Hvað sem tímum líður hefur skilvirkni alltaf verið eftirsóttur gæði í fagheiminum. Og þessi eiginleiki er heldur ekki á jaðrinum þegar kemur að sviðinu að skrifa í vinnunni (einnig kallað nytjaskrif). Reyndar er það settið sem samanstendur af: virkniskýrslu, bréfum, athugasemdum, skýrslu ...

Til skýringar hefur ég margsinnis verið beðinn um að fara yfir störf samstarfsmanna minna í faglegu samhengi. Ég lenti í því að horfast í augu við, fyrir meirihluta þeirra, við skrif sem hentuðu alls ekki námsstigi þeirra, eða jafnvel okkar fagsviði. Hugleiddu til dæmis þessa setningu:

«Í ljósi vaxandi sess farsímans í lífi okkar er símaiðnaðurinn viss um að þróast í mörg ár..»

Þessa sömu setningu hefði mátt skrifa á einfaldari hátt og umfram allt áhrifaríkari. Við hefðum því getað fengið:

«Vaxandi staður farsímans í lífi okkar tryggir þróun símaiðnaðarins um langa framtíð.»

Fyrst skaltu taka eftir eyðingu orðsins „í ljósi“. Þó að notkun þessarar tjáningar sé ekki stafsetning rangt er hún samt ekki gagnleg til að skilja setninguna. Reyndar er þessi tjáning of mikið í þessari setningu; þessi setning þar sem nota á algengari orð hefði gert öllum lesendum kleift að skilja betur samhengi skilaboðanna.

Síðan, þegar tekið er tillit til fjölda orða í þeirri setningu, verður vart við muninn á 07 orðum. Reyndar 20 orð fyrir endurskrifaða setninguna á móti 27 orðum fyrir upphafssetninguna. Almennt ætti setning að innihalda að meðaltali 20 orð. Tilvalinn fjöldi orða sem vísar til þess að nota stuttar setningar í sömu málsgrein til að ná betra jafnvægi. Það er miklu hugsanlegra að víxla lengd setninganna í málsgrein til að fá rytmískari skrif. Hins vegar auðvelda setningar sem eru lengri en 35 orð hvorki lestur né skilning og vitna þannig til um lengdarmörk. Þessi regla gildir um alla, hvort sem um er að ræða einfalda manneskju eða fræðimann, þar sem brot hennar hindrar stutt minni minni heila mannsins.

LESA  Email sniðmát til að bregðast við beiðni um upplýsingar frá samstarfsmanni

Að auki, athugaðu einnig að „í mörg ár“ er skipt út fyrir „langt“. Þetta val vísar aðallega til rannsókna á Rudolf Flesch um læsileika, þar sem hann dregur fram mikilvægi þess að nota stutt orð til meiri skilvirkni í lestri.

Að lokum gætirðu séð breytinguna á áfanganum frá aðgerðalausri rödd í virka rödd. Setningin er þannig skiljanlegri. Reyndar sýnir uppbyggingin sem lögð er til í þessari setningu á nákvæmari og skýrari hátt tengslin milli sívaxandi hlutverks símans og þróunar símamarkaðarins. Orsök og afleiðingartengill sem gerir lesandanum kleift að skilja viðfangsefnið.

Að lokum gerir ritun texta einfaldlega viðtakanda kleift að lesa hann til enda, skilja hann án þess að spyrja spurninga; þetta er þar sem árangur af skrifum þínum liggur.