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Hai ricevuto un'email di invito a una riunione e desideri confermare la tua presenza. In questo articolo, ti diciamo perché è importante rispondere all'invito per confermare la tua presenza e come farlo nella forma giusta.

Annuncia la tua partecipazione a un incontro

Quando si riceve un invito a una riunione, la persona che l'ha inviata può richiedere la conferma scritta della propria partecipazione a quella riunione. Se in alcuni casi, confermare la tua presenza non è richiesto, si consiglia di farlo comunque.

In effetti, un incontro può essere complesso da organizzare, soprattutto quando non sai esattamente quante persone parteciperanno. Confermando la vostra presenza, non solo faciliterete il lavoro di preparazione dell'organizzatore, ma vi assicurerete anche che l'incontro sia efficiente, non troppo lungo e adeguato al numero di partecipanti. Non è mai bello sprecare 10 minuti all'inizio di una riunione aggiungendo sedie o andando a ristampare file!

Ricordati inoltre di non aspettare troppo a lungo prima di rispondere, anche se è vero che non sempre potrai confermare subito la tua disponibilità. Quanto prima avviene la conferma, tanto più facilita l'organizzazione dell'incontro (non si può organizzare un incontro all'ultimo momento!).

Cosa deve contenere un'e-mail di conferma della partecipazione a una riunione?

In un'e-mail di conferma della riunione, è importante includere quanto segue:

  • Ringrazia la persona per il suo invito
  • Annuncia chiaramente la tua presenza
  • Mostra il tuo coinvolgimento chiedendo se ci sono cose da preparare prima della riunione
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Ecco un modello di email da seguire per annunciare la tua partecipazione a una riunione.

Oggetto: Conferma della mia partecipazione alla riunione di [data]

Sir / Madam,

Vi ringrazio per il vostro invito all'incontro su [scopo dell'incontro] e confermiamo volentieri la mia presenza in [data] alle [ora].

Per favore fatemi sapere se ci sono articoli da preparare per questo incontro. Rimango a vostra disposizione per ulteriori informazioni su questo argomento.

Cordiali saluti,

[Firma]