Fagbréf er skrifað skjal, sem tryggir formlegt samband milli ólíkra viðmælenda. Það hefur ósköp venjulega innri uppbyggingu. Í meginatriðum skrifað á einni síðu, eða tvær undantekningalaust. Fagbréfið inniheldur oftast eitt efni. Þessi innri uppbygging hefur forskot. Ritáætlun hans getur verið sú sama sama hvað. Augljóslega verða breytingar miðað við markmiðið. En hvort sem það er einföld beiðni um upplýsingar, umsókn eða jafnvel kvörtun. Áætlunin um ritun faglegra bréfaskipta verður nánast óbreytt.

Fortíð, nútíð, framtíð: þriggja fasa áætlun um farsælt fagbréf

Notkun fortíðar, nútíðar og framtíðar, í þessu tímariti stigveldi, vísar til þríþrautar ritunaráætlunar fagbréfs. Það er einföld og árangursrík áætlun til að hrinda í framkvæmd við allar aðstæður. Að spyrja, koma upplýsingum á framfæri, útskýra tiltekið efni eða jafnvel sannfæra lesandann þinn. Skilvirkni, sem er réttlætanlegt m.t.t.rökrétt röð fram í uppbyggingu þess.

 

Fortíðin: skref númer 1 áætlunarinnar

Við skrifum bréf oftast, á grundvelli fordæmis, upphafs eða fyrri aðstæðna. Það getur verið móttekið bréf, fundur, heimsókn, símaviðtal o.s.frv. Tilgangurinn með því að skrifa fyrsta hluta þessa bréfs er að koma á framfæri ástæðum fyrir sendingu. Eða einfaldlega samhengið sem lýsir aðstæðum. Áminningin um staðreyndir kemur almennt fram í einni og sömu setningunni. Hins vegar er þægilegra að smíða þessa setningu í undirsetningum. Til skýringar getum við haft eftirfarandi orð:

  • Ég viðurkenni móttöku bréfs þíns og tilkynnti mér um ...
  • Í bréfi þínu dagsettu ………
  • Þú komst til vitundar okkar ...
  • Í ljósi fréttatilkynningar þinnar sem dagblaðið XXX birti (tilvísun nr. 12345) höfum við nýlega lagt til ...
  • Eftir að hafa framkvæmt staðfestingu á reikningi þínum fundum við ...

Í aðstæðum þar sem ástæðan fyrir því að skrifa bréfið tengist ekki fyrri staðreynd. Á þeim tímapunkti höfum við fyrstu málsgrein póstsins þar sem höfundur kynnir sig og stofnun sína. Haltu síðan áfram með því að tilgreina beiðni þína eða bjóða ýmsa þjónustu hennar. Við getum til dæmis haft eftirfarandi orð í sambandi við beiðni um upplýsingar eða þjónustutillögu:

  • Sem sérfræðingar í öryggisgeiranum komum við þessa leið ....
  • Með ánægju viðskiptavina okkar í hjarta vildum við ...
  • Við erum mjög ánægð að tilkynna að við höfum skipulagt viðskiptavini okkar ...

Í samhengi við sjálfsprottna umsókn (starfsnám eða starf) getum við einnig haft orðtökin hér að neðan:

  • Fyrirtækið þitt vakti athygli mína og sem námsmaður í ………… langar mig að sækja um starfsnám ………
  • Nýlega útskrifaðist í ...

Viðtakandinn sem bréfið er beint að verður frá fyrstu málsgrein að skilja efni bréfs þíns.

Nútíminn: skref númer tvö í áætluninni

Þessi seinni hluti áætlunarinnar vísar til ástæðna sem réttlæta skrif bréfsins á þeim tíma T. Með tilliti til fyrri aðstæðna sem komu fram í fyrri hlutanum. Á þessu stigi er það annað hvort að rífast, upplýsa, útskýra eða jafnvel spyrja. Það fer eftir því hversu flókið ástandið er, hægt að skrifa þennan hluta annað hvort í fullri málsgrein eða setja meginhugmyndina fram í einni setningu. Til skýringar getum við haft eftirfarandi orð:

  • Að taka eftir því að dagsetninguna ... reikningur nr ... er ekki hreinsaður, við ...
  • Aðild að samtökum okkar tryggir þér einnig ...
  • Þrátt fyrir þá staðreynd að samningurinn kveður á um að vinna hefjist þann dag ..., fylgjumst við með undrun og höfum átt í vandræðum með að skilja þær tafir sem Mr. ……… tilkynnti.

Framtíðin: skref númer 3 í áætluninni

Þessi þriðji og síðasti hluti lokar þeim tveimur fyrstu með því að segja frá eftirmála að koma upp.

Annaðhvort tjáum við fyrirætlanir okkar, sem höfundur bréfsins, og getum þannig notað svipbrigði af gerðinni:

  • Í dag mun ég persónulega sjá um að senda hlutina sem þú baðst um
  • Við erum tilbúin að koma í staðinn ... að teknu tilliti til auðvitað frumritsins.
  • Vinsamlegast komdu nær miðasölunni ... ..

Annað hvort lýsum við óskum, biðjum eða hvetjum viðtakandann til að bregðast við eða bregðast við. Við getum þannig haft eftirfarandi samsetningar:

  • Þér er boðið að koma nær borðið
  • Ég bið þig því að hringja fljótt til sérfræðinga þinna til að ...
  • Beðið er með eftirvæntingu eftir skjótum hætti til að leysa þetta ástand.

Tilgangurinn með því að skrifa þetta bréf getur hugsanlega fylgt rökum:

  • Þú munt laga aðstæðurnar eins fljótt og auðið er (hlutlægt) í samræmi við almenn og sértæk ákvæði samningsins. (Rök)
  • Geturðu skipulagt afhendingu mína sem fyrst? (Markmið) Það er gagnslaust að minna þig á að afhendingin verður að fara fram á áætluðum degi með hliðsjón af söluaðstæðum þínum. (Rök)

 

Kurteis formúla, nauðsynleg til að loka fagbréfi þínu!

Til að ljúka fagbréfi á réttan hátt er nauðsynlegt að skrifa kurteislega setningu. Það er í raun tvöföld kurteis formúla, sem samanstendur af tjáningu, en einnig „formúlu“ formúlu.

Annaðhvort höfum við kurteisi uppskrift sem endurspeglar ákveðna hjartagæsku:

  • Fáðu fyrirfram þakkir fyrir ...
  • Við biðjumst velvirðingar á þessu óvænta ástandi
  • Ég mun alltaf vera til taks til að ræða það á fundi
  • Þú getur haft samband hvenær sem er til ...
  • Við vonum að þetta tilboð uppfylli væntingar þínar og við erum að sjálfsögðu til ráðstöfunar fyrir frekari upplýsingar.

Annaðhvort höfum við kurteis formúlu:

  • Við biðjum þig að samþykkja, frú, herra, bestu kveðjur okkar.
  • Vinsamlegast trúðu, herra, í tjáningu okkar bestu tilfinninga.
  • Vinsamlegast taktu, frú, bestu kveðjur.

 

Kosturinn við þessa áætlun við að skrifa fagbréf er annars vegar edrúmennska við að skrifa efnið og hins vegar vellíðan þess að lesa gagnvart viðtakandanum. Hins vegar er ekki mælt með þessari tímalínu fyrir flóknara og lengra efni.