Email adalah salah satu sarana komunikasi utama dalam lingkungan profesional. Namun, beberapa cenderung melupakan aturan. Ini mengingat bahwa email dianggap kurang formal daripada surat. Penting untuk diketahui bahwa yang satu ini tetap merupakan tulisan yang berfungsi, meskipun gayanya lebih ringan atau lebih ramah pengguna. Bagaimana cara sukses dalam email profesional? Temukan praktik yang harus diadopsi untuk penyusunan dalam aturan seni.
Baris subjek email harus pendek
Hal pertama yang akan dibaca penerima Anda adalah subjek email Anda. Ini sebenarnya satu-satunya baris yang muncul di kotak masuk. Inilah alasannya mengapa harus singkat, tepat dan rapi. Demikian juga, harus memiliki link dengan tujuan email Anda (notify, inform, invite…). Dengan kata lain, penerima harus cepat memahami apa itu, hanya dengan membaca subjek.
Subjek email dapat dirumuskan dalam kalimat nominal, kalimat tanpa kata penghubung, kalimat 5 sampai 7 kata, kalimat tanpa artikel. Berikut adalah beberapa contohnya: "permintaan informasi", "lamaran untuk posisi ...", "pembatalan pelatihan CSE 25 Januari", "undangan 10 tahun perusahaan X", "laporan pertemuan dari … ", dll.
Juga, perhatikan bahwa tidak adanya subjek dapat membuat email tidak diinginkan.
Formula awal
Juga disebut formulir panggilan, ini menunjukkan kata-kata pertama dari email. Dengan kata lain, itu adalah kata-kata yang memastikan kontak dengan lawan bicara.
Rumus banding ini terutama bergantung pada faktor-faktor berikut:
- Hubungan Anda dengan penerima: apakah Anda mengenal penerima? Jika demikian pada titik apa?
- Konteks komunikasi: formal atau informal?
Oleh karena itu, jelas bahwa Anda tidak akan menyapa atasan dengan cara yang sama seperti Anda menyapa rekan kerja. Demikian juga, ini adalah formula berbeda yang akan Anda gunakan saat berbicara dengan orang asing.
Mengikuti formula banding muncul kalimat pertama dari email yang harus ditautkan ke subjek penulisan profesional.
Badan email
Pertimbangkan untuk menggunakan teknik piramida terbalik untuk menulis isi email Anda. Ini terdiri dari memulai dengan informasi utama email yang paling sering merupakan kelanjutan dari subjek email. Setelah itu, Anda harus membangkitkan informasi lain dengan cara yang menurun, yaitu dari yang paling penting hingga yang paling tidak penting.
Alasan mengapa Anda harus menggunakan metode ini adalah karena bagian pertama dari sebuah kalimat adalah yang paling baik dibaca dan paling diingat. Dalam kalimat 40 kata, Anda biasanya hanya mengingat 30% dari bagian pertama.
Email Anda harus ditulis dalam kalimat pendek dan dalam bahasa sehari-hari yang profesional. Dalam hal ini, hindari istilah teknis dan pastikan ada kata penghubung di antara kalimat.
Terakhir, jangan lupa rumus sopan untuk menyelesaikan email Anda. Kemudian gunakan kesopanan singkat di akhir sambil menyesuaikannya dengan konteks pertukaran tetapi juga dengan hubungan Anda dengan penerima.
