I messaggi di assenza sono importanti per la scrittura di lavoro. Ma per molte ragioni, possono essere trascurati. Ciò si spiega con il contesto della loro scrittura e talvolta non tenendo conto dell'impatto che possono avere.
In effetti, il messaggio di assenza è un messaggio automatico. Inviato come risposta a qualsiasi messaggio ricevuto entro un intervallo di tempo o entro un periodo definito. A volte il messaggio viene preparato nel contesto dell'andare in ferie. Questo periodo, in cui probabilmente hai già la mente altrove, potrebbe non essere il momento migliore per scrivere il tuo messaggio.
Qual è lo scopo di configurare un messaggio di assenza automatico?
Il messaggio di assenza dal lavoro è importante in molti modi. Viene utilizzato per informare tutti i dipendenti della tua assenza. Serve anche a fornire informazioni che consentano loro di continuare le loro attività in attesa del tuo ritorno. Queste informazioni sono principalmente la data del tuo recupero, i dettagli di contatto di emergenza per contattarti o i dettagli di contatto di un collega da contattare in caso di emergenza. Alla luce di tutto ciò, il messaggio di assenza è un atto di comunicazione essenziale per qualsiasi professionista.
Quali sono gli errori da evitare?
Data l'importanza del messaggio di assenza, è necessario tenere conto di diversi parametri per non scioccare o mancare di rispetto al proprio interlocutore. Meglio sembrare troppo rispettoso che irrispettoso. Quindi non puoi usare espressioni come OUPS, pff, ecc. Dovrai prendere in considerazione il profilo di tutte le parti interessate. Pertanto, evita di scrivere come se stessi semplicemente parlando con i colleghi quando i tuoi superiori o clienti, fornitori o persino autorità pubbliche potrebbero inviarti messaggi.
Per evitare questo inconveniente è possibile con Outlook avere un messaggio di assenza per le mail aziendali interne e un altro messaggio per le mail esterne. In ogni caso, dovrai prendere in considerazione tutti i profili per produrre un messaggio di assenza ben strutturato.
Inoltre, le informazioni devono essere utili e precise. Evita messaggi ambigui come "da domani sarò assente" sapendo che chi riceve queste informazioni non potrà conoscere la data di questo "domani".
Infine, evita di usare un tono familiare e disinvolto. In effetti, l'euforia di una vacanza in vista potrebbe farti usare un tono troppo familiare. Ricordati di rimanere professionale fino alla fine. Oralmente con i colleghi, questo può accadere, ma soprattutto non nel contesto dei documenti di lavoro.
Che tipo di messaggio di assenza scegliere?
Per evitare tutte queste insidie, scegli uno stile convenzionale. Ciò include il tuo nome e cognome, informazioni su quando puoi elaborare il messaggio ricevuto e la/e persona/e da contattare in caso di emergenza.
