Scrivi per essere letto

Un collega ti ha appena inviato un'e-mail in merito a una riunione che hai tra un'ora. L'e-mail dovrebbe contenere le informazioni chiave che devi presentare, come parte di un progetto importante.

Ma c'è un problema: l'e-mail è scritta così male che non riesci a trovare i dati che ti servono. Ci sono errori di ortografia e frasi incomplete. I paragrafi sono così lunghi e confusi che ti ci vuole il triplo del tempo necessario per trovare le informazioni che desideri. Di conseguenza, sei impreparato per l'incontro e non va bene come speravi.

Ti è mai capitato di dover affrontare una situazione simile? In un mondo sovraccarico di informazioni, è essenziale comunicare in modo chiaro, conciso ed efficace. Le persone non hanno tempo per leggere e-mail lunghe un libro e non hanno la pazienza di interpretare e-mail mal costruite e in cui le informazioni utili sono sparse ovunque.

Inoltre il tuo capacità di scrittura sono buone, migliore sarà l'impressione che farai a chi ti circonda, incluso il tuo capo, colleghi e clienti. Non sai mai quanto lontano ti porteranno queste buone impressioni.

In questo articolo vedremo come migliorare le tue capacità di scrittura ed evitare errori comuni.

Pubblico e formato

Il primo passo per scrivere in modo chiaro è scegliere il formato appropriato. Hai bisogno di inviare una email informale? Scrivi un rapporto dettagliato? O scrivere una lettera formale?

Il formato, insieme al tuo pubblico, definirà la tua "voce di scrittura", ovvero quanto dovrebbe essere formale o rilassato il tono. Ad esempio, se stai scrivendo un'e-mail a un potenziale cliente, dovrebbe avere lo stesso tono di un'e-mail a un amico?

Sicuramente no.

Inizia identificando chi leggerà il tuo messaggio. È per i dirigenti senior, l'intero team o un piccolo gruppo che lavora su un file specifico? In tutto ciò che scrivi, i tuoi lettori o destinatari devono definire il tono e gli aspetti del contenuto.

Composizione e stile

Una volta che sai cosa stai scrivendo e per chi stai scrivendo, devi iniziare a scrivere.

Uno schermo di computer bianco e vuoto è spesso intimidatorio. È facile rimanere bloccati perché non sai come iniziare. Prova questi suggerimenti per comporre e formattare il tuo documento:

 

  • Inizia con il tuo pubblico: Ricorda che i tuoi lettori potrebbero non sapere nulla di ciò che dici loro. Cosa dovrebbero sapere prima?
  • Creare un piano di: Ciò è particolarmente utile se stai scrivendo un documento più lungo, come un rapporto, una presentazione o un discorso. I profili aiutano a identificare quali passaggi seguire in quale ordine e suddividere l'attività in informazioni gestibili.
  • Prova un po' di empatia: Ad esempio, se stai scrivendo un'e-mail di vendita per potenziali clienti, perché dovrebbero preoccuparsi del tuo prodotto o del tuo passo di vendita? Qual è il vantaggio per loro? Ricorda le esigenze del tuo pubblico in ogni momento.
  • Usa il triangolo retorico: Se stai cercando di persuadere qualcuno a fare qualcosa, assicurati di spiegare perché le persone dovrebbero ascoltarti, trasmettere il tuo messaggio in un modo che coinvolga il tuo pubblico e presentare le informazioni in modo razionale e coerente.
  • Identifica il tuo tema principale: Se hai difficoltà a definire il tema principale del tuo messaggio, fai finta di avere 15 secondi rimasti per spiegare la tua posizione. Che ne dici ? Questo è probabilmente il tuo tema principale.
  • Usa un linguaggio semplice: A meno che tu non stia scrivendo un articolo scientifico, di solito è meglio usare un linguaggio semplice e diretto. Non usare parole lunghe solo per impressionare le persone.

Structure

Il tuo documento dovrebbe essere il più amichevole possibile. Usa i titoli, i sottotitoli, i proiettili e i numeri il più possibile per separare il testo.

Dopotutto, cosa potrebbe essere più facile da leggere: una pagina piena di paragrafi lunghi o una pagina suddivisa in paragrafi brevi con intestazioni di sezione ed elenchi puntati? Un documento facile da scansionare verrà letto più spesso di un documento con paragrafi lunghi e densi.

I titoli dovrebbero catturare l'attenzione del lettore. Usare le domande è spesso una buona idea, specialmente nel testo pubblicitario, perché le domande aiutano a mantenere il lettore interessato e curioso.

Nelle e-mail e nelle proposte, utilizza titoli e sottotitoli brevi e concreti, come quelli di questo articolo.

L'aggiunta di grafica è anche un modo intelligente per separare il testo. Questi aiuti visivi non solo consentono al lettore di mantenere la sua attenzione sul contenuto, ma anche di comunicare informazioni importanti molto più velocemente del testo.

Errori grammaticali

Probabilmente sai che gli errori nella tua e-mail renderanno il tuo lavoro poco professionale. È essenziale evitare errori grossolani procurandosi un correttore ortografico e rivedendo il più possibile l'ortografia.

Ecco alcuni esempi di parole comunemente usate:

 

  • Invio / invio / invio

 

Il verbo "inviare" è un verbo del primo gruppo, uno scriverà sempre nella prima persona del singolare "mando" con una "e". "Spedizione" senza "e" è un nome ("una spedizione") e può essere plurale: "spedizioni".

 

  • Mi unisco a te / mi unisco a te

 

Uno scriverà sempre "Ti unisco a te" con una "s". "Joint" con una "t" è la coniugazione della terza persona singolare "si unisce".

 

  • Scadenza / scadenza

 

Anche se "bumper" è apposto su un nome femminile, non cedere alla tentazione e scrivi sempre "bumper" senza "e".

 

  • Raccomandazione / raccomandazione

 

Se in inglese scriviamo "raccomandazione" con una "e", in francese scriviamo sempre "raccomandazione" con una "a".

 

  • C'è / c'è / c'è

 

Aggiungiamo una "t" eufonica nelle formule interrogative per facilitare la pronuncia e prevenire due vocali in successione. Scriveremo quindi "c'è".

 

  • In termini di / in termini di

 

Non si scrive mai "in termini di" senza "s". Ci sono infatti sempre diversi "termini" nell'uso di questa espressione.

 

  • Di / tra

 

Fai attenzione a non essere fuorviato dalla parola "tranne" che termina con una "s". Non si scrive mai "tra" con una "s". È una preposizione ed è invariabile.

 

  • Come concordato / come concordato

 

Anche apposto su un nome femminile, "come d'accordo" è sempre invariabile e non prende mai una "e".

 

  • Manutenzione / servizio

Non confondere il nome e il verbo. Il nome "intervista" senza "t" descrive uno scambio o un "colloquio di lavoro". Il verbo coniugato nella terza persona del singolare "mantiene" è usato quando si tratta di fare l'azione di mantenere qualcosa.

Alcuni dei tuoi lettori non saranno perfetti nell'ortografia e nella grammatica. Potrebbero non accorgersi se fai questi errori. Ma non usare questo come una scusa: di solito ci saranno persone, specialmente dirigenti, che noteranno!

Per questo motivo, qualsiasi cosa tu scriva dovrebbe essere di qualità accettabile per tutti i lettori.

Verifica

Il nemico di una buona correzione di bozze è la velocità. Molte persone si affrettano a leggere le loro e-mail, ma è così che ti perdi gli errori. Segui queste istruzioni per verificare ciò che hai scritto:

  • Controlla le intestazioni e i piè di pagina: le persone spesso li ignorano per concentrarsi solo sul testo. Solo perché le intestazioni sono grandi e in grassetto non significa che siano prive di errori!
  • Leggi l'email ad alta voce: Questo ti costringe ad andare più lentamente, il che significa che hai maggiori probabilità di rilevare errori.
  • Usa il dito per seguire il testo mentre leggi: È un'altra cosa che ti aiuta a rallentare.
  • Inizia alla fine del tuo testo: Rileggi una frase dall'inizio alla fine, ti aiuta a concentrarti sugli errori e non sul contenuto.