Memperkenalkan Gmail untuk Bisnis (Google Workspace)
Perusahaan Gmail, aplikasi yang disertakan dalam Google Workspace jauh lebih sederhana layanan email. Ini adalah alat lengkap yang menawarkan serangkaian fitur yang dirancang untuk memfasilitasi komunikasi, kolaborasi, dan manajemen waktu dalam perusahaan Anda. Namun untuk memanfaatkan sepenuhnya fitur ini, kolega Anda perlu memahami cara kerjanya dan cara menggunakannya secara efektif. Sebagai pelatih internal, di situlah Anda masuk.
Bagian pertama dari panduan lengkap kami untuk Gmail Enterprise ini akan memberi Anda ikhtisar fitur utama Gmail Enterprise dan kegunaannya dalam konteks profesional.
messaging : Inti dari Gmail Enterprise adalah layanan emailnya. Ini memungkinkan Anda mengirim dan menerima email, tetapi juga menawarkan banyak fitur lain, seperti kemampuan membuat label untuk mengatur email Anda, menggunakan filter untuk mengotomatiskan tindakan tertentu, dan mengonfigurasi balasan otomatis.
Jadwal : Kalender bawaan Gmail Enterprise memungkinkan Anda menjadwalkan rapat, menyetel pengingat untuk diri sendiri, dan melihat kapan rekan kerja Anda tersedia. Anda bahkan dapat membuat banyak kalender untuk berbagai aspek pekerjaan Anda.
Google drive : Google Drive, bagian dari Google Workspace, memungkinkan Anda menyimpan, berbagi, dan berkolaborasi pada dokumen, spreadsheet, dan presentasi. Anda dapat berbagi file atau seluruh folder dengan kolega Anda, dan mengerjakan dokumen bersama secara real time.
Mengobrol dan Bertemu : Gmail for Business juga menyertakan Google Chat dan Google Meet, yang memungkinkan Anda berkomunikasi dengan kolega melalui pesan instan, panggilan suara, atau konferensi video.
Semua fitur ini dapat diakses dari akun Gmail Anda, menjadikan Gmail for Business kuat dan nyaman. Di bagian selanjutnya dari panduan ini, kita akan melihat masing-masing fitur ini secara mendetail, memberi Anda tip praktis untuk menggunakannya secara efektif dalam pelatihan Anda.
Fitur lanjutan Gmail untuk Bisnis
Setelah membahas dasar-dasar Gmail Enterprise, saatnya beralih ke beberapa fitur lanjutan yang membuat alat ini sangat canggih. Menguasainya dapat membantu kolega Anda bekerja lebih efisien dan menghemat waktu setiap hari.
1. Pintasan Keyboard : Gmail Enterprise menawarkan serangkaian pintasan keyboard yang memungkinkan Anda menavigasi kotak masuk dengan cepat dan melakukan berbagai tindakan tanpa harus menggunakan mouse. Misalnya, dengan menekan "c" Anda dapat membuat email baru, sementara menekan "e" Anda dapat mengarsipkan email yang dipilih. Anda dapat menemukan daftar lengkap pintasan keyboard di Bantuan Gmail.
2. Jawaban yang Disarankan dan Tulisan Cerdas : Fitur ini, diberdayakan oleh kecerdasan buatan Google, dapat membantu menulis email lebih cepat. Balasan yang Disarankan menawarkan jawaban singkat untuk email, sedangkan Smart Compose menawarkan kalimat untuk lengkapi yang Anda tulis.
3. Fungsi delegasi : Dengan fitur ini, Anda dapat memberikan izin kepada orang lain untuk mengelola kotak masuk Anda. Ini bisa sangat berguna bagi orang yang menerima banyak email dan membutuhkan bantuan untuk mengelolanya.
4. Integrasi : Gmail for Business dapat diintegrasikan dengan banyak aplikasi lain, termasuk aplikasi non-Google. Misalnya, Anda dapat mengintegrasikan Gmail dengan pengelola tugas atau CRM untuk melacak email yang terkait dengan proyek atau klien tertentu.
Dengan melatih kolega Anda tentang fitur lanjutan ini, Anda akan membantu mereka memaksimalkan Gmail for Business dan meningkatkan produktivitas mereka. Di bagian selanjutnya, kita akan membahas beberapa praktik terbaik untuk pelatihan Gmail Enterprise.
Strategi untuk Pelatihan Perusahaan Gmail yang Efektif
Sekarang setelah Anda memiliki pemahaman yang kuat tentang fitur dasar dan lanjutan Gmail Enterprise, saatnya untuk memikirkan tentang bagaimana Anda dapat menyampaikan pengetahuan tersebut secara efektif kepada kolega Anda. Berikut adalah beberapa strategi yang dapat Anda terapkan:
1. Pelatihan praktis : Cara terbaik untuk mempelajari cara menggunakan alat seperti Gmail for Business adalah dengan melakukannya sendiri. Saat Anda melatih kolega Anda, pastikan memberi mereka banyak waktu untuk menjelajahi sendiri fitur Gmail dan mempraktikkan tugas khusus yang perlu mereka lakukan dalam pekerjaan sehari-hari.
2. Gunakan sumber daya pelatihan eksternal : Ada banyak sumber daring yang dapat membantu rekan kerja Anda mempelajari cara menggunakan Gmail untuk Bisnis. Misalnya, Google menawarkan a pusat pelatihan yang mencakup semua fitur Gmail secara mendetail. Ada juga video pelatihan gratis di YouTube, seperti yang ada di saluran TOPIK ANGIN.
3. Sesi tanya jawab : Selenggarakan sesi Tanya Jawab reguler di mana rekan kerja dapat mengajukan pertanyaan tentang fitur Gmail yang tidak mereka pahami atau masalah yang mereka alami. Ini adalah peluang besar bagi Anda untuk memberikan respons yang dipersonalisasi dan mengatasi masalah khusus yang muncul dalam bisnis Anda.
4. Dorong belajar mandiri : Dorong kolega Anda untuk menjelajahi Gmail Enterprise sendiri dan mencoba menyelesaikan masalah mereka sendiri sebelum meminta bantuan Anda. Ini akan membantu mereka mengembangkan kepercayaan diri mereka dan menjadi lebih mandiri.
Dengan menerapkan strategi ini, Anda dapat membantu kolega Anda menguasai Gmail Enterprise dan menjadikannya alat yang berharga untuk pekerjaan mereka. Semoga berhasil dengan pelatihan Anda!
