Mengapa memulai email dengan baik itu penting?

Dalam bisnis, tulisan Anda selalu dihadapkan pada tantangan besar: menarik perhatian pembaca. Penerima Anda, manajer yang sibuk, harus memilah-milah banyak informasi harian. Hasil ? Mereka hanya memberikan beberapa detik berharga untuk setiap pesan baru.

Perkenalan yang lemah, membosankan, disampaikan dengan buruk... dan ketidakpedulian dijamin! Lebih buruk lagi, perasaan lelah yang akan mengganggu pemahaman pesan secara utuh. Cukuplah dikatakan, kegagalan editorial yang pahit.

Sebaliknya, perkenalan yang berhasil dan berdampak akan memungkinkan Anda untuk segera membangkitkan minat petinggi atau kolega Anda. Pengenalan yang cermat menunjukkan profesionalisme dan penguasaan Anda terhadap kode komunikasi bisnis.

Jebakan yang benar-benar harus dihindari

Terlalu banyak penulis bisnis yang melakukan kesalahan fatal: menjelaskan secara detail dari kata pertama. Karena yakin bahwa mereka melakukan hal yang benar, mereka langsung langsung membahas inti permasalahannya. Sebuah kesalahan yang memalukan!

Pendekatan “bla” ini dengan cepat membuat pembaca lelah bahkan sebelum dia sampai pada inti permasalahannya. Dari kata-kata pertama, dia mengambil, tertunda oleh pembukaan yang membingungkan dan tidak membangkitkan semangat ini.

Lebih buruk lagi, jenis perkenalan seperti ini sama sekali tidak mempertimbangkan permasalahan penerimanya. Hal ini tidak menyoroti manfaat konkrit yang dapat diperoleh dari isi pesan tersebut.

3 bahan ajaib dari intro yang menawan

Agar perkenalan Anda berhasil, para profesional merekomendasikan metode 3 langkah, yang tidak dapat dihentikan untuk membangkitkan perhatian dan niat baik pembaca:

Sebuah “kail” yang kuat untuk mengenai pemain

Baik itu kata-kata yang mengejutkan, pertanyaan yang provokatif, atau bahkan figur yang mencolok… Mulailah dengan elemen kuat yang menarik dan menggugah rasa ingin tahu lawan bicara Anda.

Konteks yang jelas dan langsung

Setelah klik awal, lanjutkan dengan kalimat sederhana dan langsung untuk meletakkan dasar subjek yang ada. Pembaca hendaknya langsung memahami apa yang dibicarakan, tanpa perlu berpikir panjang.

Manfaat bagi penerimanya

Momen penting terakhir: jelaskan mengapa konten ini menarik baginya, apa yang dapat ia peroleh langsung dari konten tersebut. Argumen “manfaat” Anda sangat menentukan dalam membuat orang terlibat dalam membaca.

Bagaimana cara menyusun 3 komponen tersebut?

Urutan tipikal yang direkomendasikan adalah sebagai berikut:

  • Kalimat yang mengejutkan atau pertanyaan yang menarik sebagai pembuka
  • Lanjutkan dengan 2-3 baris kontekstualisasi tema
  • Akhiri dengan 2-3 baris yang merinci manfaatnya bagi pembaca

Tentu saja, Anda dapat menyesuaikan proporsinya tergantung pada sifat pesannya. Pengaitnya bisa kurang lebih didukung, bagian kontekstualisasinya kurang lebih disediakan.

Namun tetap berpegang pada struktur umum ini “kait -> konteks -> manfaat”. Ini merupakan benang merah yang sangat baik untuk memperkenalkan isi pesan Anda dengan dampak.

Contoh Berbicara Perkenalan yang Berdampak

Untuk memvisualisasikan metode ini dengan lebih baik, tidak ada yang bisa mengalahkan beberapa ilustrasi konkret. Berikut beberapa model tipikal untuk perkenalan yang sukses:

Contoh email antar rekan kerja:

“Klarifikasi kecil dapat menghemat 25% anggaran komunikasi Anda berikutnya... Selama beberapa minggu terakhir, departemen kami telah mengidentifikasi strategi sponsorship baru yang sangat menguntungkan. Dengan menerapkannya mulai tahun anggaran berikutnya, Anda akan mengurangi pengeluaran Anda secara signifikan sekaligus mendapatkan visibilitas.”

Contoh penyajian laporan kepada manajemen:

“Hasil terbaru mengonfirmasi bahwa peluncuran tersebut telah menjadi kesuksesan komersial yang nyata. Hanya dalam 2 bulan, pangsa pasar kami di sektor otomasi perkantoran melonjak 7 poin! Secara rinci, laporan ini menganalisis faktor-faktor utama dari kinerja ini, dan juga hal-hal yang perlu direncanakan untuk melestarikan dinamika yang sangat menjanjikan ini.”

Dengan menerapkan resep efektif ini, tulisan profesional Anda akan mendapatkan dampak dari kata-kata pertama. Raih pembaca Anda, bangkitkan minat mereka… dan sisanya akan mengikuti secara alami!