Tölvupóstur gerir okkur oft kleift að eiga samskipti meira. Fyrir vikið er internetið fullt af ráð til að skrifa betur, lista yfir ástæður til að forðast að senda tölvupóst á ákveðnum tímum, eða ráðleggingar um hversu fljótt við ættum að bregðast við o.s.frv. Hins vegar gæti besta leiðin til að spara tíma og forðast rugling verið að muna að sum samtöl geta ekki átt sér stað með tölvupósti, hér eru nokkur dæmi.
Þegar þú berst slæmar fréttir
Það er ekki auðvelt að flytja slæmar fréttir, sérstaklega þegar þú þarft að koma þeim áfram til yfirmanns þíns eða yfirmanns. En það eru nokkrar leiðir til að lágmarka erfiðleikana. Fyrst af öllu, ekki fresta því og ekki eyða tíma; þú verður að taka ábyrgð og útskýra aðstæður rækilega. Að gefa slæmar fréttir með tölvupósti er ekki góð hugmynd, þar sem það má skilja það sem tilraun til að forðast samtal. Þú gætir sent aftur mynd af einstaklingi sem er hræddur, vandræðalegur eða jafnvel of óþroskaður til að vera fyrirbyggjandi. Svo þegar þú hefur slæmar fréttir að flytja skaltu gera það persónulega þegar mögulegt er.
Þegar þú ert ekki alveg viss um hvað þú átt við
Almennt séð er gott að leitast við að vera fyrirbyggjandi frekar en viðbrögð. Því miður hentar tölvupóstur vel fyrir svona viðbragð. Við teljum okkur knúna til að tæma pósthólf okkar, þar sem flestir tölvupóstar krefjast svara. Svo stundum, jafnvel þegar við erum ekki alveg viss um hvernig við viljum bregðast við, byrja fingurnir okkar samt að pikka. Í staðinn skaltu taka þér hlé þegar þú þarft að taka það. Leitaðu að frekari upplýsingum um efnið, frekar en að svara áður en þú veist raunverulega hvað þér finnst og hvað þú vilt segja.
Ef þú finnur fyrir kvölum
Mörg okkar nota tölvupóst til að forðast erfið samtal. Hugmyndin er sú að þessi miðill gefi okkur tækifæri til að skrifa tölvupóst sem nær til hins aðilans nákvæmlega eins og við vonumst til. En of oft er það ekki það sem gerist. Það fyrsta sem þjáist er skilvirkni okkar; Það tekur svo mikinn tíma að búa til fullkomlega hannaðan tölvupóst. Svo oft mun hinn aðilinn ekki lesa tölvupóstinn okkar eins og við áttum samt von á. Svo ef þú finnur að þú ert kveltur af tóninum þegar þú skrifar tölvupóst skaltu spyrja sjálfan þig hvort í þessu tilfelli líka væri ekki skynsamlegra að takast á við þetta samtal augliti til auglitis.
Ef það er á milli 21h og 6h og þú ert þreyttur
Það er erfiðara að hugsa skýrt þegar þú ert þreyttur og tilfinningar geta líka verið háar þegar þú ert í þessu ástandi. Svo ef þú situr heima og ert utan skrifstofutíma skaltu íhuga að ýta á vista uppkast frekar en senda hnappinn. Í staðinn skaltu skrifa fyrsta uppkast í uppkasti, ef það hjálpar þér að gleyma vandamálinu, og lestu það á morgnana áður en þú klárar það, þegar þú hefur ferskari sýn.
Þegar þú biður um aukningu
Sum samtöl eiga að eiga sér stað augliti til auglitis, til dæmis þegar þú ert að leita að því að semja um launahækkun. Þetta er ekki sú beiðni sem þú vilt senda með tölvupósti, aðallega vegna þess að þú vilt að það sé skýrt og það er mál sem þú tekur alvarlega. Einnig viltu vera tiltækur til að svara spurningum um umsókn þína. Að senda tölvupóst gæti sent röng skilaboð. Ef þú tekur þér tíma til að hitta yfirmann þinn í eigin persónu við þessar aðstæður mun það skila þér meiri árangri.
