Dalam kehidupan profesional Anda, Anda akan sering harus menulis email protes. Ini dapat ditujukan kepada kolega, mitra, atau pemasok. Apa pun motif Anda, Anda harus mempertimbangkan persyaratan tertentu untuk dianggap serius oleh lawan bicara Anda. Oleh karena itu, menguasai penulisan pesan jenis ini sangat penting. Berikut cara mendapatkan email protes Anda dengan benar.
Fokus pada fakta
Saat menulis email protes, penting untuk berhati-hati dengan fakta. Dengan kata lain, unsur-unsur tersebut harus dimunculkan secara faktual sehingga pembaca dapat dengan cepat menangkap konteksnya.
Jadi, hindari detail dan kalimat yang tidak perlu dan sebaliknya tentukan hal-hal penting seperti fakta dan tanggal. Memang dengan elemen-elemen inilah penerima akan dapat memahami tujuan email Anda. Anda harus memberikan informasi yang jelas, tepat, dan tertanggal.
Tunjukkan konteksnya lalu subjek emailnya
Langsung ke intinya ketika Anda menulis email protes. Anda tidak perlu kata-kata seperti "Saya menulis email ini untuk Anda" karena ini adalah hal yang jelas yang tidak perlu ditunjukkan.
Setelah menyampaikan dengan jelas fakta-fakta yang menimbulkan keluhan Anda dan tanpa melupakan tanggalnya. Itu bisa berupa rapat, seminar, pertukaran email, pelaporan, pembelian materi, tanda terima faktur, dll.
Lanjutkan, nyatakan harapan Anda sejelas mungkin.
Idenya adalah penerima dapat dengan cepat memahami tujuan email Anda dan apa yang Anda inginkan darinya.
Fokus pada ketenangan dalam pembicaraan Anda
Menulis email protes membutuhkan gaya yang sederhana dan ringkas. Karena ini adalah situasi khusus, Anda perlu fokus pada fakta dan harapan Anda. Untuk melakukannya, gunakan kalimat pendek yang merangkum inti tantangan Anda dan yang ditulis dalam bahasa sehari-hari yang sopan.
Juga, pastikan untuk menggunakan frasa sopan yang sesuai untuk acara tersebut. "Salam" dan "salam" agak dihindari dalam jenis pertukaran ini.
Tetap profesional
Pastikan untuk tetap profesional saat menulis email protes, bahkan jika Anda sangat tidak senang. Anda harus melakukan yang terbaik untuk menahan diri karena emosi tidak benar-benar termasuk dalam penulisan profesional.
Jadi, hindari menggunakan kata-kata yang dapat memamerkan perasaan Anda dengan satu atau lain cara. Penting agar email Anda tetap faktual.
Lampirkan bukti
Terakhir, untuk berhasil dalam email protes, penting untuk melampirkan bukti pada argumen Anda. Anda memang harus menunjukkan kepada penerima bahwa Anda berhak untuk membantah. Jadi lampirkan dokumen apa pun yang dapat Anda gunakan sebagai bukti dan nyatakan di email.
