Ketika beberapa karyawan tidak hadir karena berbagai alasan tanpa memberi tahu atasan atau manajer mereka, mereka tidak tahu bagaimana menyampaikan maksud mereka. Yang lain juga merasa sulit untuk meminta cuti pendek ketika mereka memiliki sejumlah masalah pribadi harus dibayar.
Dampak ketidakhadiran Anda sangat tergantung pada sifat pekerjaan Anda dan kebijakan yang berlaku di tempat kerja Anda. Ketidakhadiran Anda, terutama jika tidak diumumkan sebelumnya, bisa sangat mahal untuk organisasi Anda. Karena itu, sebelum membuat keputusan untuk pergi, pikirkanlah. Jika ini terjadi atau telah terjadi, menggunakan email untuk meminta maaf atau menjelaskan kepada penyelia Anda adalah cara yang bagus untuk berkomunikasi secara efektif dan cepat.
Sebelum menulis email justifikasi
Artikel ini bertujuan untuk menunjukkan bagaimana seorang karyawan dengan satu atau lebih alasan yang sah dapat membenarkan kebutuhannya untuk tidak hadir atau alasan mengapa ia tidak dapat hadir pada jabatannya. Sebagai seorang karyawan, penting bagi Anda untuk yakin dengan kemungkinan konsekuensi dari ketidakhadiran tanpa cuti. Tidak ada jaminan bahwa email permintaan maaf Anda akan menerima tanggapan yang baik. Demikian juga, tidak ada jaminan bahwa ketika Anda menulis email yang meminta cuti kerja, itu akan diterima secara positif.
Namun, ketika Anda harus absen karena alasan mendesak dan Anda tidak dapat menghubungi atasan Anda, penting untuk menulis email sesegera mungkin berisi alasan yang tepat untuk ketidakhadiran ini. Demikian juga, ketika Anda tahu sebelumnya bahwa Anda perlu menangani masalah pribadi atau keluarga yang penting, adalah bijaksana untuk melakukannya menulis email berisi permintaan maaf Anda atas ketidaknyamanan dan beberapa klarifikasi jika memungkinkan. Anda melakukan ini dengan harapan meminimalkan dampak kehidupan pribadi Anda pada pekerjaan Anda.
Terakhir, pastikan Anda mengetahui kebijakan dan protokol perusahaan Anda tentang cara absen dari grup Anda. Perusahaan dapat membuat konsesi tertentu dalam keadaan darurat dan menyediakan cara untuk mengelolanya. Kemungkinan akan ada kebijakan tentang jumlah hari antara saat Anda perlu mengajukan permohonan dan hari-hari Anda akan pergi.
Pedoman menulis email
Gunakan gaya formal
Email ini resmi. Itu harus ditulis dalam gaya formal. Dari baris subjek hingga kesimpulan, semuanya harus profesional. Supervisor Anda, bersama semua orang, mengharapkan Anda untuk mengungkapkan keseriusan situasi di email Anda. Kasus Anda lebih mungkin didengar ketika Anda menulis email seperti itu dalam gaya formal.
Kirim email lebih awal
Kami telah menekankan pentingnya menghormati kebijakan perusahaan. Juga perhatikan bahwa jika Anda perlu menulis email yang berisi alasan profesional, penting untuk melakukannya sesegera mungkin. Ini sangat penting ketika Anda gagal dan Anda belum datang bekerja tanpa izin. Memberitahu atasan Anda lebih awal setelah absen yang tidak tepat dapat menghindari peringatan. Dengan memberi tahu Anda sebelumnya tentang kasus force majeure di mana Anda menemukan diri Anda, Anda akan membantu perusahaan untuk memilih pengganti yang tepat atau untuk membuat pengaturan.
Ringkaslah dengan detailnya
Singkat. Anda tidak perlu masuk ke detail tentang apa yang terjadi yang membuat Anda tidak berada di sana atau segera pergi. Sebutkan saja fakta-fakta penting. Jika Anda meminta izin sebelumnya, tunjukkan hari Anda berniat untuk tidak hadir. Spesifik dengan tanggal, jangan memberikan perkiraan.
Tawarkan bantuan
Saat Anda menulis email alasan untuk pergi, pastikan untuk menunjukkan bahwa Anda peduli dengan produktivitas perusahaan. Tidak apa-apa untuk hanya mengatakan Anda akan pergi, menawarkan untuk melakukan sesuatu yang akan mengurangi efek ketidakhadiran Anda. Misalnya, Anda dapat melakukan ini saat kembali atau berbicara dengan rekan kerja untuk menggantikan Anda. Beberapa perusahaan mungkin memiliki kebijakan seperti pemotongan gaji selama berhari-hari. Oleh karena itu, cobalah untuk memahami sepenuhnya kebijakan perusahaan dan bagaimana Anda dapat bekerja dengannya.
Contoh Email 1: Cara Menulis Email Permintaan Maaf (Setelah Anda Melewatkan Sehari Kerja)
Perihal: Bukti ketidakhadiran dari 19/11/2018
Halo Tuan Guillou,
Mohon terima email ini sebagai pemberitahuan resmi bahwa saya tidak dapat masuk kerja pada 19 November 2018 karena pilek. Liam dan Arthur menggantikanku saat aku tidak ada. Mereka menyelesaikan semua tugas yang diberikan kepada saya untuk hari itu.
Saya minta maaf karena tidak dapat berkomunikasi dengan Anda sebelum meninggalkan pekerjaan. Mohon maaf jika ada ketidaknyamanan dalam bisnis ini.
Saya telah melampirkan sertifikat medis saya ke email ini.
Tolong beri tahu saya jika Anda memerlukan informasi lebih lanjut.
Terima kasih atas pengertian anda
Hormat kami,
Ethan Gaudin
Contoh Email 2: Cara Menulis Email Permintaan Maaf untuk Ketidakhadiran di Masa Depan dari Pekerjaan Anda
Subjek: Mengelola hari ketidakhadiran saya 17 / 12 / 2018
Dear Nyonya Pascal,
Mohon terima email ini sebagai pemberitahuan resmi bahwa saya akan absen dari pekerjaan pada 17 Desember 2018. Saya akan hadir sebagai saksi profesional di pengadilan hari itu. Saya memberi tahu Anda tentang panggilan saya ke pengadilan minggu lalu dan kebutuhan mendesak bagi saya untuk hadir.
Saya membuat perjanjian dengan Gabin Thibault dari departemen IT, yang saat ini sedang cuti untuk menggantikan saya. Selama istirahat pengadilan, saya akan menelepon untuk melihat apakah dia membutuhkan bantuan.
Je vous remercie.
Hormat kami,
Emma Vallee
