Ada banyak kesempatan ketika perusahaan Anda harus mengirim surat keluhan, baik dalam konteks faktur yang belum dibayar, klaim untuk kompensasi atau penggantian untuk produk yang tidak patuh dari pemasok, dll. . Dalam artikel ini, kami menyediakan Anda dengan dua template email keluhan yang paling umum.
Template email untuk mengklaim pembayaran faktur
Keluhan tentang faktur yang belum dibayar adalah jenis keluhan yang paling umum dalam bisnis. Jenis email ini harus sangat spesifik dan cukup kontekstual sehingga lawan bicara segera memahami apa itu - ini akan menghindari bolak-balik, terutama dengan lawan bicara yang mencoba untuk menunda tanggal pembayaran!
Jika email klaim adalah pengingat pertama yang dikirim, itu adalah pemberitahuan resmi. Oleh karena itu, ini adalah bagian dari kerangka hukum dan harus dirawat dengan baik jika kasusnya harus lebih lanjut karena dapat berfungsi sebagai bukti.
Berikut adalah template email untuk mengklaim faktur yang belum dibayar:
Perihal: Pemberitahuan resmi untuk faktur yang telah jatuh tempo
Sir / Madam,
Kecuali kesalahan atau kelalaian dari pihak kami, kami belum menerima pembayaran faktur Anda tertanggal [tanggal], dalam jumlah [jumlah terutang], dan berakhir pada [tanggal jatuh tempo].
Kami meminta Anda untuk membayar faktur ini sesegera mungkin, serta pembayaran terlambat. Silakan temukan lampiran faktur yang dimaksud, ditambah biaya keterlambatan dihitung sesuai dengan Pasal L.441-6 2008 hukum 776-4 Agustus 2008.
Sambil menunggu regularisasi Anda, kami tetap siap membantu Anda untuk pertanyaan apa pun terkait faktur ini.
Terima, Tuan / Nyonya, ekspresi salam tulus kami,
[Tanda tangan] "
Template email untuk mengklaim kompensasi atau pengembalian uang
Merupakan hal yang umum bagi bisnis untuk mengklaim kompensasi atau penggantian, baik dari pemasoknya atau dari mitra eksternal. Penyebabnya bermacam-macam: keterlambatan transportasi dalam rangka perjalanan bisnis, produk yang tidak sesuai atau yang tiba dalam kondisi buruk, bencana atau kerusakan lainnya dapat membenarkan penulisan email semacam itu.
Apa pun sumber masalahnya, struktur email klaim akan selalu sama. Mulailah dengan mengekspos masalah dan sifat bahaya, sebelum mengajukan klaim Anda. Jangan ragu mengutip ketentuan hukum untuk mendukung permintaan Anda.
Kami mengusulkan model email keluhan yang ditujukan kepada pemasok dalam kasus produk yang tidak sesuai dalam dimensinya.
Perihal: Permintaan pengembalian dana untuk produk yang tidak sesuai
Sir / Madam,
Sebagai bagian dari kontrak [penunjukan atau nomor kontrak] yang menghubungkan perusahaan Anda dengan perusahaan kami, kami memesan [jumlah + nama produk] pada [tanggal], dengan jumlah total [jumlah pesanan].
Kami menerima produk pada [tanggal penerimaan]. Namun, itu tidak sesuai dengan deskripsi katalog Anda. Memang, dimensi yang ditunjukkan pada katalog Anda adalah dari [dimensi], sedangkan ukuran produk yang diterima [dimensi]. Silakan temukan melampirkan foto yang membuktikan ketidaksesuaian produk yang dikirim.
Di bawah artikel 211-4 dari Kode Konsumen, menyatakan bahwa Anda diminta untuk mengirimkan produk sesuai dengan kontrak penjualan, mohon kembalikan produk ini hingga [jumlah].
Menantikan balasan Anda, terimalah, Nyonya / Tuan, ungkapan perasaan saya yang terhormat.
[Tanda tangan]
