Ef þú hefur ekki skýra venja í að meðhöndla tölvupóstinn þinn geta þeir fljótt orðið uppspretta umtalsverðs tímataps. Aftur á móti ef þú gerir það sem nauðsynlegt er á skipulagssviði til að láta ekki ráðast af tugum ólesinna tölvupósta. Þá geturðu leyst hug þinn frá öllum möguleikum um að vanta mikilvægan tölvupóst. Í þessari grein eru taldar upp nokkrar sannað vinnubrögð. Með því að ættleiða þá munt þú örugglega geta stjórnað pósthólfinu þínu miklu af meiri sermi.
Flokkaðu tölvupóst sjálfkrafa eða handvirkt í sérstaka möppu eða undirmöppum.
Þetta er sú tegund aðferðar sem gerir þér kleift að flokka tölvupóstinn þinn fljótt í röð eftir mikilvægi. Þú getur valið að flokka tölvupóstinn þinn eftir þema, eftir efni, eftir fresti. Það mikilvæga er að nýta allt aðgerðirnar pósthólfsins þíns til að stjórna póstunum þínum á fullan hátt. Þegar þú hefur búið til skrá með möppu og undirmöppu í samræmi við skipulagsham sem hentar þér. Hver skilaboð eiga sinn stað í pósthólfinu þínu eins og hver pappírsskrá á borðinu þínu. Svo þegar augnablikið er liðið til að vinna úr tölvupóstinum þínum geturðu einbeitt þér 100% að því sem eftir er af vinnunni þinni.
Skipuleggðu ákveðinn tíma til vinnslu tölvupóstanna þinna
Auðvitað verður þú að vera móttækilegur og geta unnið úr skilaboðum sem bíða strax svar frá þér. Afgangurinn skaltu skipuleggja viðeigandi stund (er), til að takast á við tölvupóstinn þinn á samræmdan hátt. Byrjaðu á því að undirbúa alla þá þætti sem nauðsynlegir eru til vinnslu vinnu þinnar. Pappírsskrár, heftari, prentarar, allt verður að vera handhægt til að auðvelda hámarks einbeitingu. Sama hvenær þú velur það. Nú þegar pósthólfið þitt er skipulagt eins og póstsöðunarstöð hefurðu möguleika á að vinna tölvupóstinn þinn með ró og skilvirkni.
Hreinsaðu pósthólfið þitt með því að eyða öllum óþarfa fréttabréfum
Er pósthólfið stöðugt sníklað af óáhugaverðum fréttabréfum eða auglýsingum? Gættu þess að losa pósthólfið þitt við öll þessi fréttabréf sem líkjast meira ruslpósti en nokkuð annað. Þú verður að afskrá þig kerfisbundið af öllum þessum póstlistum sem færa þér ekki neitt steypu og sem geta fljótt orðið ágengari. Þú getur notað verkfæri eins og Cleanfox OÜ Afskráðu þig gerðu það sem þarf í nokkrum smellum. Án þess að taka þér morgun mun þessi tegund af lausn hjálpa þér gríðarlega við að binda enda á alla þessa stafræna mengun. Þúsundir tölvupósta er hægt að vinna tiltölulega hratt.
Settu upp sjálfvirkt svar
Þú ferð brátt í frí í langan tíma. Smáatriði sem ekki verður gleymast, virkjaði sjálfvirkt svar pósthólfsins. Þetta er eitthvað mikilvægt svo að allir þeir sem þú samsvarar fagmannlega með tölvupósti séu vel upplýstir um fjarveru þína. Margt misskilningur er mögulegt þegar viðskiptavinur eða birgir missir þolinmæðina vegna þess að þessum skilaboðum er ósvarað. Þetta er auðvelt að forðast með stuttum skilaboðum sem verða send sjálfkrafa í fríinu. Þú verður bara að tilgreina dagsetningu heimkomu úr fríi og hvers vegna ekki tölvupóstur kollega ef nauðsyn krefur.
Hitaðu fjölda tölvupósta sem þú sendir í afriti
Með því að nota tölvupóst sem sendur er í kolefnisafriti (CC) og ósýnilegu kolefnisafriti (CCI) getur það fljótt myndað endalaus skipti. Fólk sem átti aðeins að fá skilaboðin þín til upplýsingar, þarfnast nú skýringar. Aðrir velta fyrir sér af hverju þeir fengu þessi skilaboð og skynja það með réttu sem tímasóun. Þegar þú tekur valið um að setja einhvern í lykkjuna, vertu viss um að val þitt sé raunverulega viðeigandi. Forðast ber skilaboð sem send eru til allra á nokkurn hátt.
Mundu að tölvupóstur getur haft löglegt gildi
Haltu öllum tölvupóstinum þínum eins langt og hægt er, þeir hafa sönnunargildi, einkum til iðnaðardómstólsins. Rafræn skilaboð ef þau eru staðfest með sama lögfræðilegt gildi og bréf sem þú myndir hafa skrifað með höndunum. En varist, jafnvel einföld skilaboð sent án þess að hugsa til samstarfsmanns eða viðskiptavinar getur haft alvarlegar afleiðingar. Ef viðskiptavinur sannar að tölvupóstur hefur þann stuðning að þú hafir ekki virt skuldbindingar þínar hvað varðar afhendingu eða annað. Þú verður að bera afleiðingarnar fyrir fyrirtæki þitt og sjálfan þig. Í viðskiptadeilum eins og í iðnaðardómstólum er sönnunin sögð „frjáls“. Það er að segja að það er dómarinn sem mun taka ákvörðun og að það er betra að hafa flokkað tölvupóst hans vandlega en að hafa sett þau í ruslið.
