Tölvupósturinn er einn helsti samskiptamiðillinn í faglegu umhverfi. Hins vegar hafa sumir tilhneigingu til að gleyma reglunum. Þetta í ljósi þess að tölvupósturinn er talinn vera óformlegri en bréfið. Það er mikilvægt að vita að þetta er samt sem áður vinnandi skrif, jafnvel þótt hún hafi léttari eða notendavænni stíl. Hvernig á að ná árangri í faglegum tölvupósti? Uppgötvaðu aðferðir til að tileinka sér fyrir uppkast í reglum listarinnar.

Efnislína tölvupóstsins verður að vera stutt

Það fyrsta sem viðtakandi þinn mun lesa er augljóslega efni tölvupóstsins þíns. Þetta er í raun eina línan sem birtist í pósthólfinu. Þetta er ástæðan fyrir því að hún verður að vera stutt, nákvæm og snyrtileg. Sömuleiðis verður það að hafa hlekk með markmiði tölvupóstsins þíns (láta vita, upplýsa, bjóða ...). Með öðrum orðum, viðtakandinn verður fljótt að skilja hvað það er, bara með því að lesa efnið.

Efni tölvupóstsins er hægt að móta í nafnsetningu, setningu án tengilorðs, setningu 5 til 7 orða, setningu án greinar. Hér eru nokkur dæmi: „beiðni um upplýsingar“, „umsókn um stöðu ...“, „niðurfelling CSE þjálfunarinnar frá 25. janúar“, „boð til 10 ára fyrirtækis X“, „skýrsla fundarins frá kl. ... ”o.s.frv.

Athugaðu einnig að fjarvera efnis getur gert tölvupóstinn óæskilegan.

Upphafsformúlan

Einnig kallað formúla símtala, þetta táknar fyrstu orð tölvupóstsins. Með öðrum orðum eru það orðin sem tryggja snertingu við viðmælandann.

Þessi áfrýjunarformúla veltur sérstaklega á eftirfarandi þáttum:

  • Samband þitt við viðtakandann: þekkir þú viðtakandann? Ef svo er á hvaða tímapunkti?
  • Samhengi samskipta: formlegt eða óformlegt?
LESA  Hvaða kurteislega setningu ætti að fylgja skipulaginu „Í bið…“?

Það er því augljóst að þú ætlar ekki að ávarpa yfirmann á sama hátt og þú ætlar að ávarpa samstarfsmann. Sömuleiðis er það önnur uppskrift sem þú munt nota þegar þú ávarpar ókunnugan.

Í kjölfar áfrýjunarformúlunnar kemur fyrsta setning tölvupóstsins sem verður að vera tengdur við efni fagfólksins.

Meginmál tölvupóstsins

Íhugaðu að nota öfuga pýramídatækni til að skrifa meginmál tölvupóstsins. Þetta samanstendur af því að byrja á helstu upplýsingum tölvupóstsins sem oftast er efni tölvupóstsins. Eftir það verður þú að kalla fram aðrar upplýsingar á minnkandi hátt, það er að segja frá því mikilvægasta í það minnsta nauðsynlega.

Ástæðan fyrir því að þú ættir að fara í þessa aðferð er sú að fyrsti hluti setningar er best lesinn og mest minnst. Í 40 orða setningu manstu yfirleitt aðeins eftir 30% af fyrri hlutanum.

Netfangið þitt ætti að vera skrifað í stuttum setningum og á faglegu, daglegu máli. Í þessum skilningi forðastu tæknileg hugtök og vertu viss um að tengingarorð séu á milli setninganna.

Að lokum, ekki gleyma kurteislegri formúlu til að klára tölvupóstinn þinn. Notaðu síðan stutta kurteisi í lokin meðan þú lagar það að samhengi skiptanna en einnig að sambandi þínu við viðtakandann.