Ritun faglegs tölvupósts, eins og nafnið gefur til kynna, er frábrugðin tölvupósti til að heyra frá fjölskyldu þinni og vinum. Fagmennska verður að fara allt til enda. Fyrir þetta er undirskrift tölvupóstsins mjög mikilvægur þáttur. Á myndrænan hátt mætti hugsa sér að undirskrift tölvupóstsins er eins og rafræna útgáfan af nafnspjaldi. Reyndar hafa þeir sömu aðgerðir, þ.e. að gefa upplýsingar um tengiliði og upplýsingar um tengiliði, svo að við getum haft samband við þig án mistaka. Þannig sjáum við að undirskrift tölvupóstsins er einnig auglýsing.
Einkenni hans
Faglegur tölvupóstur undirskrift segir mikið um persónuleika þinn. Svo að til að gefa því hlutlausan karakter gagnvart viðskiptavinum þínum verður það að vera edrú og gagnlegt. Edrúmennska þess gerir viðtakandanum kleift að lesa það án þess að þurfa orðabók til að skilja erfið orð. Það þýðir þó ekki að þú getir notað talmál vegna þess að viðtakandanum er ekki ætlað að vera æskuvinur. Gagnsemi vísar til upplýsinganna sem þú gefur upp sem ættu að gera það auðvelt að hafa samband við fyrirtækið. Þú ættir aldrei að missa sjónar á því að undirskriftin er ekki meginmál textans og því ætti hún ekki að vera löng eða leiðinleg. Í þessu tilfelli mun meirihluti viðtakenda þinna ekki lesa þar og markmiði þínu verður ekki náð.
B TIL B eða B til C
B til B vísar til sambands tveggja fagaðila og B til C vísar til sambands fagaðila og einstaklings. Í báðum tilvikum er stíllinn sem nota á sá sami þar sem það sem skiptir máli er staða viðtakandans sem er hér atvinnumaður.
Í þessu sérstaka tilfelli verður þú fyrst að slá inn hver þú ert, það er að segja fornafn og eftirnafn, hlutverk þitt og nafn fyrirtækis þíns. Síðan slærðu inn faglegar upplýsingar um þig eins og aðalskrifstofu, vefsíðu, póstfang, símanúmer. Að lokum er mögulegt að setja lógóið þitt og hlekkina á félagsnetinu þínu eftir aðstæðum.
C til B
C til B er sambandið þar sem það er einstaklingur sem skrifar til fagaðila. Þetta á við um atvinnuumsóknir, starfsnám eða önnur samstarf svo sem styrktarviðburði.
Þannig verður þú að slá inn hver þú ert og persónulegar upplýsingar þínar. Þetta er eftirnafnið, fornafnið og símanúmerið. Þar sem skiptin eru með pósti er ekki nauðsynlegt að setja póstfangið nema það sé krafist. Það er einnig mögulegt að tilkynna um nærveru þína á samfélagsnetum sem skipta máli fyrir viðtakanda þinn svo sem LinkedIn.
Aðalatriðið sem þarf að hafa í huga er nauðsynlegur einfaldleiki og upplýsingagjöf. Þess vegna er erfitt að hafa alhliða undirskrift vegna þess að hver tölvupóstur þarfnast sérsniðinnar undirskriftar, allt eftir stöðu viðtakanda, sendanda og innihaldi. Þess vegna ætti maður ekki að vera of samandreginn eða viðræðugóður og sérstaklega ekki vera utan ramma.
