Tingkatkan keterampilan menulis Anda

Menulis untuk dibaca

Seorang kolega baru saja mengirimi Anda email tentang rapat yang Anda adakan dalam satu jam. Email tersebut seharusnya berisi informasi penting yang perlu Anda presentasikan, sebagai bagian dari proyek penting.

Namun ada masalah: email tersebut ditulis dengan sangat buruk sehingga Anda tidak dapat menemukan data yang Anda butuhkan. Terdapat kesalahan ejaan dan kalimat yang tidak lengkap. Paragrafnya sangat panjang dan membingungkan sehingga Anda membutuhkan waktu tiga kali lebih lama untuk menemukan informasi yang Anda inginkan. Akibatnya, Anda kurang siap untuk rapat dan tidak berjalan sebaik yang Anda harapkan.

Pernahkah Anda menghadapi situasi seperti ini? Dalam dunia yang penuh dengan informasi, penting untuk berkomunikasi dengan jelas, ringkas dan efektif. Orang-orang tidak punya waktu untuk membaca email sepanjang buku, dan mereka tidak memiliki kesabaran untuk menafsirkan email yang dibuat dengan buruk dan di mana informasi berguna tersebar di semua tempat.

Plus milikmu keterampilan menulis baik, semakin baik kesan yang akan Anda buat pada orang-orang di sekitar Anda, termasuk atasan, kolega, dan klien Anda. Anda tidak pernah tahu seberapa jauh kesan baik ini akan membawa Anda.

Pada artikel ini, kita akan melihat bagaimana Anda dapat meningkatkan keterampilan menulis Anda dan menghindari kesalahan umum.

Pemirsa dan format

Langkah pertama untuk menulis dengan jelas adalah memilih format yang sesuai. Apakah Anda perlu mengirim email informal? Menulis laporan rinci? Atau menulis surat resmi?

Formatnya, bersama dengan audiens Anda, akan menentukan “suara tulisan” Anda, yaitu seberapa formal atau santai nada yang seharusnya. Misalnya, jika Anda menulis email ke klien potensial, apakah nadanya harus sama dengan email ke teman?

Jelas tidak.

Mulailah dengan mengidentifikasi siapa yang akan membaca pesan Anda. Apakah untuk eksekutif senior, seluruh tim, atau kelompok kecil yang mengerjakan file tertentu? Dalam segala hal yang Anda tulis, pembaca, atau penerima Anda, perlu menentukan nada serta aspek konten Anda.

Komposisi dan gaya

Setelah Anda tahu apa yang Anda tulis dan untuk siapa Anda menulis, Anda harus mulai menulis.

Layar komputer putih yang kosong sering kali menakutkan. Sangat mudah untuk terjebak karena Anda tidak tahu bagaimana memulainya. Cobalah tip berikut untuk menyusun dan memformat dokumen Anda:

 

• Mulailah dengan audiens Anda: Ingatlah bahwa pembaca Anda mungkin tidak tahu apa-apa tentang apa yang Anda katakan kepada mereka. Apa yang harus mereka ketahui terlebih dahulu?
• Buat rencana: Ini sangat berguna jika Anda menulis dokumen yang lebih panjang, seperti laporan, presentasi, atau pidato. Garis besar membantu Anda mengidentifikasi langkah-langkah mana yang harus diikuti dalam urutan tertentu dan memecah tugas menjadi informasi yang dapat dikelola.
• Cobalah sedikit empati: Misalnya, jika Anda menulis email penjualan untuk calon pelanggan, mengapa mereka harus peduli dengan produk atau promosi penjualan Anda? Apa manfaatnya bagi mereka? Ingat kebutuhan audiens Anda setiap saat.
• Gunakan segitiga retoris: Jika Anda mencoba membujuk seseorang untuk melakukan sesuatu, pastikan untuk menjelaskan mengapa orang harus mendengarkan Anda, menyampaikan maksud Anda dengan cara yang akan melibatkan audiens Anda, dan menyajikan informasi dengan cara yang rasional dan koheren.
• Identifikasi tema utama Anda: Jika Anda kesulitan menentukan tema utama pesan Anda, berpura-puralah bahwa Anda memiliki waktu 15 detik untuk menjelaskan posisi Anda. Apa yang kamu katakan ? Ini mungkin tema utama Anda.
• Gunakan bahasa yang sederhana: Kecuali Anda sedang menulis makalah ilmiah, biasanya yang terbaik adalah menggunakan bahasa yang sederhana dan lugas. Jangan menggunakan kata-kata yang panjang hanya untuk membuat orang terkesan.

Structure

Dokumen Anda harus seramah mungkin. Gunakan judul, subtitle, peluru, dan angka sebanyak mungkin untuk memisahkan teks.

Lagi pula, apa yang bisa lebih mudah dibaca: halaman yang diisi dengan paragraf panjang atau halaman yang dipecah menjadi paragraf pendek dengan judul bagian dan poin-poin? Dokumen yang mudah dipindai akan lebih sering dibaca daripada dokumen dengan paragraf yang panjang dan padat.

Judul harus menarik perhatian pembaca. Menggunakan pertanyaan sering kali merupakan ide yang bagus, terutama dalam teks iklan, karena pertanyaan membantu pembaca tetap tertarik dan penasaran.

Dalam surel dan proposal, gunakan judul dan subtitle pendek dan faktual, seperti yang ada di artikel ini.

Menambahkan grafik juga merupakan cara cerdas untuk memisahkan teks Anda. Alat bantu visual ini tidak hanya memungkinkan pembaca untuk tetap memperhatikan konten, tetapi juga untuk mengkomunikasikan informasi penting lebih cepat daripada teks.

Kesalahan tata bahasa

Anda mungkin tahu bahwa kesalahan dalam email Anda akan membuat pekerjaan Anda terlihat tidak profesional. Sangat penting untuk menghindari kesalahan besar dengan menjadikan diri Anda pemeriksa ejaan dan merevisi ejaan Anda sebanyak mungkin.

Berikut adalah beberapa contoh kata yang umum digunakan:

 

• Saya mengirim / mengirim / mengirim Anda

 

Kata kerja "to send" menjadi kata kerja dari grup pertama, seseorang akan selalu menulis dalam orang pertama dari singular "I send" dengan "e". "Pengiriman" tanpa "e" adalah nama ("pengiriman") dan mungkin jamak: "pengiriman".

 

• Saya bergabung dengan Anda / saya bergabung dengan Anda

 

Satu akan selalu menulis "Saya bergabung dengan Anda" dengan "s". "Bersama" dengan "t" adalah konjugasi dari orang ketiga tunggal "dia bergabung".

 

• Batas waktu / batas waktu

 

Bahkan jika "bumper" ditempelkan ke nama feminin, jangan menyerah pada godaan dan selalu menulis "bumper" tanpa "e".

 

• Rekomendasi / rekomendasi

 

Jika dalam bahasa Inggris kita menulis "rekomendasi" dengan "e", dalam bahasa Prancis kita selalu menulis "rekomendasi" dengan "a".

 

• Apakah ada / ada / ada

 

Kami menambahkan eufonik "t" dalam rumus interogatif untuk memfasilitasi pengucapan dan mencegah dua vokal berurutan. Karena itu kami akan menulis "ada di sana".

 

• Dalam hal / dalam hal

 

Seseorang tidak pernah menulis "dalam hal" tanpa "s". Memang selalu ada beberapa "istilah" dalam penggunaan ungkapan ini.

 

• Dari / di antara

 

Hati-hati jangan sampai disesatkan oleh kata "kecuali" yang diakhiri dengan "s". Seseorang tidak pernah menulis "di antara" dengan "s". Ini adalah preposisi dan tidak berubah-ubah.

 

• Sesuai kesepakatan / setuju

 

Bahkan ditempel dengan nama feminin, "seperti yang disepakati" selalu berubah-ubah dan tidak pernah mengambil "e".

 

• Pemeliharaan / layanan

Jangan bingung nama dan kata kerja. Nama "wawancara" tanpa "t" menggambarkan pertukaran atau "wawancara kerja". Kata kerja terkonjugasi dalam orang ketiga dari singular "maintain" digunakan ketika melakukan tindakan mempertahankan sesuatu.

Beberapa pembaca Anda tidak akan sempurna dalam pengejaan dan tata bahasa. Mereka mungkin tidak memperhatikan jika Anda melakukan kesalahan ini. Tapi jangan gunakan ini sebagai alasan: biasanya akan ada orang, terutama eksekutif senior, yang akan memperhatikan!

Untuk alasan ini, apa pun yang Anda tulis harus memiliki kualitas yang dapat diterima oleh semua pembaca.

verifikasi

Musuh dari proofreading yang baik adalah kecepatan. Banyak orang terburu-buru membaca email mereka, tetapi itulah cara Anda melewatkan kesalahan. Ikuti petunjuk berikut untuk memverifikasi apa yang Anda tulis:

• Periksa header dan footer Anda: Orang sering mengabaikan mereka untuk fokus hanya pada teks. Hanya karena tajuknya besar dan tebal bukan berarti bebas dari kesalahan!
• Baca email dengan keras: Ini memaksa Anda untuk menjadi lebih lambat, yang berarti bahwa Anda lebih cenderung mendeteksi kesalahan.
• Gunakan jari Anda untuk mengikuti teks saat Anda membaca: Ini hal lain yang membantu Anda melambat.
• Mulai dari akhir teks Anda: Baca ulang kalimat dari akhir hingga awal, ini membantu Anda fokus pada kesalahan dan bukan pada konten.