Skrifaðu til að lesa

Samstarfsmaður sendi þér tölvupóst um fund sem þú átt eftir klukkutíma. Tölvupósturinn á að innihalda lykilupplýsingarnar sem þú þarft að kynna, sem hluta af mikilvægu verkefni.

En það er vandamál: tölvupósturinn er svo illa skrifaður að þú finnur ekki gögnin sem þú þarft. Það eru stafsetningarvillur og ófullkomnar setningar. Málsgreinarnar eru svo langar og ruglingslegar að það tekur þig þrisvar sinnum lengri tíma en það tekur að finna þær upplýsingar sem þú vilt. Fyrir vikið ertu van undirbúinn fyrir fundinn og hann gengur ekki eins vel og þú hafðir vonað.

Hefur þú einhvern tíma lent í svipuðum aðstæðum og þessari? Í heimi sem er ofhlaðinn upplýsingum er nauðsynlegt að hafa samskipti á skýran, hnitmiðaðan og skilvirkan hátt. Fólk hefur ekki tíma til að lesa tölvupósta á lengd bóka og það hefur ekki þolinmæði til að túlka tölvupósta sem eru illa uppbyggðir og þar sem gagnlegum upplýsingum er dreift út um allt.

Auk þín skrifa færni eru góð, því betri áhrif hefur þú á þá sem eru í kringum þig, þar á meðal yfirmann þinn, samstarfsmenn og viðskiptavini. Þú veist aldrei hversu langt þessar góðu birtingar munu taka þig.

Í þessari grein munum við sjá hvernig þú getur bætt skriflega færni þína og forðast algeng mistök.

Áhorfendur og sniði

Fyrsta skrefið til að skrifa skýrt er að velja viðeigandi snið. Þarftu að senda óformlegan tölvupóst? Skrifa ítarlega skýrslu? Eða skrifa formlegt bréf?

Snið, ásamt áhorfendum þínum, mun skilgreina „skriftarrödd“ þína, þ.e. hversu formlegur eða afslappaður tónninn ætti að vera. Til dæmis, ef þú ert að skrifa tölvupóst til hugsanlegs viðskiptavinar, ætti hann þá að hafa sama tón og tölvupóstur til vinar?

Ákveðið ekki.

Byrjaðu á því að finna hver mun lesa skilaboðin þín. Er það fyrir æðstu stjórnendur, allt teymið eða lítinn hóp sem vinnur að tiltekinni skrá? Í öllu sem þú skrifar þurfa lesendur þínir, eða viðtakendur, að skilgreina tón þinn sem og þætti innihaldsins.

LESA  Bréfasniðmát fyrir vel heppnaða launahækkunarbeiðni

Samsetning og stíl

Þegar þú veist hvað þú skrifar og fyrir hvern þú ert að skrifa þarftu að byrja að skrifa.

Autt, hvítur tölvuskjár er oft ógnvekjandi. Það er auðvelt að festast því þú veist ekki hvernig á að byrja. Prófaðu þessar ráðleggingar til að semja og forsníða skjalið þitt:

 

  • Byrjaðu með áhorfendum þínum: Mundu að lesendur þínir vita kannski ekkert af því sem þú segir þeim. Hvað ættu þeir að vita fyrst?
  • Búðu til áætlun: Þetta er sérstaklega gagnlegt ef þú ert að skrifa lengra skjal, eins og skýrslu, kynningu eða ræðu. Útlínur hjálpa þér að bera kennsl á hvaða skref á að fylgja í hvaða röð og skipta verkefninu niður í viðráðanlegar upplýsingar.
  • Prófaðu smá samúð: Til dæmis, ef þú ert að skrifa sölutölvupóst fyrir væntanlega viðskiptavini, hvers vegna ætti þeim að vera sama um vöruna þína eða sölutilkynningu þína? Hver er ávinningurinn fyrir þá? Mundu þarfir áhorfenda þinna alltaf.
  • Notaðu rhetorical triangle: Ef þú ert að reyna að sannfæra einhvern um að gera eitthvað, vertu viss um að útskýra hvers vegna fólk ætti að hlusta á þig, koma skilaboðunum þínum á framfæri á þann hátt sem vekur áhuga áheyrenda og kynna upplýsingarnar á skynsamlegan og samfelldan hátt.
  • Þekkja aðalþema þína: Ef þú átt í erfiðleikum með að skilgreina meginþema skilaboðanna skaltu láta eins og þú eigir 15 sekúndur eftir til að útskýra afstöðu þína. Hvað segir þú ? Þetta er líklega aðalþemað þitt.
  • Notaðu látlaus tungumál: Nema þú sért að skrifa vísindagrein, þá er venjulega best að nota einfalt og einfalt mál. Ekki nota löng orð bara til að heilla fólk.

Uppbygging

Skjalið þitt ætti að vera eins notendavænt og mögulegt er. Notaðu titla, texta, skot og tölur eins mikið og mögulegt er til að skilja textann.

Eftir allt saman, hvað gæti verið auðveldara að lesa: síða fyllt með löngum málsgreinum eða síða skipt upp í stuttar málsgreinar með kaflafyrirsögnum og punktum? Skjal sem auðvelt er að skanna verður lesið oftar en skjal með löngum, þéttum málsgreinum.

LESA  Hver viðtakandi hefur viðeigandi kurteis formúlu!

Fyrirsagnir ættu að fanga athygli lesandans. Oft er góð hugmynd að nota spurningar, sérstaklega í auglýsingatexta, því spurningar hjálpa til við að halda lesandanum áhuga og forvitinn.

Í tölvupósti og tillögum skaltu nota stutta, staðreyndar titla og texta, svo sem þær sem eru í þessari grein.

Að bæta við grafík er einnig klár leið til að skilja texta þína. Þessar sjónrænu hjálpartæki leyfa ekki lesandanum að halda athygli sinni á innihaldi heldur einnig að miðla mikilvægum upplýsingum miklu hraðar en textinn.

Grammatical villur

Þú veist líklega að mistök í tölvupóstinum þínum munu gera starf þitt ófagmannlegt. Nauðsynlegt er að forðast gróf mistök með því að fá þér villuleit og endurskoða stafsetninguna eins mikið og mögulegt er.

Hér eru nokkur dæmi um almennt notuð orð:

 

  • Ég sendi / sendi / sendi þér

 

Sögnin "að senda" er sögn fyrstu hópsins, það mun alltaf skrifa í fyrstu persónu einhleypunnar "Ég sendi" með "e". "Sending" án "e" er nafn ("sending") og getur verið fleirtölu: "sendingar".

 

  • Ég er með þig / ég er með þig

 

Einn mun alltaf skrifa "ég tengist þér" með "s". "Sameiginlegt" með "t" er samhengi þriðja einstaklingsins "hann tengist".

 

  • Frestur / frestur

 

Jafnvel ef "stuðara" er fest við kvenlegt nafn, gefðu ekki á freistingu og skrifaðu alltaf "stuðara" án "e".

 

  • Tilmæli / tilmæli

 

Ef á ensku skrifum við "tilmæli" með "e", á franska skrifum við alltaf "tilmæli" með "a".

 

  • Er þar / er þar / er þar

 

Við bætum táknrænu „t“ við fyrirspurnarformúlur til að auðvelda framburð og koma í veg fyrir tvö sérhljóð í röð. Við munum því skrifa „er þar“.

 

  • Hvað varðar / hvað varðar

 

Einn skrifar aldrei "hvað varðar" án "s". Það eru örugglega alltaf nokkrir "skilmálar" í notkun þessa tjáningar.

LESA  Fimm ráð til að létta setningarnar þínar

 

  • Af / meðal

 

Verið varkár ekki að blekkjast af orðinu "nema" sem endar með "s". Einn skrifar aldrei "meðal" með "s". Það er forsætisráðstöfun og það er óvaranlegt.

 

  • Eins og samþykkt / sem samþykkt

 

Jafnvel fest við kvenna nafn, "eins og samþykkt" er alltaf óbreytt og tekur aldrei "e".

 

  • Viðhald / þjónusta

Ekki rugla saman nafnið og sögnina. Nafnið "viðtal" án "t" lýsir skiptum eða "viðtali". Samhengi sögnin í þriðja manneskju eintölu "viðheldur" er notuð þegar það kemur að því að gera aðgerðir til að viðhalda eitthvað.

Sumir lesendur þínir munu ekki vera fullkomnir í stafsetningu og málfræði. Þeir mega ekki taka eftir ef þú gerir þessar mistök. En ekki nota þetta sem afsökun: það verður yfirleitt fólk, sérstaklega æðstu stjórnendur, sem vilja taka eftir!

Af þessum sökum ætti allt sem þú skrifar að vera í viðunandi gæðum fyrir alla lesendur.

sannprófun

Óvinur góðs prófarkalesturs er hraði. Margir þjóta í gegnum tölvupóstinn sinn, en þannig missir þú af villum. Fylgdu þessum leiðbeiningum til að staðfesta það sem þú skrifaðir:

  • Athugaðu hausana þína og fætur: Fólk hunsar þá oft til að einblína aðeins á textann. Þó að hausarnir séu stórir og feitletraðir þýðir það ekki að þeir séu villulausir!
  • Lesið tölvupóstinn upphátt: Þetta veldur því að þú farir hægar, sem þýðir að þú ert líklegri til að greina villur.
  • Notaðu fingurinn til að fylgja textanum eins og þú lest: Það er annað sem hjálpar þér að hægja á þér.
  • Byrja í lok texta þinnar: Endurskoðaðu setningu frá upphafi til byrjun, það hjálpar þér að einblína á villurnar og ekki innihald.