Dalam artikel ini, kami menunjukkan kepada Anda bagaimana merespons secara formal, melalui email, kepada kolega yang meminta Anda untuk informasi dalam konteks profesional. Anda juga akan menemukan template email untuk mengikuti semua jawaban Anda.

Tanggapi permintaan informasi

Ketika seorang rekan bertanya kepada Anda, baik melalui email atau secara lisan, tentang pertanyaan yang terkait dengan pekerjaan Anda, adalah normal untuk mencoba membantunya dan memberinya jawaban yang bijaksana dan sukses. Seringkali, Anda akan dipaksa untuk kembali kepadanya melalui email, baik karena Anda harus meluangkan waktu untuk memeriksa informasi dengan hierarki Anda, atau karena jawabannya memerlukan beberapa penelitian dari Anda. Bagaimanapun, Anda harus menjawabnya melalui email yang ramah, sopan dan di atas semua yang akan membawanya sesuatu sehubungan dengan permintaannya.

Beberapa tips untuk menanggapi kolega yang meminta Anda untuk informasi

Anda mungkin tidak memiliki jawabannya. Alih-alih mengatakan apa pun padanya, lalu tunjuk dia ke orang yang lebih tahu untuk memberi tahu dia. Hal yang paling penting untuk dilakukan adalah menjawabnya bahwa Anda tidak tahu, titik. Itu harus selalu diberi kesempatan untuk bangkit kembali, karena tujuannya adalah untuk membantunya.

Jika Anda memiliki jawabannya, luangkan waktu untuk memeriksanya, untuk menyelesaikannya, sehingga e-mail Anda cukup baginya dan bahwa ia tidak perlu mencari informasi tambahan di tempat lain.

Kesimpulan dari email Anda harus menunjukkan kepadanya bahwa Anda tetap di pembuangannya jika ia memiliki pertanyaan lain, segera mengikuti email Anda atau bahkan nanti.

BACA  Buatlah rencana penulisan yang bagus di tempat kerja

Template email untuk menanggapi permintaan informasi dari rekan kerja

Berikut adalah template email untuk menanggapi kolega Anda yang meminta informasi:

Perihal: Permintaan informasi.

[Nama kolega],

Saya kembali kepada Anda setelah permintaan Anda mengenai [objek permintaan].

Anda akan menemukan folder terlampir yang berisi isu-isu utama dari topik ini yang, saya pikir, dapat sangat membantu Anda. Saya juga memasukkan [nama rekan] di salinan email ini, karena ini akan membantu Anda lebih baik lagi, ia banyak mengerjakan proyek ini.

Saya tetap siap membantu jika Anda memiliki pertanyaan lain,

Bien cordialement

[Tanda tangan] "