Cetak Ramah, PDF & Email

Surat atau surat: Mana yang lebih disukai?

Mengirim surat atau surat kepada koresponden adalah praktik yang sangat luas. Bahkan jika hari ini ada kemungkinan untuk merekomendasikan kurir, jelas bahwa surat menjamin lebih banyak kecepatan dalam transmisi pesan. Namun, ada saat-saat dalam konteks profesional di mana menggunakan email lebih menguntungkan daripada kurir. Yang mengatakan, penggunaan yang tepat dari ekspresi sopan tidak boleh diabaikan. Surat atau surat: Mana yang harus disukai dan formula sopan mana yang sesuai dalam keadaan tertentu?

Kapan mengirim surat?

Disarankan untuk mengirim surat dalam konteks tertentu. Terkadang hukumlah yang mengharuskan Anda melakukan ini.

Di dunia kerja, biasanya mengirim surat pengunduran diri, meminta wawancara pemberhentian atau memutuskan masa percobaan dengan meresmikan permintaan atau keputusan dalam sebuah surat.

Berkenaan dengan hubungan pelanggan-pemasok, kami dapat menyebutkan di antara keadaan yang memerlukan alamat surat, pemberitahuan resmi untuk faktur yang belum dibayar, permintaan maaf setelah pengiriman produk yang cacat atau pemberitahuan resmi tentang produk yang cacat. .

Kapan sebaiknya Anda mengirim email profesional?

Dalam praktiknya, mengirim surat sesuai dengan percakapan sehari-hari yang terjadi dalam konteks profesional. Ini adalah kasus ketika mengirim penawaran ke prospek, meluncurkan kembali pelanggan tentang faktur yang telah jatuh tempo, atau mengirim dokumen ke kolega.

BACA  Buatlah rencana penulisan yang bagus di tempat kerja

Tetapi satu hal yang harus diketahui kapan harus menggunakan email profesional dan yang lainnya adalah memanfaatkan ekspresi sopan dengan baik.

Apa struktur untuk email tindak lanjut?

Email tindak lanjut pelanggan umumnya disusun dalam 7 bagian. Kami dapat mengutip di antaranya:

  • Formula sopan yang dipersonalisasi
  • kaitnya
  • Isi
  • Proyek
  • Panggilan untuk bertindak
  • Transisi
  • Ungkapan sopan terakhir

Mengenai formula sopan di awal email, disarankan untuk mempersonalisasikannya. Anda dapat mengatakan misalnya: "Halo + Nama belakang / Nama depan".

Adapun formula sopan terakhir, Anda dapat mengadopsi yang ini: "Menunggu kepulangan Anda, semoga akhir hari Anda menyenangkan dan tentu saja tetap tersedia". Formula sopan ini sesuai dengan pelanggan yang dengannya Anda memiliki hubungan bisnis yang cukup luas atau pelanggan yang Anda kenal secara khusus.

Ketika datang ke klien dengan siapa Anda belum mengembangkan hubungan sehari-hari, formula sopan di awal email harus dari jenis "Tuan ..." atau "Nyonya ...". Adapun rumus sopan di akhir email, Anda bisa menggunakan rumus "Menunggu kepulangan Anda, terimalah jaminan perasaan terbaik saya".

Untuk mengirimkan kutipan ke klien, strukturnya hampir sama. Namun, untuk mengirim dokumen ke kolega, tidak ada yang menghalangi Anda untuk menyapa. Di akhir email, ungkapan sopan seperti "Hormat kami" atau "Salam hormat" juga disarankan.

BACA  Menulis dengan baik di tempat kerja: pena atau keyboard?