Se non hai una chiara routine nella gestione delle tue e-mail, possono rapidamente diventare una fonte di notevole perdita di tempo. D'altra parte, se fai ciò che è necessario a livello organizzativo in modo da non lasciarti invadere da dozzine di e-mail non lette. Quindi puoi liberare la mente da qualsiasi possibilità di perdere un'e-mail importante. In questo articolo sono elencate una serie di pratiche comprovate. Adottandoli, sarai sicuramente in grado di gestire la tua casella di posta in modo molto più sereno.
Classificare automaticamente o manualmente qualsiasi e-mail in una cartella o sottocartelle dedicate.
Questo è il tipo di metodo che ti permetterà di ordinare rapidamente le tue e-mail in ordine di importanza. Puoi scegliere di classificare le tue e-mail per tema, soggetto, scadenze. L'importante è approfittare di tutto le caratteristiche della tua casella di posta per gestire le tue mail in modo pienamente operativo. Dopo aver creato una directory con cartella e sottocartella in base alla modalità di organizzazione che fa per te. Ogni messaggio avrà il suo posto nella tua casella di posta come ogni fascicolo cartaceo sulla tua scrivania. Quindi, una volta trascorso il momento per elaborare le tue e-mail, puoi concentrarti al 100% sul resto del tuo lavoro.
Pianifica un orario specifico per l'elaborazione delle tue e-mail
Ovviamente, devi rimanere reattivo ed essere in grado di elaborare i messaggi che attendono una tua risposta immediata. Per il resto, pianifica i momenti più pertinenti per gestire le tue e-mail in modo coerente. Inizia preparando tutti gli elementi necessari per l'elaborazione del tuo lavoro. File cartacei, cucitrici meccaniche, stampanti, tutto deve essere utile per facilitare la massima concentrazione. Non importa quando scegli. Ora che la tua casella di posta è organizzata come un centro di smistamento postale, hai la possibilità di elaborare le tue e-mail con calma con efficienza e velocità.
Pulisci la tua casella di posta eliminando tutte le newsletter non necessarie
La tua casella di posta è costantemente parassita da newsletter o pubblicità poco interessanti? Fai attenzione a eliminare la tua casella di posta da tutte queste newsletter che assomigliano più allo spam che a qualsiasi altra cosa. Devi sistematicamente annullare l'iscrizione a tutte queste mailing list che non ti portano nulla di concreto e che possono rapidamente diventare più invasive. Puoi usare strumenti come Cleanfox Où Srotolami fai il necessario in pochi clic. Senza prenderti una mattinata, questo tipo di soluzione ti aiuterà enormemente a porre fine a tutto questo inquinamento digitale. Migliaia di e-mail possono essere elaborate in tempi relativamente brevi.
Imposta una risposta automatica
Presto andrai in vacanza per molto tempo. Un dettaglio da non trascurare, attiva la risposta automatica della tua casella di posta. Questo è qualcosa di importante in modo che tutte le persone con le quali corrispondi professionalmente via e-mail siano ben informate della tua assenza. Molti malintesi sono possibili quando un cliente o un fornitore perde la pazienza, perché questi messaggi rimangono senza risposta. Questo può essere facilmente evitato con un breve messaggio che verrà inviato automaticamente durante le vacanze. Devi solo indicare la data del tuo ritorno dalle vacanze e perché non l'e-mail di un collega, se necessario.
Tempera il numero di email che invii in copia
L'uso sistematico di e-mail inviate in copia carbone (CC) e copia carbone invisibile (CCI) può rapidamente generare scambi infiniti. Le persone che avrebbero dovuto ricevere il tuo messaggio solo per informazione, ora necessitano di chiarimenti. Altri si chiedono perché hanno ricevuto questo messaggio e lo percepiscono giustamente come una perdita di tempo. Quando fai la scelta di mettere qualcuno nel giro, assicurati che la tua scelta sia davvero pertinente. I messaggi inviati a chiunque in qualsiasi modo dovrebbero essere evitati.
Ricorda che un'e-mail può avere valore legale
Per quanto possibile conserva tutte le tue e-mail, hanno la forza della prova, in particolare al tribunale industriale. Un messaggio elettronico se è certificato con lo stesso valore legale di una lettera che avresti scritto a mano. Ma attenzione, anche un semplice messaggio inviato senza pensare per un collega o per un cliente può avere gravi conseguenze. Se un cliente dimostra, l'e-mail ha il supporto, che non hai rispettato i tuoi impegni in termini di consegna o altro. Dovrai sopportare le conseguenze per il tuo business e per te stesso. Nelle controversie commerciali come nei tribunali industriali, la prova si dice che sia "libera". Vale a dire che sarà il giudice a decidere e che è meglio aver accuratamente classificato le sue e-mail piuttosto che averle messe nella spazzatura.
