Posta o posta: quale preferire?

Inviare una lettera o una lettera a un corrispondente è una pratica molto diffusa. Anche se oggi c'è la possibilità di consigliare un corriere, è chiaro che l'email garantisce più velocità nella trasmissione dei messaggi. Tuttavia, ci sono occasioni nel contesto professionale in cui l'utilizzo di un'e-mail è più vantaggioso di una lettera. Detto questo, non va trascurato l'uso corretto di espressioni educate. Posta o posta: cosa dovrebbe essere preferito e quali formule educate sono appropriate in determinate circostanze?

Quando inviare le lettere?

Si consiglia di inviare lettere in determinati contesti specifici. A volte è la legge che ti impone di farlo.

Nel mondo del lavoro è consuetudine inviare una lettera di dimissioni, convocare un colloquio di licenziamento o interrompere il periodo di prova formalizzando la richiesta o la decisione in una lettera.

Per quanto riguarda i rapporti cliente-fornitore, possiamo citare tra le circostanze che richiedono l'indirizzo di una lettera, la diffida per fattura non pagata, le scuse a seguito della consegna di un prodotto difettoso o la messa in mora di un prodotto difettoso. .

Quando dovresti preferire inviare un'e-mail professionale?

In pratica, l'invio di una lettera si adatta agli scambi quotidiani che avvengono nel contesto professionale. Questo è il caso quando si tratta di inviare un preventivo a un potenziale cliente, rilanciare un cliente su una fattura scaduta o inviare documenti a un collega.

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Ma una cosa è sapere quando usare l'e-mail professionale e un'altra è fare buon uso delle espressioni educate.

Qual è la struttura di un'e-mail di follow-up?

L'e-mail di follow-up di un cliente è generalmente strutturata in 7 parti. Possiamo citare tra questi:

  • La formula educata personalizzata
  • L'uncino
  • contesto
  • Il progetto
  • La chiamata all'azione
  • La transizione
  • L'ultima frase di cortesia

Per quanto riguarda la formula gentile all'inizio dell'e-mail, si consiglia di personalizzarla. Puoi dire ad esempio: "Ciao + Cognome / Nome".

Per quanto riguarda la formula di cortesia finale, puoi adottare questa: "In attesa del tuo ritorno, ti auguro un buon fine giornata e ovviamente rimango a disposizione". Questa formula garbata si addice al cliente con cui hai un rapporto d'affari piuttosto esteso o al cliente che conosci in particolare.

Quando si tratta di un cliente con cui non si è sviluppato un rapporto quotidiano, la formula educata all'inizio dell'e-mail dovrebbe essere del tipo “Signor…” o “Signora…”. Per quanto riguarda la formula gentile alla fine dell'e-mail, puoi utilizzare la formula "In attesa del tuo ritorno, accetti l'assicurazione dei miei migliori sentimenti".

Per trasmettere preventivi a un cliente, la struttura è quasi la stessa. Tuttavia, quando trasmetti documenti a un collega, nulla ti impedisce di salutare. Alla fine dell'e-mail, si raccomandano anche espressioni educate come "Cordiali saluti" o "Cordiali saluti".

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