Email telah lama menjadi alat penting untuk komunikasi bisnis, tetapi jajak pendapat dilakukan oleh Sendmail. Terungkap itu menyebabkan ketegangan, kebingungan atau konsekuensi negatif lainnya untuk 64% profesional.
Jadi, bagaimana Anda bisa menghindari ini dengan email Anda? Dan bagaimana Anda bisa menulis email yang memberikan hasil yang diinginkan? Dalam artikel ini, kami meninjau strategi yang dapat Anda gunakan untuk memastikan bahwa penggunaan email Anda jelas, efektif, dan sukses.
Pekerja kantor rata-rata menerima sekitar email 80 sehari. Dengan volume surat ini, setiap pesan dapat dengan mudah dilupakan. Ikuti aturan sederhana ini sehingga email Anda diperhatikan dan digunakan.
- Jangan berkomunikasi terlalu banyak melalui email.
- Manfaatkan benda dengan baik.
- Buat pesan yang jelas dan singkat.
- Bersikap sopan.
- Periksa nada Anda.
- Membaca ulang.
Jangan berkomunikasi terlalu banyak melalui email
Salah satu sumber stres terbesar di tempat kerja adalah banyaknya email yang diterima orang. Jadi, sebelum Anda mulai menulis email, tanyakan pada diri Anda: "Apakah ini benar-benar perlu?"
Dalam konteks ini, Anda harus menggunakan telepon atau pesan instan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan yang mungkin menjadi bahan diskusi balik. Gunakan alat perencanaan komunikasi dan identifikasi saluran terbaik untuk berbagai jenis pesan.
Kapan pun memungkinkan, berikan kabar buruk secara langsung. Ini membantu Anda berkomunikasi dengan empati, belas kasih dan pengertian, dan menebus diri Anda jika pesan Anda salah diambil.
Manfaatkan benda dengan baik
Judul surat kabar melakukan dua hal: menarik perhatian Anda dan meringkas artikel sehingga Anda dapat memutuskan apakah akan membacanya atau tidak. Baris subjek email Anda harus melakukan hal yang sama.
Sebuah objek ruang kosong lebih cenderung diabaikan atau ditolak sebagai "spam". Jadi, selalu gunakan beberapa kata yang dipilih dengan baik untuk memberi tahu penerima tentang isi email tersebut.
Anda mungkin ingin menyertakan tanggal di baris subjek jika pesan Anda adalah bagian dari rangkaian email biasa, seperti laporan proyek mingguan. Untuk pesan yang memerlukan tanggapan, Anda juga dapat menyertakan ajakan bertindak, seperti "Tolong sebelum 7 November".
Baris subjek yang ditulis dengan baik, seperti di bawah ini, memberikan informasi paling penting tanpa penerima harus membuka email. Ini berfungsi sebagai prompt yang mengingatkan penerima rapat Anda setiap kali mereka memeriksa kotak masuk mereka.
| Contoh yang buruk Contoh yang baik |
|
| Subjek: pertemuan | Subjek: Pertemuan tentang proses GATEWAY - 09h 25 Februari 2018 |
Buat pesan tetap jelas dan singkat
Email, seperti surat bisnis tradisional, harus jelas dan ringkas. Jaga agar kalimat Anda singkat dan tepat. Badan email harus langsung dan informatif, dan berisi semua informasi yang relevan.
Tidak seperti surat tradisional, mengirim banyak email tidak lebih mahal daripada mengirim satu. Jadi, jika Anda perlu berkomunikasi dengan seseorang tentang sejumlah topik yang berbeda, pertimbangkan untuk menulis email terpisah untuk masing-masing topik. Ini memperjelas pesan dan memungkinkan koresponden Anda untuk menanggapi satu topik pada satu waktu.
| Contoh buruk | Contoh yang bagus |
| Subjek: Revisi untuk laporan penjualan
Hai Michelin,
Terima kasih telah mengirimkan laporan ini minggu lalu. Saya membacanya kemarin dan merasa bahwa Bab 2 memerlukan informasi yang lebih spesifik tentang angka penjualan kita. Saya juga berpikir nadanya bisa lebih formal.
Selain itu, saya ingin memberi tahu Anda bahwa saya telah menjadwalkan pertemuan Jumat ini dengan departemen hubungan masyarakat tentang kampanye iklan baru. Dia jam 11:00 dan akan berada di ruang konferensi kecil.
Tolong beri tahu saya jika Anda tersedia.
Terima kasih,
Camille |
Subjek: Revisi untuk laporan penjualan
Hai Michelin,
Terima kasih telah mengirimkan laporan ini minggu lalu. Saya membacanya kemarin dan merasa bahwa Bab 2 memerlukan informasi yang lebih spesifik tentang angka penjualan kita.
Saya juga berpikir bahwa nadanya bisa lebih formal.
Bisakah Anda memodifikasinya dengan mengingat komentar ini?
Terima kasih atas kerja kerasnya!
Camille
(Camille kemudian mengirim email lain tentang pertemuan PR.) |
Penting untuk mencapai keseimbangan di sini. Anda tidak ingin membombardir seseorang dengan email, dan masuk akal untuk menggabungkan beberapa poin terkait menjadi satu email. Ketika ini terjadi, buatlah tetap sederhana dengan paragraf bernomor atau poin-poin, dan pertimbangkan untuk "memotong" informasi menjadi unit-unit kecil yang terorganisir dengan baik untuk membuatnya lebih mudah dicerna.
Perhatikan juga bahwa dalam contoh bagus di atas, Camille menentukan apa yang dia ingin Michelin lakukan (dalam hal ini, ubah laporan). Jika Anda membantu orang lain mengetahui apa yang Anda inginkan, kemungkinan besar mereka akan memberikannya kepada Anda.
Bersikap sopan
Orang sering berpikir bahwa email bisa kurang formal daripada surat tradisional. Tetapi pesan yang Anda kirim adalah cerminan dari profesionalisme Anda sendiri, nilai-nilai dan perhatian terhadap detail sangat penting, sehingga diperlukan tingkat formalitas tertentu.
Kecuali jika Anda berhubungan baik dengan seseorang, hindari bahasa informal, bahasa gaul, jargon, dan singkatan yang tidak pantas. Emoticon dapat membantu memperjelas niat Anda, tetapi sebaiknya gunakan hanya dengan orang yang Anda kenal baik.
Tutup pesan Anda dengan "Hormat," "Selamat siang / malam untuk Anda" atau "Bagus untuk Anda," tergantung situasinya.
Penerima dapat memilih untuk mencetak email dan membaginya dengan orang lain, jadi selalu bersikap sopan.
Periksa nada
Ketika kami bertemu orang-orang secara tatap muka, kami menggunakan bahasa tubuh mereka, nada suara, dan ekspresi wajah untuk mengevaluasi perasaan mereka. E-mail membuat kita kehilangan informasi ini, yang berarti kita tidak bisa tahu kapan orang-orang salah memahami pesan kita.
Pilihan kata, panjang kalimat, tanda baca, dan kapitalisasi Anda dapat dengan mudah disalahartikan tanpa isyarat visual dan pendengaran. Pada contoh pertama di bawah, Louise mungkin berpikir bahwa Yann frustrasi atau marah, tetapi kenyataannya, dia merasa baik.
| Contoh buruk | Contoh yang bagus |
| Louise,
Saya perlu laporan Anda sebelum jam 17 sore hari ini atau saya akan melewatkan tenggat waktu saya.
Yann |
Hai Louise,
Terima kasih atas kerja keras Anda dalam laporan ini. Bisakah Anda memberikan saya versi Anda sebelum jam 17, sehingga saya tidak ketinggalan tenggat waktu saya?
Terima kasih sebelumnya,
Yann |
Pikirkan tentang "perasaan" email Anda secara emosional. Jika niat atau emosi Anda mungkin disalahpahami, temukan cara yang kurang ambigu untuk merumuskan kata-kata Anda.
koreksi cetakan percobaan
Terakhir, sebelum mengklik "Kirim", luangkan waktu sejenak untuk memeriksa email Anda dari kesalahan ejaan, tata bahasa, dan tanda baca. Email Anda adalah bagian dari citra profesional Anda seperti halnya pakaian yang Anda kenakan. Oleh karena itu tidak disukai untuk mengirim pesan yang berisi kesalahan secara berurutan.
Selama pengoreksian, perhatikan panjang email Anda. Orang lebih cenderung membaca surel pendek dan ringkas daripada surel panjang dan terputus, jadi pastikan surel Anda sesingkat mungkin, tanpa mengecualikan informasi yang diperlukan.
Poin-poin ini
Sebagian besar dari kita menghabiskan sebagian besar hari kita di baca dan tulis email. Tetapi pesan yang kami kirim dapat membingungkan orang lain.
Untuk menulis email yang efektif, tanyakan pada diri Anda terlebih dahulu apakah Anda benar-benar harus menggunakan saluran ini. Terkadang lebih baik mengambil telepon.
Jadikan email Anda ringkas dan tepat. Kirimkan hanya kepada orang-orang yang benar-benar perlu melihatnya dan tunjukkan dengan jelas apa yang ingin Anda lakukan selanjutnya.
Ingatlah bahwa email Anda adalah cerminan dari profesionalisme Anda, nilai-nilai Anda, dan perhatian Anda terhadap detail. Coba bayangkan bagaimana orang lain bisa menafsirkan nada pesan Anda. Bersikap sopan dan selalu periksa ulang apa yang Anda tulis sebelum menekan "kirim".
