L'e-mail è stata a lungo uno strumento essenziale per le comunicazioni aziendali, ma un sondaggio condotto da Sendmail. Ha rivelato che ha causato tensione, confusione o altre conseguenze negative per il 64% dei professionisti.
Quindi, come puoi evitare questo con le tue e-mail? E come puoi scrivere e-mail che danno i risultati desiderati? In questo articolo, esaminiamo le strategie che è possibile utilizzare per garantire che l'uso della posta elettronica sia chiaro, efficace e di successo.
Un impiegato medio riceve circa email 80 al giorno. Con questo volume di posta, i singoli messaggi possono essere facilmente dimenticati. Segui queste semplici regole in modo che le tue e-mail vengano notate e utilizzate.
- Non comunicare troppo per email.
- Fai buon uso degli oggetti.
- Crea messaggi chiari e brevi.
- Sii educato.
- Controlla il tuo tono.
- Rileggere.
Non comunicare troppo per email
Una delle maggiori fonti di stress sul lavoro è l'enorme volume di email che le persone ricevono. Quindi, prima di iniziare a scrivere un'e-mail, chiediti: "È davvero necessario?"
In questo contesto, dovresti usare il telefono o la messaggistica istantanea per affrontare le domande che potrebbero essere oggetto di discussioni posteriori. Utilizzare uno strumento di pianificazione delle comunicazioni e identificare i canali migliori per i diversi tipi di messaggi.
Quando è possibile, dai la cattiva notizia di persona. Ti aiuta a comunicare con empatia, compassione e comprensione e riscattare se il tuo messaggio è stato erroneamente preso.
Fai buon uso degli oggetti
Un titolo di giornale fa due cose: cattura la tua attenzione e riassume l'articolo in modo che tu possa decidere se leggerlo o meno. La riga dell'oggetto dell'e-mail dovrebbe fare lo stesso.
Un oggetto è più probabile che lo spazio vuoto venga trascurato o rifiutato come "spam". Quindi usa sempre alcune parole ben scelte per dire al destinatario di cosa tratta l'e-mail.
Potresti voler includere la data nella riga dell'oggetto se il tuo messaggio fa parte di una normale serie di e-mail, come un rapporto di progetto settimanale. Per un messaggio che richiede una risposta, puoi anche includere un invito all'azione, ad esempio "Per favore entro il 7 novembre".
Una riga dell'oggetto ben scritta, come quella qui sotto, fornisce le informazioni più importanti senza che il destinatario debba nemmeno aprire l'e-mail. Questo serve come un messaggio che ricorda ai destinatari della tua riunione ogni volta che controllano la loro posta in arrivo.
| Cattivo esempio Buon esempio |
|
| Oggetto: incontro | Oggetto: Incontro sul processo GATEWAY - 09h 25 febbraio 2018 |
Mantieni i messaggi chiari e brevi
Le e-mail, come le tradizionali lettere commerciali, devono essere chiare e concise. Mantieni le tue frasi brevi e precise. Il corpo dell'email deve essere diretto e informativo e contenere tutte le informazioni pertinenti.
A differenza delle lettere tradizionali, l'invio di più e-mail non costa più dell'invio di una. Quindi, se hai bisogno di comunicare con qualcuno su una serie di argomenti diversi, prendi in considerazione la possibilità di scrivere un'e-mail separata per ciascuno. Questo chiarisce il messaggio e consente al tuo corrispondente di rispondere a un argomento alla volta.
| Cattivo esempio | Buon esempio |
| Oggetto: revisioni per il rapporto di vendita
Ciao Michelin,
Grazie per aver inviato questo rapporto la scorsa settimana. L'ho letto ieri e ritengo che il Capitolo 2 richieda informazioni più specifiche sui nostri dati di vendita. Penso anche che il tono potrebbe essere più formale.
Inoltre, volevo informarvi che ho programmato per questo venerdì un incontro con l'ufficio relazioni pubbliche sulla nuova campagna pubblicitaria. È alle 11:00 e sarà nella piccola sala conferenze.
Per favore fatemi sapere se siete disponibili.
Grazie a voi,
Camille |
Oggetto: revisioni per il rapporto di vendita
Ciao Michelin,
Grazie per aver inviato questo rapporto la scorsa settimana. L'ho letto ieri e ritengo che il Capitolo 2 richieda informazioni più specifiche sui nostri dati di vendita.
Penso anche che il tono potrebbe essere più formale.
Potresti modificarlo pensando a questi commenti?
Grazie per il tuo duro lavoro!
Camille
(Camille poi invia un'altra email sulla riunione di PR). |
È importante trovare un equilibrio qui. Non vuoi bombardare qualcuno con e-mail e ha senso combinare diversi punti correlati in un unico post. Quando ciò accade, mantieni le cose semplici con paragrafi numerati o punti elenco e considera di "tagliare" le informazioni in unità piccole e ben organizzate per renderle più facili da digerire.
Nota anche che nel buon esempio sopra, Camille ha specificato cosa voleva che Michelin facesse (in questo caso, cambia il rapporto). Se aiuti le persone a sapere cosa vuoi, è più probabile che te lo diano.
Sii educato
Le persone spesso pensano che le e-mail possano essere meno formali delle lettere tradizionali. Ma i messaggi che invii riflettono la tua professionalità, i valori e l'attenzione ai dettagli sono importanti, quindi è necessario un certo livello di formalità.
A meno che tu non sia in buoni rapporti con qualcuno, evita il linguaggio informale, lo slang, il gergo e le abbreviazioni inappropriate. Le emoticon possono essere utili per chiarire le tue intenzioni, ma è meglio usarle solo con persone che conosci bene.
Chiudi il tuo messaggio con "Cordiali saluti", "Buona giornata / serata a te" o "Buono a te", a seconda della situazione.
I destinatari possono scegliere di stampare e-mail e condividerle con altri, quindi sii sempre educato.
Controlla il tono
Quando incontriamo le persone faccia a faccia, usiamo il loro linguaggio del corpo, i toni della voce e le espressioni facciali per valutare come si sentono. L'e-mail ci priva di queste informazioni, il che significa che non possiamo sapere quando le persone hanno frainteso i nostri messaggi.
La scelta delle parole, della lunghezza della frase, della punteggiatura e delle maiuscole può essere facilmente interpretata in modo errato senza segnali visivi e uditivi. Nel primo esempio qui sotto, Louise potrebbe pensare che Yann sia frustrato o arrabbiato, ma in realtà si sente bene.
| Cattivo esempio | Buon esempio |
| Louise,
Ho bisogno del tuo rapporto entro le 17 di oggi o mancherò la scadenza.
Yann |
Ciao Louise,
Grazie per il vostro duro lavoro su questo rapporto. Potresti fornirmi la tua versione prima delle ore 17, in modo da non perdere la mia scadenza?
Grazie in anticipo,
Yann |
Pensa al "sentimento" della tua email emotivamente. Se le tue intenzioni o emozioni possono essere fraintese, trova un modo meno ambiguo di formulare le tue parole.
correzione di bozze
Infine, prima di fare clic su "Invia", prenditi un momento per controllare la tua email per eventuali errori di ortografia, grammatica e punteggiatura. Le tue e-mail fanno parte della tua immagine professionale tanto quanto i vestiti che indossi. È quindi disapprovato inviare un messaggio contenente errori in serie.
Durante la correzione di bozze, presta molta attenzione alla lunghezza della tua email. Le persone hanno maggiori probabilità di leggere e-mail brevi e concise rispetto a e-mail lunghe e disconnesse, quindi assicurati che le tue e-mail siano il più brevi possibile, senza escludere le informazioni necessarie.
Punti chiave
Molti di noi trascorrono buona parte della nostra giornata a leggere e scrivere e-mail. Ma i messaggi che inviamo possono essere fonte di confusione per gli altri.
Per scrivere email efficaci, chiediti prima se davvero dovresti usare questo canale. A volte potrebbe essere meglio prendere il telefono.
Rendi le tue email concise e precise. Mandali solo a persone che hanno davvero bisogno di vederli e indicano chiaramente cosa vorresti che il destinatario facesse dopo.
Ricorda che le tue email sono un riflesso della tua professionalità, dei tuoi valori e della tua attenzione ai dettagli. Prova a immaginare come gli altri potrebbero interpretare il tono del tuo messaggio. Sii educato e ricontrolla sempre ciò che hai scritto prima di premere "invia".
