Settu upp lénið þitt og búðu til fagleg netföng

 

Til að búa til fagleg netföng með Google Workspace er fyrsta skrefið að kaupa sérsniðið lén. Lénið táknar auðkenni fyrirtækisins þíns á netinu og er nauðsynlegt til að styrkja vörumerkjaímynd þína. Þú getur keypt lén hjá lénaskráraðila, svo sem Google lén, Jónóar, Ou Ovh. Þegar þú kaupir, vertu viss um að velja lén sem endurspeglar nafn fyrirtækis þíns og er auðvelt að muna.

 

Settu upp lén með Google Workspace

 

Eftir að hafa keypt lén, verður þú sett upp með Google Workspace til að geta notað viðskiptapóstþjónustu Google. Hér eru skrefin til að setja upp lénið þitt:

  1. Skráðu þig á Google Workspace með því að velja áætlun sem hentar stærð fyrirtækis þíns og sérstökum þörfum.
  2. Meðan á skráningarferlinu stendur verður þú beðinn um að slá inn sérsniðna lénið þitt.
  3. Google Workspace mun veita þér leiðbeiningar um að staðfesta eignarhald á léninu þínu og setja upp nauðsynlegar DNS-skrár (Domain Name System). Þú þarft að skrá þig inn á stjórnborð lénsritara þíns og bæta við MX (Mail Exchange) færslum frá Google. Þessar skrár eru notaðar til að beina tölvupósti á póstþjóna Google Workspace.
  1. Þegar DNS-skrárnar hafa verið stilltar og lénið staðfest geturðu fengið aðgang að Google Workspace stjórnborðinu til að stjórna léninu þínu og þjónustu.

 

Búðu til sérsniðin netföng fyrir starfsmenn þína

 

Nú þegar lénið þitt er sett upp með Google Workspace geturðu byrjað að búa til sérsniðin netföng fyrir starfsmenn þína. Til að gera þetta skaltu fylgja þessum skrefum:

  1. Skráðu þig inn á stjórnborð Google Workspace með stjórnandareikningnum þínum.
  2. Smelltu á „Notendur“ í vinstri valmyndinni til að fá aðgang að notendalistanum í fyrirtækinu þínu.
  3. Smelltu á hnappinn „Bæta við notanda“ til að búa til nýjan notandareikning. Þú þarft að gefa upp upplýsingar eins og fornafn og eftirnafn og æskilegt netfang fyrir hvern starfsmann. Netfangið verður sjálfkrafa búið til með sérsniðnu léninu þínu (td. employe@yourcompany.com).
  1. Þegar reikningarnir eru búnir til geturðu úthlutað hlutverkum og heimildum til hvers notanda á grundvelli ábyrgðar þeirra innan fyrirtækisins. Þú getur líka sent þeim leiðbeiningar um uppsetningu lykilorða þeirra og aðgang að Gmail reikningnum þeirra.
  2. Ef þú vilt búa til almenn netföng, svo sem contact@yourcompany.com ou support@yourcompany.com, þú getur sett upp notendahópa með sameiginlegum netföngum. Þetta gerir mörgum starfsmönnum kleift að taka á móti og svara tölvupóstum sem sendur eru á þessi almennu heimilisföng.

Með því að fylgja þessum skrefum muntu geta sett upp lénið þitt og búið til vinnunetföng fyrir starfsmenn þína með því að nota Google Workspace. Þessi sérsniðnu netföng munu auka vörumerkjaímynd fyrirtækisins þíns og veita viðskiptavinum þínum og samstarfsaðilum faglega upplifun þegar þú hefur samskipti við þig með tölvupósti.

Hafa umsjón með tölvupóstreikningum og notendastillingum í Google Workspace

 

Stjórnborð Google Workspace gerir það auðvelt að stjórna notendareikningum innan fyrirtækis þíns. Sem stjórnandi geturðu bætt við nýjum notendum, breytt reikningsupplýsingum þeirra og stillingum eða eytt reikningum þegar starfsmenn yfirgefa fyrirtækið. Til að framkvæma þessar aðgerðir, farðu í hlutann „Notendur“ í stjórnborðinu og veldu viðkomandi notanda til að breyta stillingum sínum eða eyða reikningnum sínum.

 

Stjórna notendahópum og aðgangsréttindum

 

Notendahópar eru áhrifarík leið til að skipuleggja og stjórna aðgangsréttindum að tilföngum og þjónustu Google Workspace innan fyrirtækis þíns. Þú getur búið til hópa fyrir mismunandi deildir, deildir eða verkefni og bætt meðlimum við þá út frá hlutverkum þeirra og ábyrgð. Til að stjórna notendahópum skaltu fara í hlutann „Hópar“ í stjórnborði Google Workspace.

Hópar hjálpa einnig til við að stjórna aðgangi að sameiginlegum skjölum og möppum, sem einfaldar stjórnun heimilda. Til dæmis geturðu búið til hóp fyrir markaðsteymið þitt og veitt þeim aðgang að sérstökum markaðsúrræðum í Google Drive.

 

Notaðu öryggisstefnur og skilaboðareglur

 

Google Workspace býður upp á marga möguleika til að tryggja tölvupóstumhverfið þitt og vernda viðskiptagögnin þín. Sem stjórnandi geturðu framfylgt ýmsum öryggisreglum og skilaboðareglum til að tryggja að farið sé að og vernda notendur þína gegn ógnum á netinu.

Til að stilla þessar stillingar skaltu fara í hlutann „Öryggi“ í stjórnborði Google Workspace. Hér eru nokkur dæmi um stefnur og reglur sem þú getur sett á sinn stað:

  1. Lykilorðskröfur: Stilltu reglur um lengd, flókið og gildi lykilorða notenda þinna til að halda reikningum öruggari.
  2. Tvíþætt auðkenning: Virkjaðu tvíþætta auðkenningu (2FA) til að bæta við auknu öryggislagi þegar notendur eru skráðir inn á reikninginn sinn.
  3. Tölvusíun: Settu upp reglur til að loka á eða setja ruslpóst í sóttkví, vefveiðartilraunir og skilaboð með skaðlegum viðhengjum eða tenglum.
  4. Aðgangstakmarkanir: Takmarka aðgang að Google Workspace þjónustu og gögnum út frá staðsetningu, IP tölu eða tæki sem notað er til að skrá sig inn.

Með því að beita þessum öryggisreglum og reglum tölvupósts hjálpar þú að vernda fyrirtæki þitt og starfsmenn gegn ógnum á netinu og tryggja að farið sé að gildandi reglugerðum.

Í stuttu máli, stjórnun tölvupóstreikninga og notendastillinga í Google Workspace er mikilvægur þáttur í því að halda tölvupóstumhverfinu þínu gangandi vel og örugglega. Sem stjórnandi berð þú umsjón með notendareikningum, notendahópum og aðgangsréttindum, ásamt því að beita öryggisstefnu og tölvupóstsreglum sem eru sérsniðnar að þörfum fyrirtækisins.

Nýttu þér samstarfs- og samskiptaverkfærin sem Google Workspace býður upp á

 

Google Workspace býður upp á samþætta svítu af forritum sem leyfa skilvirkt samstarf meðal liðsmanna þinna. Með því að nota Gmail með öðrum Google Workspace forritum geturðu nýtt þér samlegðaráhrif milli mismunandi deilda til að bæta framleiðni og samskipti í fyrirtækinu þínu. Hér eru nokkur dæmi um gagnlegar samþættingar á milli Gmail og annarra Google Workspace forrita:

  1. Google dagatal: Skipuleggðu fundi og viðburði beint úr Gmail, bættu boðskortum við dagatal þín eða samstarfsmanna þinna.
  2. Google tengiliðir: Hafðu umsjón með viðskipta- og persónulegum tengiliðum þínum á einum stað og samstilltu þá sjálfkrafa við Gmail.
  3. Google Drive: Sendu stór viðhengi með Google Drive og vinndu saman að skjölum
    í rauntíma beint úr Gmail, án þess að þurfa að hlaða niður eða senda tölvupóst í margar útgáfur.
  1. Google Keep: Taktu minnispunkta og búðu til verkefnalista beint úr Gmail og samstilltu þær á öllum tækjunum þínum.

 

Deildu skjölum og skrám með Google Drive

 

Google Drive er nettól til að geyma og deila skrám sem auðveldar samvinnu innan fyrirtækis þíns. Með því að nota Google Drive geturðu deilt skjölum, töflureiknum, kynningum og öðrum skrám með samstarfsfólki þínu og stjórnað heimildum hvers notanda (skrifvarið, skrifað athugasemdir, breytt). Til að deila skrám með liðsmönnum þínum skaltu einfaldlega bæta þeim við sem samstarfsaðila á Google Drive eða deila tengli á skrána.

Google Drive gerir þér einnig kleift að vinna í rauntíma að sameiginlegum skjölum þökk sé forritum Google Workspace svítunnar, eins og Google Docs, Google Sheets og Google Slides. Þetta rauntímasamstarf hjálpar teyminu þínu að vinna skilvirkari og forðast fyrirhöfnina af mörgum útgáfum af sömu skránni.

 

Skipuleggðu netfundi með Google Meet

 

Google Meet er myndfundalausn sem er innbyggð í Google Workspace sem auðveldar netfundi milli liðsmanna þinna, hvort sem þeir eru á sömu skrifstofu eða dreift um allan heim. Til að halda netfund með Google Meet skaltu einfaldlega skipuleggja viðburð í Google dagatali og bæta við Meet-fundartengli. Þú getur líka búið til sérstaka fundi beint úr Gmail eða Google Meet appinu.

Með Google Meet getur teymið þitt tekið þátt í hágæða myndfundum, deilt skjám og unnið að skjölum í rauntíma, allt í öruggu umhverfi. Að auki býður Google Meet upp á háþróaða eiginleika, svo sem sjálfvirka þýðingu texta, stuðning í fundarherbergi og fundarupptöku, til að mæta þörfum fyrirtækjasamskipta og samstarfs.

Að lokum býður Google Workspace upp á úrval af samvinnu- og samskiptaverkfærum sem geta hjálpað fyrirtækinu þínu að vinna skilvirkari og halda sambandi. Með því að nota Gmail með öðrum Google Workspace forritum, deila skrám og skjölum í gegnum Google Drive og halda fundi á netinu með Google Meet geturðu nýtt þér þessar lausnir til að bæta framleiðni og samvinnu innan áhafnarinnar.

Með því að samþykkja þessi samstarfsverkfæri styrkir þú fyrirtæki þitt til að vera samkeppnishæft í síbreytilegum heimi, þar sem hæfileikinn til að aðlagast hratt og vinna á áhrifaríkan hátt sem teymi er nauðsynleg til að ná árangri.