Þú hefur fengið boðskort á fundi og óskað eftir því að staðfesta viðveru þína. Í þessari grein segjum við þér af hverju það er mikilvægt að bregðast við boðinu til að staðfesta viðveru þína og hvernig á að gera það í réttu formi.
Tilkynna þátttöku þína á fundi
Þegar þú færð boð á fundi getur sá sem sendi það sent þér óskað eftir skriflegri staðfestingu á aðsókn þinni á þeim fundi. Ef í vissum tilvikum er staðfest að viðveru þín sé ekki beðið er mælt með því að gera það samt.
Reyndar getur fundur verið flókinn að skipuleggja, sérstaklega þegar þú veist ekki nákvæmlega hversu margir mæta. Með því að staðfesta mætingu þína auðveldar þú ekki aðeins undirbúningsvinnu skipuleggjandans heldur tryggir þú einnig að fundurinn sé skilvirkur, ekki of langur og aðlagaður að fjölda þátttakenda. Það er aldrei sniðugt að eyða 10 mínútum í upphafi fundar við að bæta við stólum eða fara að endurprenta skrár!
Mundu líka að bíða ekki of lengi áður en þú svarar, jafnvel þó það sé rétt að þú getir ekki alltaf getað staðfest framboð þitt strax. Því fyrr sem staðfestingin kemur fram, því meira auðveldar hún skipulagningu fundarins (ekki er hægt að skipuleggja fund á síðustu stundu!).
Hvað ætti staðfestingartölvupóstur fundarmóttöku að innihalda?
Í tölvupósti til staðfestingar á fundi er mikilvægt að láta eftirfarandi fylgja með:
- Þakka fólki fyrir boð hans
- Augljóslega tilkynna nærveru þinni
- Sýnið þátttöku þína með því að spyrja hvort það séu hlutir til að undirbúa fyrir fundinn
Hér er email sniðmát til að fylgja til að tilkynna þátttöku þína á fundi.
Efni: Staðfesting á þátttöku minni í fundinum [dags]
Sir / Madam,
Ég þakka þér fyrir boðið þitt á fundinum í [tilgangi fundarins] og staðfestu gjarna nærveru mína á [degi] á [tíma].
Vinsamlegast láttu mig vita ef einhver atriði eru til að undirbúa þennan fund. Ég er áfram til ráðstöfunar fyrir frekari upplýsingar um þetta efni.
Með kveðju,
[Undirskrift]
