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L'email è stata a lungo uno strumento essenziale per le comunicazioni aziendali, ma un sondaggio condotto da Sendmail. Ha rivelato che ha causato tensioni, confusione o altre conseguenze negative per 64% di professionisti.

Quindi, come puoi evitare questo con le tue e-mail? E come puoi scrivere e-mail che danno i risultati desiderati? In questo articolo, esaminiamo le strategie che è possibile utilizzare per garantire che l'uso della posta elettronica sia chiaro, efficace e di successo.

Un impiegato medio riceve circa email 80 al giorno. Con questo volume di posta, i singoli messaggi possono essere facilmente dimenticati. Segui queste semplici regole in modo che le tue e-mail vengano notate e utilizzate.

  1. Non comunicare troppo per email.
  2. Fai buon uso degli oggetti.
  3. Crea messaggi chiari e brevi.
  4. Sii educato.
  5. Controlla il tuo tono.
  6. Rileggere.

Non comunicare troppo per email

Una delle maggiori fonti di stress sul lavoro è il volume di e-mail che le persone ricevono. Quindi, prima di iniziare a scrivere un'e-mail, chiediti "È davvero necessario?"

In questo contesto, è necessario utilizzare il telefono o l'Instant Messenger per gestire i problemi che potrebbero essere soggetti a feedback. Utilizzare uno strumento di pianificazione delle comunicazioni e identificare i canali più appropriati per diversi tipi di messaggi.

Quando è possibile, dai la cattiva notizia di persona. Ti aiuta a comunicare con empatia, compassione e comprensione e riscattare se il tuo messaggio è stato erroneamente preso.

Fai buon uso degli oggetti

Il titolo di un giornale ha due funzioni: cattura l'attenzione e riassume l'articolo in modo che tu possa decidere se leggerlo o meno. L'oggetto del tuo messaggio di posta elettronica dovrebbe fare la stessa cosa.

Un oggetto vuoto è più probabile che venga trascurato o rifiutato come "spam". Quindi usate sempre poche parole ben scelte per indicare al destinatario il contenuto dele-mail.

Potresti voler includere la data nell'oggetto se il tuo messaggio fa parte di una serie di e-mail regolari, come un rapporto settimanale sul progetto. Per un messaggio che richiede una risposta, puoi anche includere un invito all'azione, ad esempio "Prego prima di novembre 7".

LEGGI  Motivi per evitare errori di ortografia sul lavoro

Una riga dell'oggetto ben scritta, come quella in basso, fornisce le informazioni più importanti senza che il destinatario debba aprire l'e-mail. Questo serve come un invito che ricorda ai destinatari della tua riunione ogni volta che visitano la loro casella di posta.

 

Cattivo esempio Buon esempio
 
Oggetto: incontro Oggetto: Incontro sul processo GATEWAY - 09h 25 febbraio 2018

 

Mantieni i messaggi chiari e brevi

Le e-mail, come le tradizionali lettere commerciali, devono essere chiare e concise. Mantieni le tue frasi brevi e precise. Il corpo dell'email deve essere diretto e informativo e contenere tutte le informazioni pertinenti.

A differenza delle lettere tradizionali, l'invio di più e-mail non costa più di inviarne uno. Quindi, se hai bisogno di comunicare con qualcuno su una serie di argomenti diversi, considera la possibilità di scrivere un'email separata per ciascuno. Questo chiarisce il messaggio e consente al corrispondente di rispondere a un argomento alla volta.

 

Cattivo esempio Buon esempio
Oggetto: revisioni per il rapporto di vendita

 

Ciao Michelin,

 

Grazie per aver inviato questo rapporto la settimana scorsa. L'ho letto ieri e sento che il capitolo 2 richiede informazioni più specifiche sui nostri dati di vendita. Penso anche che il tono potrebbe essere più formale.

 

Inoltre, volevo informarti che ho programmato questo venerdì un incontro con l'ufficio relazioni pubbliche sulla nuova campagna pubblicitaria. Lei è a 11h00 e sarà nella piccola sala conferenze.

 

Per favore, fammi sapere se sei disponibile.

 

Grazie a voi,

 

Camille

Oggetto: revisioni per il rapporto di vendita

 

Ciao Michelin,

 

Grazie per aver inviato questo rapporto la settimana scorsa. L'ho letto ieri e sento che il capitolo 2 richiede informazioni più specifiche sui nostri dati di vendita.

 

Penso anche che il tono potrebbe essere più formale.

 

Potresti modificarlo pensando a questi commenti?

 

Grazie per il tuo duro lavoro!

 

Camille

 

(Camille poi invia un'altra email sulla riunione di PR).

 

È importante trovare un equilibrio qui. Non vuoi bombardare qualcuno con le e-mail e ha senso combinare più punti correlati in un'unica e-mail. Quando ciò accade, mantienilo semplice con paragrafi numerati o punti e considera di "suddividere" le informazioni in unità piccole e ben organizzate per facilitare la digestione.

Si noti inoltre che nell'esempio sopra, Camille ha specificato ciò che voleva che la Michelin facesse (in questo caso, modifica il rapporto). Se aiuti le persone a sapere quello che vuoi, c'è una migliore possibilità che te lo daranno.

Sii educato

Le persone spesso pensano che le e-mail possano essere meno formali delle lettere tradizionali. Ma i messaggi che invii riflettono la tua professionalità, i valori e l'attenzione ai dettagli sono importanti, quindi è necessario un certo livello di formalità.

A meno che tu non sia in buoni rapporti con qualcuno, evita il linguaggio informale, il gergo, il gergo e le abbreviazioni inappropriate. Le emoticon possono essere utili per chiarire le tue intenzioni, ma è meglio usarle solo con persone che conosci bene.

Chiudi il tuo messaggio con "Cordiali saluti", "Buona giornata / serata a te" o "Buono a te", a seconda della situazione.

I destinatari possono decidere di stampare e-mail e condividerle con altri, quindi sii sempre educato.

Controlla il tono

Quando incontriamo le persone faccia a faccia, usiamo il loro linguaggio del corpo, i toni della voce e le espressioni facciali per valutare come si sentono. L'e-mail ci priva di queste informazioni, il che significa che non possiamo sapere quando le persone hanno frainteso i nostri messaggi.

La scelta delle parole, la lunghezza della frase, la punteggiatura e la maiuscola possono essere facilmente interpretate erroneamente senza indizi visivi e uditivi. Nel primo esempio qui sotto, Louise potrebbe pensare che Yann sia frustrato o arrabbiato, ma in realtà, si sente bene.

 

Cattivo esempio Buon esempio
Louise,

 

Ho bisogno del tuo rapporto prima di 17 oggi o mi mancherà la mia scadenza.

 

Yann

Ciao Louise,

 

Grazie per il vostro duro lavoro su questo rapporto. Potresti fornirmi la tua versione prima delle ore 17, in modo da non perdere la mia scadenza?

 

Grazie in anticipo,

 

Yann

 

Pensa al "sentimento" della tua email emotivamente. Se le tue intenzioni o emozioni possono essere fraintese, trova un modo meno ambiguo di formulare le tue parole.

correzione di bozze

Infine, prima di fare clic su "Invia", prenditi un momento per verificare se la tua e-mail contiene errori di ortografia, grammaticali e di punteggiatura. Le tue e-mail fanno parte dell'immagine professionale tanto quanto i vestiti che indossi. È quindi disapprovato l'invio di un messaggio contenente errori in serie.

Durante la correzione di bozze, presta molta attenzione alla lunghezza della tua email. Le persone hanno maggiori probabilità di leggere e-mail brevi e concise rispetto a e-mail lunghe e disconnesse, quindi assicurati che le tue e-mail siano il più brevi possibile, senza escludere le informazioni necessarie.

Punti chiave

Molti di noi trascorrono buona parte della nostra giornata a leggere e scrivere e-mail. Ma i messaggi che inviamo possono essere fonte di confusione per gli altri.

Per scrivere email efficaci, chiediti prima se davvero dovresti usare questo canale. A volte potrebbe essere meglio prendere il telefono.

Rendi le tue email concise e precise. Mandali solo a persone che hanno davvero bisogno di vederli e indicano chiaramente cosa vorresti che il destinatario facesse dopo.

Ricorda, le tue e-mail sono un riflesso della tua professionalità, valori e attenzione ai dettagli. Prova a immaginare come gli altri potrebbero interpretare il tono del tuo messaggio. Sii educato e controlla sempre quello che hai scritto prima di fare clic su "invia".