Í þessari grein sýnum við þér hvernig á að svara formlega með tölvupósti til samstarfsaðila sem biður þig um upplýsingar í faglegu samhengi. Þú finnur einnig email sniðmát að fylgja eftir öllum svörum þínum.

Bregðast við beiðni um upplýsingar

Þegar samstarfsmaður biður þig, hvort sem er um tölvupóst eða um munn, um spurningu sem tengist starfinu þínu, er eðlilegt að reyna að hjálpa honum og veita honum hugsi og árangursríkt svar. Oft verður þú neydd til að fara aftur til hans með tölvupósti, annaðhvort vegna þess að þú þarft að taka tíma til að athuga upplýsingarnar með stigveldi þínu eða vegna þess að svarið krefst nokkrar rannsóknir frá þér. Engu að síður verður þú að svara honum með kyrrlátu tölvupósti, kurteis og umfram allt sem mun koma honum eitthvað í tengslum við beiðni hans.

Nokkrar ábendingar til að bregðast við samstarfsmanni sem biður þig um upplýsingar

Þú hefur ekki svarið. Frekar en að segja honum neitt, þá benda honum á mann sem veit betur að upplýsa hann. Það mikilvægasta sem þarf að gera er að svara honum sem þú veist ekki, benda á. Það verður alltaf að fá tækifæri til að hoppa aftur, því markmiðið er að hjálpa honum.

Ef þú hefur svarið skaltu taka tíma til að athuga það, til að ljúka því, svo að tölvupósturinn þinn sé nóg fyrir hann og að hann þarf ekki að leita að frekari upplýsingum annars staðar.

Niðurstaða tölvupóstsins þíns verður að sýna honum að hann sé til ráðstöfunar ef hann hefur einhverjar aðrar spurningar, strax eftir tölvupóstinn þinn eða jafnvel síðar.

LESA  Tímasparnaðarreikningsbréfasniðmát til að hlaða niður

Email sniðmát til að bregðast við beiðni um upplýsingar frá samstarfsmanni

Hérna er tölvupóstsniðmát til að svara kollega þínum og biðja um upplýsingar:

Efni: Upplýsingar beiðni.

[Nafn félaga],

Ég kem aftur til þín eftir beiðni þinni um [mótmæla beiðninnar].

Þú munt finna viðhengi möppu sem inniheldur helstu mál þessa efnis sem mér finnst mjög gagnlegt. Ég setti líka [nafn samstarfsmanns] í eintak af þessu tölvupósti, því það mun hjálpa þér enn betur, hann vann mikið á þessu verkefni.

Ég er áfram til ráðstöfunar ef þú hefur aðrar spurningar,

bien cordialement

[Undirskrift] "