Í atvinnulífi þínu þarftu oft að skrifa mótmælapóst. Þetta getur verið beint til samstarfsmanns, samstarfsaðila eða birgis. Hver sem hvöt þín er, þá verður þú að taka tillit til ákveðinna krafna sem viðmælendur þínir þurfa að taka alvarlega. Þess vegna er mikilvægt að ná tökum á ritun þessarar tegundar skilaboða. Hér er hvernig á að ná árangri í mótmælapóstinum þínum.
Einbeittu þér að staðreyndum
Þegar þú skrifar mótmælapóstinn er mikilvægt að vera nákvæmur með staðreyndir. Með öðrum orðum, þættirnir verða að vera settir fram á málefnalegan hátt þannig að lesandinn geti fljótt skilið samhengið.
Svo, forðastu smáatriði og óþarfa setningar og tilgreindu í staðinn nauðsynleg atriði eins og staðreyndir og dagsetningar. Það er örugglega með þessum þáttum sem viðtakandinn mun geta skilið tilgang tölvupóstsins þíns. Þú verður að gefa skýrar, nákvæmar og dagsettar upplýsingar.
Tilgreindu samhengið og síðan efni tölvupóstsins
Farðu beint að efninu þegar þú skrifar mótmælapóst. Þú þarft ekki orðalag eins og „ég skrifa þér þennan tölvupóst“ vegna þess að þetta eru augljósir hlutir sem ekki þarf að leggja áherslu á.
Eftir að hafa kynnt skýrt þær staðreyndir sem gáfu tilefni til kvörtunar þinnar og án þess að gleyma dagsetningunni. Það getur verið fundur, málþing, tölvupóstskipti, skýrslugerð, efniskaup, reikningskvittun o.fl.
Haltu áfram og segðu væntingar þínar eins skýrt og hægt er.
Hugmyndin er sú að viðtakandinn geti fljótt skilið tilgang tölvupóstsins þíns og hvað þú vilt fá úr honum.
Einbeittu þér að edrú í ræðu þinni
Að skrifa mótmælapóst krefst edrú og hnitmiðaðs stíls. Reyndar, þar sem þetta er sérstakt ástand, verður þú að einbeita þér að staðreyndum og væntingum þínum. Til að gera þetta, notaðu stuttar setningar sem draga saman kjarnann í áskorun þinni og eru skrifaðar á hversdagslegu, kurteislegu máli.
Gættu þess líka að nota kurteislega setningu sem hæfir tilefninu. „Með kveðju“ og „bestu kveðjur“ ætti að forðast í svona skiptum.
Vertu faglegur
Vertu viss um að vera faglegur þegar þú skrifar mótmælapóst, jafnvel þótt þú sért mjög óánægður. Þú verður að gera þitt besta til að halda aftur af þér því tilfinningar eiga ekki heima í faglegum skrifum.
Svo, forðastu að nota orð sem geta flaggað tilfinningum þínum á einn eða annan hátt. Það er mikilvægt að tölvupósturinn þinn sé áfram staðreynd.
Læt fylgja með sönnunargögn
Að lokum, til að ná árangri í mótmælapósti, er nauðsynlegt að hengja sönnunargögn við rök þín. Þú verður örugglega að sýna viðtakandanum að þú hafir rétt til að deila. Svo hengdu við hvaða skjal sem þú getur notað sem sönnun og tilgreinið það í tölvupóstinum.
