apa tujuan dan sasaran laporan untuknya?
- Seberapa bermanfaat laporan ini bagi penerima Anda?
- Apakah penerima sudah mengetahui subjeknya?
- Ketahui apa pengetahuannya agar tidak mengulangi informasi yang sudah diketahui.
Kasus dan modalitas
- Bagaimana situasinya?
- Apa alasan terkait dengan permintaan laporan: kesulitan, transformasi, evolusi, modifikasi, peningkatan?
Poin kedua - pertimbangkan, pilih dan kumpulkan informasi penting.
Informasi dapat banyak, baik catatan, dokumen atau laporan lain, dan berbagai sumber, tetapi yang penting adalah selektif untuk mengingat hanya yang penting, esensial dan esensial. dan tidak terbawa oleh informasi yang kurang menarik atau berulang yang dapat membahayakan laporan akhir. Oleh karena itu, Anda sebaiknya hanya menggunakan informasi yang paling sesuai yang sesuai dengan laporan yang diminta.
Poin ketiga - mengatur dan mengimplementasikan rencana
Biasanya, rencana dimulai dengan pengantar, kemudian dilanjutkan dengan pengembangan, dan diakhiri dengan sebuah kesimpulan.
Di bawah ini, rencana terbuka adalah yang umumnya terpenuhi. Peran pengenalan dan kesimpulan tidak berbeda, menjaga peran intrinsiknya. Sebaliknya, pengembangan dapat dipahami dengan cara yang bervariasi sesuai dengan laporan yang harus Anda sadari.
Pengantar laporan
Ini memberikan informasi penting yang berkaitan dengan alasan laporan; motivasinya, niatnya, raison d'être-nya, hak prerogatifnya.
Informasi ini harus menyatukan dalam beberapa kata tujuan dari laporan, dalam teks yang ringkas ketika sedang rinci dan lengkap.
Ini benar-benar tidak disarankan untuk mengabaikan pendahuluan, karena pertama-tama menggambarkan data yang tepat dari permintaan, memungkinkan baik penerima dan penulis laporan untuk memastikan bahwa mereka telah memahami satu sama lain. Ini juga membantu mengingat persyaratan permintaan, situasi, kondisi ketika laporan tidak segera diperiksa atau jika perlu untuk mempertimbangkannya kembali nanti.
Pengembangan laporan
Pengembangan biasanya dibagi menjadi tiga bagian.
- Inventarisasi yang nyata dan tidak memihak tentang situasi atau konteks, yaitu, pernyataan rinci tentang apa yang sudah ada.
- Sebuah penilaian yang jelas tentang apa yang ada di tempat yang menyoroti aspek positif dan negatif sementara mengusulkan analisis sama menggugah dan konkrit yang diperlukan.
- Saran, saran, dan rekomendasi, sejauh mungkin terkait dengan manfaat yang jatuh kepada mereka.
Kesimpulan dari laporan itu
Seharusnya tidak mengandung subjek baru yang tidak akan ditunjukkan dalam pengembangan. Tanpa disingkat pidato pengembangan, ada di sana untuk membawa jawaban dengan mengusulkan dengan jelas satu atau solusi berikut untuk rekomendasi yang ditentukan dalam yang satu ini.
Poin Keempat - Menulis Laporan
Beberapa aturan umum untuk semua editorial harus dihormati. Penekanan akan ditempatkan pada kosakata yang mudah dimengerti dan mudah dipahami ejaan sempurna untuk lebih profesionalisme, kalimat pendek untuk pemahaman yang lebih baik, struktur paragraf yang lapang untuk kelancaran membaca yang baik.
Merawat secara khusus dalam bentuk laporannya dapat menawarkan pembaca atau penerima kemudahan dan kenyamanan membaca penting.
- Anda harus ringkas dan eksplisit dalam tulisan Anda
- Untuk memastikan fluiditas yang lebih baik dalam pembacaan laporan, rujuk pembaca ke apendiks yang akan memberikan beberapa pelengkap pada penjelasan Anda jika diperlukan.
- Rencanakan ringkasan ketika laporan Anda mencakup lebih dari tiga halaman, yang memungkinkan penerima untuk menyesuaikan dirinya dalam bacaannya, jika itu adalah pilihannya.
- Ketika menguntungkan atau sangat diperlukan, integrasikan tabel dan grafik lain yang mencerminkan tulisan Anda untuk mengilustrasikan data. Mereka dapat menjadi penting dalam beberapa kasus untuk pemahaman yang baik.
- Jangan hilangkan judul dan subjudul untuk membatasi setiap bagian dari laporan Anda untuk menang, di sana juga, dalam fluiditas.
Kesimpulannya: Apa yang harus diingat
- Mengartikan dan memahami aplikasi dengan benar memungkinkan Anda untuk merespons tanpa berada di samping subjek untuk mendapatkan efisiensi.
- Dalam laporan Anda, Anda dapat membagikan ide Anda dengan mengambil posisi yang berlawanan dengan laporan sederhana.
- Agar efektif, laporan Anda harus memberikan jawaban atas pertanyaan yang diajukan oleh penerimanya, oleh karena itu merupakan kepentingan utama dari keseluruhan penyajiannya; penyusunan, struktur, pernyataan, dan pembukaannya; pendahuluan, pengembangan, kesimpulan.
- Jelaskan argumen Anda, observasi, dan solusi yang diusulkan.
Pour la membentuk di Microsoft Word, jalan memutar selama 15 menit di YouTube ini akan sangat berguna bagi Anda.
