Prentvæn, PDF og tölvupóstur

 Skýrslan: 4 nauðsynleg atriði til að vita til að ná árangri

Þú verður að gera skýrsla, eða skýrslu, að beiðni stjórnanda þíns. En, þú veist ekki hvar á að byrja eða hvernig á að móta það.

Hér lýsi ég einfaldri aðferð í 4 stigum til þess að átta sig á þessari skýrslu á skilvirkan hátt og með ákveðnum hraða. Það verður að vera skrifað í rökréttri tímaröð.

Hver er gagn skýrslu?

Það veitir þeim sem hann er ætlaður til að geta reitt sig á hæfileika gögnin sem kynnt voru að taka ákvörðun um aðgerð. Upplýsingarnar sem skráðar eru í skýrslunni gera það mögulegt að svara einni eða fleiri spurningum sem nauðsynlegar eru til ákvarðanatöku.

Það er sagt að starfsmaður geti skrifað skýrslu í því skyni að bjóða uppá tillögur til leiðbeinanda hennar um tiltekið efni til að bæta úr, til dæmis um skipulag þjónustu eða skipta um efni. Skýrsla er frábær leið til að miðla milli yfirmanna og undirmanna hans.

Það fer eftir tilgangi skýrslunnar, en kynningin hennar kann að vera öðruvísi en hins vegar málsmeðferðin sem ég lýsi hér að neðan gildir fyrir allar skýrslur sem þú verður að gera.

Fyrsti liður - Beiðnin verður að vera nákvæm og skýr.

Þessi fyrsta punktur verður grundvallaratriði sem öll vinna þín byggist á. Það mun einnig afmarka viðkomandi svæði.

Móttakandi skýrslunnar

- Hvað vill hann nákvæmlega úr skýrslunni þinni?

- Hver verða markmið og markmið skýrslunnar fyrir hann?

- Hversu gagnleg verður skýrslan fyrir viðtakanda þinn?

LESA  Bréfasniðmát: opnaðu fyrir sparnað starfsmanna

- Kann viðtakandinn þegar viðfangsefnið?

- Vita hver þekking þeirra er til að endurtaka ekki upplýsingar sem þegar eru þekktar.

Málið og aðferðirnar

- Hver er staðan?

- Hverjar eru ástæður tengdar beiðninni um skýrsluna: erfiðleikar, umbreytingar, þróun, breytingar, úrbætur?

Annar liður - íhugaðu, veldu og safnaðu nauðsynlegum upplýsingum.

Upplýsingar geta verið margar, að það bendir, skjöl eða önnur skýrslur og ýmsar heimildir, en það er mikilvægt er að vera sérhæfðir til að halda aðeins þeir sem eru nauðsynleg, mikilvæg og nauðsynleg og ekki að fara í burtu með upplýsingum um minni áhuga eða endurtekningar sem gætu skaðað endanlegan skýrslu. Þú ættir því aðeins að nota viðeigandi upplýsingar sem samsvara umbeðnum skýrslu.

Þriðji liður - skipuleggja og framkvæma áætlunina

Venjulega byrjar áætlunin með kynningu, heldur áfram með þróun og endar með niðurstöðu.

Hér að neðan er útsýnisáætlunin sem er almennt uppfyllt. Hlutverk inngangs og niðurstöðu er ekki öðruvísi og heldur áfram að gegna hlutverki sínu. Þvert á móti er þróunin hægt að hugsa á breytilegan hátt samkvæmt skýrslunni sem þú verður að gera sér grein fyrir.

Kynning á skýrslunni

Það veitir nauðsynlegar upplýsingar sem tengjast ástæðunni fyrir skýrslunni; hvatir þess, fyrirætlanir sínar, raison d'être, forréttindi þess.

Þessar upplýsingar ættu að koma saman í nokkrum orðum tilgangi skýrslunnar, í nákvæma texta en að vera nákvæm og fullbúin.

Það er alls ekki ráðlegt að hunsa kynningu, vegna þess að það lýsir fyrirfram nákvæma gögn umsóknarinnar leyfa viðtakanda sem ritstjóri skýrslunnar til að vera viss um að hafa gagnkvæmt skilið. Það hjálpar einnig til að minnast skilmála beiðni, að ástandið, skilyrði þegar skýrslan er ekki skoðuð strax eða það er nauðsynlegt að endurskoða nokkurn tíma síðar.

LESA  Notaðu CCI vel í tölvupósti

Þróun skýrslunnar

Þróun er almennt skipt í þrjá hluta.

- Áþreifanleg og hlutlaus úttekt á aðstæðum eða samhengi, það er að segja ítarlegri frásögn af því sem þegar er til staðar.

- Skýr dómur um það sem er til staðar og varpa ljósi á bæði jákvæðu hliðarnar og neikvæðu formin um leið og boðið er upp á sanngjarna greiningu eins hvetjandi og áþreifanlega og þörf krefur.

- Ráð, tillögur og tillögur, eins þróaðar og mögulegt er í tengslum við þann ávinning sem þeim fylgir.

Niðurstaða skýrslunnar

Það ætti ekki að innihalda nýtt efni sem hefði ekki verið gefið til kynna í þróuninni. Án þess að vera skammstafað mál þróunarinnar er það til þess að koma með svar með því að leggja skýrt fram einn eða eftirfarandi lausnir á tilmælunum sem tilgreindar eru í þessari.

Fjórði liður - Að skrifa skýrsluna

Sumar reglur sem eru algengar í öllum ritstjórnum verða að virða. Áhersla verður lögð á skiljanlegt og aðgengilegt orðaforða gallalaust stafsetningu til að fá meiri fagmennsku, stuttar setningar til betri skilnings, loftslags uppbyggingu málsgreina til góðrar lestrarleyfis.

Að gæta sérstakrar varúðar í formi skýrslunnar getur boðið lesandanum eða viðtakandanum vellíðan og lestrarþörf nauðsynleg.

- Þú verður að vera hnitmiðaður og skýr í skrifum þínum

- Til að tryggja betri flæðiskennd við lestur skýrslunnar skaltu vísa lesandanum í viðauka sem veitir frekari upplýsingar til skýringa þinna þegar þörf krefur.

- Láttu yfirlit fylgja þegar skýrsla þín spannar meira en þrjár blaðsíður, sem gerir viðtakandanum kleift að leiðbeina sér við lestur sinn, ef það er hans val.

LESA  Að skrifa vel, ómissandi kunnátta!

- Þegar það er arðbært eða nauðsynlegt skaltu samþætta töflur og önnur línurit sem endurspegla skrif þín til að skýra gögnin. Þeir geta verið nauðsynlegir í sumum tilfellum til að skilja vel.

- Ekki sleppa titlinum og undirheitunum til að afmarka greinilega hvern hluta skýrslunnar til að öðlast, aftur, fljótandi.

Að lokum: Hvað á að muna

  1. Rétt að túlka og skilja umsóknina gerir þér kleift að svara án þess að vera við hliðina á efninu til að öðlast skilvirkni.
  2. Í skýrslunni er þér kleift að deila hugmyndunum þínum með því að taka á móti einföldum skýrslunni.
  3. Til að skila árangri verður skýrsla þín að veita svör við þeim spurningum sem viðtakandi setur fram, þess vegna yfirgnæfandi hagsmunir allrar kynningarinnar; drög, uppbygging, yfirlýsing og þróun hennar; kynning, þróun, niðurstaða.
  4. Útskýrið rök þín, athuganir og fyrirhugaðar lausnir.

Hellið la mótun á Microsoft Word, þessi 15 mínútna hjáleið á YouTube mun nýtast þér meira.