Við kynnum Gmail fyrir fyrirtæki (Google Workspace)

Gmail Enterprise, forrit sem fylgir Google Workspace er miklu meira en einfalt tölvupóstþjónustu. Það er fullkomið tól sem býður upp á úrval af eiginleikum sem eru hannaðir til að auðvelda samskipti, samvinnu og tímastjórnun innan fyrirtækis þíns. En til að nýta þessa eiginleika til fulls þurfa samstarfsmenn þínir að skilja hvernig þeir virka og hvernig á að nota þá á áhrifaríkan hátt. Sem innri þjálfari, það er þar sem þú kemur inn.

Þessi fyrsti hluti af heildarhandbók okkar um Gmail Enterprise mun gefa þér yfirlit yfir helstu eiginleika Gmail Enterprise og notagildi þeirra í faglegu samhengi.

Skilaboð : Kjarninn í Gmail Enterprise er tölvupóstþjónusta þess. Það gerir þér kleift að senda og taka á móti tölvupósti, en býður einnig upp á marga aðra eiginleika, svo sem möguleika á að búa til merki til að skipuleggja tölvupóstinn þinn, nota síur til að gera ákveðnar aðgerðir sjálfvirkar og stilla sjálfvirk svör.

Dagatal : Innbyggt dagatal Gmail Enterprise gerir þér kleift að skipuleggja fundi, stilla áminningar fyrir sjálfan þig og sjá hvenær vinnufélagar þínir eru tiltækir. Þú getur jafnvel búið til mörg dagatöl fyrir mismunandi þætti vinnu þinnar.

Google Drive : Google Drive, hluti af Google Workspace, gerir þér kleift að geyma, deila og vinna í skjölum, töflureiknum og kynningum. Þú getur deilt skrám eða heilum möppum með samstarfsfólki þínu og unnið saman að skjölum í rauntíma.

LESA  Mikilvægi faglegra undirskrifta í Gmail fyrir fyrirtæki

Spjallaðu og hittu : Gmail fyrir fyrirtæki inniheldur einnig Google Chat og Google Meet, sem gera þér kleift að eiga samskipti við samstarfsmenn þína með spjallskilaboðum, símtali eða myndfundi.

Allir þessir eiginleikar eru aðgengilegir frá Gmail reikningnum þínum, sem gerir Gmail fyrir fyrirtæki bæði öflugt og þægilegt. Í næstu köflum þessarar handbókar munum við skoða hvern og einn þessara eiginleika í smáatriðum og veita þér hagnýt ráð til að nota þá á áhrifaríkan hátt í þjálfun þinni.

Háþróaðir eiginleikar Gmail fyrir fyrirtæki

Eftir að hafa farið yfir grunnatriði Gmail Enterprise er kominn tími til að fara yfir í nokkra af háþróuðu eiginleikum sem gera þetta tól svo öflugt. Að ná tökum á þeim getur hjálpað samstarfsfólki þínu að vinna skilvirkari og spara tíma á hverjum degi.

1. Flýtivísar : Gmail Enterprise býður upp á röð af flýtilykla sem gerir þér kleift að fletta fljótt um pósthólfið og framkvæma ýmsar aðgerðir án þess að þurfa að nota músina. Til dæmis, með því að ýta á „c“ geturðu búið til nýjan tölvupóst, en með því að ýta á „e“ geturðu sett valinn tölvupóst í geymslu. Þú getur fundið allan listann yfir flýtilykla í Gmail hjálp.

2. Tillögur að svörum og snjöll skrif : Þessir eiginleikar, knúnir af gervigreind Google, geta hjálpað til við að skrifa tölvupóst hraðar. Tillögð svör bjóða upp á stutt svör við tölvupósti, en Smart Compose býður upp á setningar fyrir klára þau sem þú skrifar.

3. Sendingarvirkni : Með þessum eiginleika geturðu veitt öðrum aðila leyfi til að stjórna pósthólfinu þínu. Þetta getur verið sérstaklega gagnlegt fyrir fólk sem fær mikið af tölvupósti og þarf aðstoð við að stjórna þeim.

LESA  Eitrað vinnuumhverfi: hvernig á að komast út?

4. Samþættingar : Gmail fyrir fyrirtæki er hægt að samþætta mörgum öðrum forritum, þar á meðal forritum sem ekki eru frá Google. Til dæmis geturðu samþætt Gmail við verkefnastjórann þinn eða CRM til að fylgjast með tölvupósti sem tengist sérstökum verkefnum eða viðskiptavinum.

Með því að þjálfa samstarfsmenn þína í þessum háþróuðu eiginleikum muntu hjálpa þeim að fá sem mest út úr Gmail fyrir fyrirtæki og auka framleiðni sína. Í næsta kafla munum við ræða nokkrar bestu starfsvenjur fyrir Gmail Enterprise þjálfun.

Aðferðir fyrir skilvirka Gmail Enterprise þjálfun

Nú þegar þú hefur góðan skilning á grunneiginleikum og háþróaðri eiginleikum Gmail Enterprise er kominn tími til að hugsa um hvernig þú getur á áhrifaríkan hátt miðlað þeirri þekkingu til samstarfsmanna þinna. Hér eru nokkrar aðferðir sem þú getur tileinkað þér:

1. Verkleg þjálfun : Besta leiðin til að læra hvernig á að nota tæki eins og Gmail fyrir fyrirtæki er að gera það sjálfur. Þegar þú þjálfar vinnufélaga þína, vertu viss um að gefa þeim nægan tíma til að kanna eiginleika Gmail á eigin spýtur og til að æfa þau sérstöku verkefni sem þeir þurfa að framkvæma í daglegu starfi sínu.

2. Notaðu utanaðkomandi þjálfunarúrræði : Það eru mörg úrræði á netinu sem geta hjálpað vinnufélögum þínum að læra hvernig á að nota Gmail fyrir fyrirtæki. Til dæmis býður Google upp á a þjálfunarmiðstöð sem nær yfir alla eiginleika Gmail í smáatriðum. Það eru líka ókeypis þjálfunarmyndbönd á YouTube, eins og þau á rásinni WINDTOPIC.

3. Spurninga- og svaratímar : Haldið reglulega spurninga- og svörunarlotur þar sem samstarfsmenn geta spurt spurninga um Gmail eiginleika sem þeir skilja ekki eða vandamál sem þeir eru að glíma við. Þetta er frábært tækifæri fyrir þig til að veita persónuleg viðbrögð og taka á sérstökum vandamálum sem koma upp í fyrirtækinu þínu.

LESA  Hvernig á að nota Gmail í viðskiptum til að auðvelda fjarvinnu

4. Hvetja til sjálfsnáms : Hvettu samstarfsmenn þína til að kanna Gmail Enterprise á eigin spýtur og reyna að leysa eigin vandamál áður en þú biður þig um hjálp. Þetta mun hjálpa þeim að þróa sjálfstraust sitt og verða sjálfstæðari.

Með því að innleiða þessar aðferðir geturðu hjálpað samstarfsfólki þínu að ná góðum tökum á Gmail Enterprise og gert það að dýrmætu verkfæri fyrir vinnu sína. Gangi þér vel með þjálfunina!