Cetak Ramah, PDF & Email

 

Email adalah alat komunikasi pilihan bagi kebanyakan dari kita. E-mail luar biasa karena Anda tidak harus ada pada saat yang sama dengan lawan bicara Anda untuk berkomunikasi. Ini memungkinkan kami untuk bergerak maju dalam masalah yang sedang berlangsung ketika rekan kerja kami tidak tersedia atau di belahan dunia lain.

Namun, kebanyakan dari kita tenggelam dalam daftar email yang tak ada habisnya. Menurut laporan yang diterbitkan pada tahun 2016, rata-rata pengguna bisnis menerima dan mengirim lebih dari 100 email per hari.

Selain itu, email terlalu mudah disalahpahami. Studi Sendmail baru-baru ini menemukan bahwa 64% orang mengirim atau menerima email yang menyebabkan kemarahan atau kebingungan yang tidak disengaja.

Karena volume email yang kami kirim dan terima, dan karena email sering disalahartikan, penting untuk menuliskannya dengan cara yang jelas dan ringkas.

Cara menulis email profesional dengan benar

Menulis email yang singkat dan to the point akan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mengelola email dan membuat Anda lebih produktif. Dengan menjaga agar email tetap pendek, kemungkinan Anda akan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk email dan lebih banyak waktu untuk tugas lain. Yang mengatakan, menulis jelas adalah keterampilan. Seperti semua keterampilan, Anda perlu bekerja pada pengembangannya.

Pada awalnya, mungkin Anda perlu waktu lama untuk menulis email pendek seperti halnya menulis email panjang. Namun, meskipun demikian, Anda akan membantu kolega, klien, atau karyawan Anda menjadi lebih produktif, karena Anda akan mengurangi kekacauan di kotak masuk mereka, yang akan membantu mereka merespons Anda lebih cepat.

Dengan menulis dengan jelas, Anda akan dikenal sebagai seseorang yang tahu apa yang mereka inginkan dan menyelesaikan sesuatu. Keduanya bagus untuk prospek karir Anda.

Jadi, apa yang diperlukan untuk menulis email yang jelas, singkat dan profesional?

Identifikasi tujuan Anda

Email yang jelas selalu memiliki tujuan yang jelas.

Setiap kali Anda duduk untuk menulis email, luangkan beberapa detik untuk bertanya pada diri sendiri, “Mengapa saya mengirim ini? Apa yang saya harapkan dari penerima?

Jika Anda tidak dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, Anda tidak boleh mengirim email. Menulis e-mail tanpa mengetahui apa yang Anda butuhkan adalah membuang-buang waktu Anda dan penerima Anda. Jika Anda tidak tahu persis apa yang Anda inginkan, akan sulit bagi Anda untuk mengekspresikan diri dengan jelas dan singkat.

BACA  Templat surat untuk melaporkan kesalahan pada slip gaji Anda

Gunakan aturan "Satu hal pada satu waktu"

Email bukan pengganti rapat. Dengan pertemuan bisnis, semakin banyak item agenda yang Anda kerjakan, semakin produktif pertemuan tersebut.

Dengan email, yang terjadi adalah sebaliknya. Semakin sedikit Anda memasukkan berbagai topik dalam email Anda, semakin banyak hal yang dapat dipahami oleh lawan bicara Anda.

Itulah mengapa merupakan ide yang baik untuk mempraktikkan aturan "satu hal pada satu waktu". Pastikan setiap email yang Anda kirim adalah tentang satu hal. Jika Anda perlu berkomunikasi tentang proyek lain, tulis email lain.

Ini juga saat yang tepat untuk bertanya pada diri sendiri, "Apakah email ini benar-benar diperlukan?"

Latihan empati

Empati adalah kemampuan untuk melihat dunia melalui mata orang lain. Ketika Anda melakukan ini, Anda memahami pikiran dan perasaan mereka.

Saat menulis email, pikirkan kata-kata Anda dari sudut pandang pembaca. Dengan semua yang Anda tulis, tanyakan pada diri sendiri:

  • Bagaimana saya bisa menafsirkan kalimat ini jika saya menerimanya?
  • Apakah itu termasuk istilah yang ambigu untuk ditentukan?

Ini adalah penyesuaian sederhana namun efektif untuk cara Anda menulis. Memikirkan tentang orang yang akan membaca Anda akan mengubah cara mereka menanggapi Anda.

Berikut ini adalah cara empatik untuk melihat dunia untuk membantu Anda memulai. Kebanyakan orang:

  • Sibuk. Mereka tidak punya waktu untuk menebak apa yang Anda inginkan, dan mereka ingin dapat membaca email Anda dan membalasnya dengan cepat.
  • Nikmati pujian. Jika Anda dapat mengatakan sesuatu yang positif tentang mereka atau pekerjaan mereka, lakukanlah. Kata-kata Anda tidak akan disia-siakan.
  • Suka berterima kasih. Jika penerima membantu Anda dengan cara apa pun, ingatlah untuk berterima kasih kepada mereka. Anda harus melakukan ini bahkan ketika itu adalah tugas mereka untuk membantu Anda.

Singkatan presentasi

Saat pertama kali mengirim email kepada seseorang, Anda harus memberi tahu penerima siapa Anda. Anda biasanya dapat melakukannya dalam satu kalimat. Misalnya: “Senang bertemu dengan Anda di [Acara X]. »

BACA  Apakah lebih baik mengirim email atau lebih tepatnya surat?

Salah satu cara untuk mempersingkat perkenalan adalah dengan menuliskannya seolah-olah Anda sedang bertatap muka. Anda tidak ingin terlibat dalam monolog lima menit saat bertemu seseorang secara langsung. Jadi jangan lakukan itu di email.

Anda tidak tahu apakah pengantar diperlukan. Mungkin Anda sudah menghubungi penerima, tetapi Anda tidak tahu apakah dia akan mengingat Anda. Anda dapat meninggalkan kredensial Anda di tanda tangan elektronik Anda.

Ini menghindari kesalahpahaman. Memperkenalkan kembali diri Anda kepada seseorang yang sudah mengenal Anda dianggap tidak sopan. Jika dia tidak yakin apakah dia mengenal Anda, biarkan dia memeriksa tanda tangan Anda.

Batasi diri Anda hingga lima kalimat

Di setiap email yang Anda tulis, Anda harus menggunakan cukup kalimat untuk mengatakan apa yang Anda butuhkan, tidak lebih. Praktik yang bermanfaat adalah membatasi diri Anda hingga lima kalimat.

Kurang dari lima kalimat seringkali brutal dan kasar, lebih dari lima kalimat membuang waktu.

Akan ada saat-saat ketika tidak mungkin menyimpan email yang berisi lima kalimat. Tetapi dalam kebanyakan kasus, lima kalimat sudah cukup.

Terapkan disiplin lima kalimat dan Anda akan menemukan diri Anda menulis email lebih cepat. Anda juga akan mendapat lebih banyak jawaban.

Gunakan kata-kata pendek

Pada tahun 1946, George Orwell menasihati para penulis untuk tidak pernah menggunakan kata yang panjang di mana kata yang pendek bisa digunakan.

Nasihat ini bahkan lebih relevan saat ini, terutama saat menulis email.

Kata-kata pendek menunjukkan rasa hormat kepada pembaca Anda. Dengan menggunakan kata-kata singkat, Anda membuat pesan Anda mudah dimengerti.

Hal yang sama berlaku untuk kalimat pendek dan paragraf. Hindari menulis blok teks yang besar jika Anda ingin pesan Anda jelas dan mudah dipahami.

Gunakan suara aktif

Suara aktif lebih mudah dibaca. Ini juga mendorong tindakan dan tanggung jawab. Memang, dalam kalimat aktif, kalimat fokus pada orang yang bertindak. Dalam kalimat pasif, kalimat berfokus pada objek yang menjadi sasaran tindakan. Dalam kalimat pasif, mungkin terdengar seperti sesuatu terjadi dengan sendirinya. Secara aktif, hal-hal hanya terjadi ketika orang bertindak.

Tetap berpegang pada struktur standar

Apa kunci menjaga email Anda pendek? Gunakan struktur standar. Ini adalah templat yang dapat Anda ikuti untuk setiap email yang Anda tulis.

BACA  Templat surat: buka tabungan karyawan Anda

Selain membuat email Anda singkat, mengikuti struktur standar juga membantu Anda menulis dengan cepat.

Seiring waktu, Anda akan mengembangkan struktur yang akan bekerja untuk Anda. Berikut adalah struktur sederhana untuk membantu Anda memulai:

  • Salam
  • Sebuah pujian
  • Alasan untuk email Anda
  • Panggilan untuk bertindak
  • Pesan penutup (Penutupan)
  • Tanda tangan

Mari kita lihat masing-masing secara mendalam.

  • Ini adalah baris pertama email. “Halo, [Nama Depan]” adalah sapaan yang khas.

 

  • Saat Anda mengirim email kepada seseorang untuk pertama kalinya, pujian adalah awal yang baik. Pujian yang ditulis dengan baik juga bisa berfungsi sebagai pengantar. Contohnya :

 

“Saya menikmati presentasi Anda tentang [subjek] pada [tanggal]. »

“Saya menemukan blog Anda di [topik] sangat membantu. »

“Senang bertemu dengan Anda di [acara]. »

 

  • Alasan untuk email Anda. Di bagian ini, Anda mengatakan, "Saya akan mengirim email untuk menanyakan tentang..." atau "Saya ingin tahu apakah Anda dapat membantu..." Terkadang Anda memerlukan dua kalimat untuk menjelaskan alasan Anda menulis.

 

  • Panggilan untuk bertindak. Setelah Anda menjelaskan alasan email Anda, jangan berasumsi bahwa penerima akan tahu apa yang harus dilakukan. Berikan instruksi spesifik. Sebagai contoh:

"Bisakah Anda mengirimi saya file-file itu pada hari Kamis?" »

"Bisakah Anda menulis ini dalam dua minggu ke depan?" "

“Tolong tulis Yann tentang itu, dan beri tahu saya jika Anda sudah melakukannya. »

Dengan menyusun permintaan Anda dalam bentuk pertanyaan, penerima diundang untuk menanggapi. Atau, Anda juga dapat menggunakan: "beri tahu saya jika Anda melakukan ini" atau "beri tahu saya jika ini tidak masalah bagi Anda". "

 

  • penutupan. Sebelum mengirim email Anda, pastikan untuk menyertakan pesan penutup. Ini melayani tujuan ganda untuk mengulangi ajakan Anda untuk bertindak dan membuat penerima merasa baik.

 

Contoh garis penutupan yang baik:

“Terima kasih atas semua bantuan Anda dengan ini. "

“Saya tidak sabar untuk mendengar apa yang Anda pikirkan. »

“Beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan. "

  • Untuk menyelesaikan berpikir menambahkan tanda tangan Anda didahului dengan pesan salam.

Bisa jadi "Milikmu benar-benar", "Hormat", "Semoga harimu menyenangkan" atau "Terima kasih".