Í dag er tölvupóstur besta leiðin til að eiga samskipti við vellíðan, hraða og skilvirkni. Fyrir fagleg ungmennaskipti er það algengasta leiðin.

Til að skrifa a fagleg pósturVið verðum að virða ákveðnar forsendur, ráð og reglur sem við munum reyna að útskýra fyrir þér í greininni.

Dæmi um skrifunaráætlun fyrir faglegan tölvupóst 

Stundum getur pósturinn verið flókinn að stjórna í faglegu samhengi. Áætlunin til að fylgja til að skrifa faglegan tölvupóst verður að koma til móts við viðtakandann allar nauðsynlegar þættir séu stutta og nákvæmar.

Til að skrifa fagmannatölvupóst geturðu samþykkt eftirfarandi áætlun:

  • Skýr og skýr hlutur
  • Kæraformúla
  • Upphaf sem verður að setja upp samhengi samskipta
  • A kurteisi formúlu til að gera
  • Undirskrift

Veldu efni af faglegum tölvupósti

Talið er að fagmaður geti fengið að meðaltali 100 tölvupóst á dag. Þú verður því að velja efni tölvupóstsins til að hvetja þá til að opna það. Til að gera þetta eru reglur sem fylgja þarf:

1-Skrifa stuttan hlut

Til þess að auka opið hlutfall tölvupóstsins, mælum sérfræðingar helst með því að nota 50 stafa hámark.

Þú hefur aðeins takmarkað pláss til að skrifa hlutinn þinn, þannig að þú verður að velja tiltekna hluti meðan þú notar aðgerðarsagnir sem tengjast efni tölvupóstsins þíns.

Almennt eru langar hlutir lesnar illa á smartphones, sem eru að verða fleiri og fleiri notaðir af fagfólki til að athuga tölvupóstinn sinn.

2-Sérsniðið efni tölvupóstsins þíns

Ef mögulegt er verður þú að tilgreina nafn og fornafn tengiliða á hlutastigi. Það er þáttur sem getur aukið opnunartíðni.

Með því að setja upplýsingar um viðtakanda þína á borð við efni tölvupóstsins mun hann líða vel og viðurkenna, sem hvetur hann til að opna og lesa tölvupóstinn þinn.

Líkaminn af faglegum tölvupósti 

Til að skrifa faglega tölvupósti er ráðlegt að skrifa greinilega líkama tölvupóstsins án þess að fara frá efninu og allt byggt á ákveðnum stöðlum um stíl og kynningu.

Gætið þess að skrifa stuttan tölvupóst, með stuttum og nákvæmum setningar sem mun veita þér meiri þægindi.

Hér eru nokkur atriði sem þarf að muna: 

1-Notaðu klassískt letur

Flestar tölvupóstþjónustur leyfa notandanum að velja leturgerð og stíl textans. Þegar kemur að tölvupósti fyrirtækis skaltu velja klassískt letur eins og „Times New Roman“ eða „Arial“.

Ekki er mælt með því að nota skreytingar leturgerð.

Við mælum einnig með:

  • Samþykkja læsileg leturstærð
  • Forðastu skáletrun, hápunktur eða litir
  • Ekki að skrifa alla texta með hástöfum

2-Skrifa góða hringformúlu

Fyrir faglegan tölvupóst er æskilegt eins og að ofan til að takast á við viðtakandann með nafni, en þar á meðal titill borgaralegs persónunnar sem fylgir eftirnafninu.

3-Kynntu þér í fyrsta málsgrein

Ef þú ert að skrifa til einhvern í fyrsta skipti (nýr viðskiptavinur til dæmis) er mjög mikilvægt að kynna þig og lýsa stuttlega um tilgang skilaboðanna.

Þú getur helgað þessari litlu kynningu einum eða tveimur setningum.

4-mikilvægustu upplýsingarnar í forgang

Eftir kynningu þína, við förum í mikilvægasta lið.

Það er mjög áhugavert að vitna í mikilvægustu upplýsingar í upphafi tölvupóstsins. Þú verður að vista viðtakanda sinn með því að skýra fyrirætlanir þínar.

Þú verður að vekja athygli bréfritara þíns og koma þér beint að efninu.

5-Notaðu formlegt orðaforða

Þar sem þú ert að skrifa faglega tölvupóst þarftu að gera góða birtingu.

Við ráðleggjum þér að skrifa heill setningar í kurteislegu stíl.

Ekki er mælt með notkun:

  • Slangur orð;
  • Gagnslaus skammstafanir;
  • Emoticons eða emojis;
  • Brandarar;
  • Dónaleg orð;

6-Gerðu viðeigandi niðurstöðu

Til að ljúka tölvupósti verðum við að hugsa um undirskriftina sem á að nota, tóninn til að samþykkja og kurteisi formúlunni til að velja.

Við verðum að hafa í huga að fagleg samskipti eru áfram a mjög kóðað tungumál. Það er mjög mikilvægt að vita reglurnar og velja réttu formúluna til að nota í lok tölvupóstsins.

Formúlan sem notuð er verður að laga sig að gæðum viðtakanda þess og samhengi við skiptinám.

Til dæmis, ef þú ert að tala við umsjónarmann eða viðskiptavin geturðu notað „einlægar kveðjur“, sem er heppilegasta setningin. En ef það er samstarfsmaður getum við endað tölvupóstinn okkar með orðatiltækinu „Dagurinn góður!“ „

Varðandi undirskriftina getur þú stillt tölvupóstforritið þitt til að setja sjálfkrafa undirskrift í lok tölvupóstsins.

Til að skila árangri verður undirskriftin að vera stutt:

  • Ekki meira en 4 línur;
  • Ekki meira en 70 stafir á línu;
  • Láttu fylgja með fornafn og eftirnafn, hlutverk þitt, nafn fyrirtækisins, heimilisfang vefsíðu þinnar, símanúmer og faxnúmer og hugsanlega tengil á LinkedIn eða Viadeo prófílinn þinn;

Exemple :

Robert Holliday

Fulltrúi fyrirtækisins Y

http: /www.votresite.com

Sími. : 06 00 00 00 00 / Fax: 06 00 00 00 00

Farsími: 06 00 00 00 00

Nokkur kurteisleg orð:

  • Hjartanlega;
  • Bestu kveðjur ;
  • Bestu kveðjur;
  • Með virðingu;
  • Kærleikskveðjur;
  • Bestu kveðjur ;
  • Kveðja
  • Það er ánægjulegt að sjá þig aftur;
  • Warm kveðjur ...

Fyrir fólk sem við þekkjum sérstaklega vel getum við notað hjartalegar formúlur eins og „hæ“, „vinátta“, „sjáumst“ ...

Önnur dæmi um sígildar formúlur:

  • Vinsamlegast taktu við, herra / frú, tjáningu álitinna tilfinninga minna;
  • Vinsamlegast taktu við, herra / frú, tjáningu hjartanlega kveðjunnar;
  • Vinsamlegast fáðu, herra / frú, bestu kveðjur;
  • Vinsamlegast taktu á móti, herra / frú, virðingar mínar og dyggar tilfinningar;
  • Vinsamlegast taktu við, herra / frú, mínar einlægu kveðjur;
  • Vinsamlegast taktu við, herra / frú, tjáningu hæstv.
  • Með því að biðja þig um að taka á móti bestu kveðjum;
  • Þakka þér fyrir athygli þína á beiðni minni;
  • Vertu að sætta þig við, herra / frú, virðingu mína fyrir djúpa virðingu;
  • Meðan þú bíður eftir að lesa frá þér, vinsamlegast sættu þig við, herra / frú, fullvissuna um að ég sé hæstv.
  • Með þakkir mínar bið ég þig að finna hér, herra / frú, tjáningu álitinna tilfinninga minna;

7-Hafa viðhengi með

Varðandi viðhengi, ekki gleyma að tilkynna viðtakandanum með því að nefna þau í líkamanum í tölvupósti þínu með kurteisi.

Það er mjög áhugavert að nefna stærð og fjölda viðhengja sem sendar eru til viðtakanda.

Áhersla: The inverted pýramída

Með hliðsjón af svokallaða andstæða pýramída aðferðinni samanstendur það af því að hefja texta faglegrar tölvupósts með helstu upplýsingum skilaboðanna og síðan halda áfram með aðrar upplýsingar í lækkandi röð af mikilvægi.

En af hverju að tileinka sér þessa aðferð?

Venjulega les fyrsta setningin betur en restin af skilaboðunum. Það hlýtur að vera aðlaðandi. Með því að taka upp öfugan pýramídaaðferðina getum við auðveldlega fangað athygli lesandans og fengið hann til að vilja lesa tölvupóstinn til enda.

Að því er varðar ritun er ráðlegt að nota hámark fjóra málsgreina, frá 3 til 4 línurnar hvor og einbeita sér að einum ákveðnum hugmyndum á hverri málsgrein.

Ef þú vilt taka upp þessa aðferð ráðleggjum við þér að nota:

  • tiltölulega stuttar setningar;
  • að tengja orð til að tengja setningarnar saman;
  • núverandi og faglega tungumál.

 

                                                    REMINDER 

 

Eins og þú hefur skilið hefur fagpóstur ekkert að gera með tölvupóst sem er sendur til vinar. Það eru reglur sem þarf að fylgja út í bláinn.

1-meðhöndla vandlega viðfangið

Eins og við höfum skýrt tilgreint verður þú að skrifa efnisreitinn (eða efni) á fagpóstinum þínum rétt. Það ætti að vera hnitmiðað og skýrt. Viðtakandinn þinn verður strax að skilja innihald tölvupóstsins þíns. Hann getur því ákveðið hvort hann opnar hana strax eða lesi hana síðar.

2-Til að vera kurteis

Eins og þú hefur vel skilið þá er nauðsynlegt að nota formúlurnar kveðju og kurteisi í samhengi.

Formúlurnar skulu vera stutta og mjög vel valdar.

3-Rétt stafsetningarvillur

Fyrst af öllu þarftu að endurlesa tölvupóstinn þinn og ganga úr skugga um að þú hafir ekki gleymt neinum nauðsynlegum upplýsingum og af hverju ekki að hafa einhvern annan að lesa hana. Það er mjög áhugavert að hafa skoðun annars manns.

Til að leiðrétta stafsetningu og málfræði mistök ráðleggjum við þér að afrita og líma tölvupóstinn þinn á ritvinnsluforrit og gera sjálfvirka athugun. Jafnvel þótt þessi hugbúnaður leiði ekki til allra galla getur það hjálpað þér. Að öðrum kosti getur þú einnig fjárfest í faglegri leiðréttingarforrit.

4-Skráðu netfangið þitt

Það er mjög mikilvægt að bæta undirskrift á faglegan tölvupóst. Þú verður að fylgja reglunum hér að ofan til að skrifa faglega undirskrift.

Með því að nefna ýmsar upplýsingar sem tengjast hlutverki þínu, fyrirtæki þitt ... viðtakandinn þinn mun fljótlega skilja hver hann er að takast á við.

5-sérsniðið tölvupóstinn þinn

Ef það er almennt er pósturinn líklegri til að lesa. Þú verður að gera viðtakandanum kleift að senda póstinn aðeins til hans. Svo verður þú að aðlaga hlutinn og velja formúluna til að samþykkja til að hefja tölvupóstinn þinn.

Ef um er að ræða hóppóst er mikilvægt að búa til mismunandi lista eftir eiginleikum viðtakenda þinna, óskum þeirra, hagsmunum þeirra og staðsetningu. Skipting viðtakenda gerir þér kleift að auka opið hlutfall tölvupóstsins.

6-Gefðu vilt opna póstinn

Þegar þú skrifar faglegan tölvupóst þarftu alltaf að gera viðtakandann langar til að opna það. Almennt er hluturinn fyrsti þátturinn sem ýtir á samsvarandi til að opna tölvupóstinn þinn og lesa hana. Þannig að þú verður að gefa þér meiri áherslu á hlut þinn, lækna það og gera það eins aðlaðandi og mögulegt er.

Í sömu skilningi verða fyrstu tvær setningar tölvupóstsins að gera viðtakandann langar til að halda áfram að lesa. Mælt er með því að vitna í mikilvægustu upplýsingarnar í upphafi tölvupóstsins og til að vekja athygli á forvitni samsvarandi þinnar.

7-Forðastu villandi hluti

Þú ættir aldrei að nota villandi hluti til að auka upphafshraða tölvupóstsins.

Þú ættir að vita að tölvupósturinn þinn veitir myndina þína (eða fyrirtæki þitt). Það er því mjög mikilvægt að forðast ögrandi og villandi hluti. Hlutinn verður að vera í samræmi við innihald tölvupóstsins.

8-Settu þig í stað lesandans

Samkennd er mjög mikilvægur þáttur til að taka tillit til. Þú verður að setja þig í stað viðtakanda þíns til að skrifa almennilega efni tölvupóstsins og gera það aðlaðandi. Þú verður að setja þig í spor fréttaritara þíns og telja upp nokkrar spurningar sem hann getur spurt sig. Það er frá svörunum sem þú getur aðlagað titil tölvupóstsins.

9-Notaðu faglega netfang

Persónuleg heimilisföng svo lovelygirl @ ... eða heiðursmaður @ ... er algerlega að afsanna. Í sambandi við fagleg samskipti tala við aldrei við samtengda aðila sem notar þessa tegund af netföngum.

Mælt er með því að nota faglega tölvupóstfang eða að minnsta kosti persónulegt netfang með nafninu þínu og eftirnafninu.

Tölvupósturinn krefst mjög góðrar samskipta, nákvæmrar orðaforða, ítarlegar texta, skýr beiðni og óviðunandi stafsetningu. Með því að samþykkja reglur, ráð og ráð sem við vitna í, getur þú skrifað aðlaðandi tölvupóst sem mun strax vekja áhuga þinn á viðtakanda og vekja áhuga hans.