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Dettagli e lettera modello gratuita per il rimborso delle spese professionali. Tutti loro spendono in missioni che sono tue. Per le esigenze e le attività di i tuoi affari sono sua responsabilità. Il diritto del lavoro prevede, sia su presentazione di documenti giustificativi che sotto forma di indennità forfettaria, che ti vengano rimborsate le somme anticipate. Tuttavia, la procedura di trattamento a volte può diventare dolorosa e richiedere tempo. Spetta quindi a te organizzarti e assicurarti di riavere i tuoi soldi. Ci sono poche possibilità che gli altri se ne preoccupino per te.

Quali sono i diversi tipi di spese aziendali?

Nel corso del tuo lavoro potresti essere soggetto di volta in volta a compensi professionali. Queste sono le spese necessarie che devi anticipare durante lo svolgimento delle tue mansioni e che sono legate allo svolgimento della tua attività. La maggior parte di queste note spese sono di responsabilità dell'azienda.

I cosiddetti costi professionali possono assumere diversi aspetti, i più importanti dei quali sono:

  • Costi di trasporto: quando si viaggia in aereo, treno, autobus o taxi per una missione o per andare a un incontro professionale;
  • Costo chilometraggio: se il dipendente utilizza il proprio veicolo per un viaggio di lavoro (calcolato mediante scala chilometrica o pernottamenti in hotel);
  • Spese di ristorazione: per pranzi di lavoro;
  • Costi per mobilità professionale: legati al cambio di posizione che porta ad un cambiamento del luogo di residenza.

C'è anche :

  • Costi di documentazione,
  • Costi di medicazione,
  • Spese di alloggio
  • Costi di telelavoro,
  • I costi di utilizzo degli strumenti ICT (nuove tecnologie dell'informazione e della comunicazione),
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Come viene effettuato il rimborso delle spese professionali?

Qualunque sia la natura delle spese sostenute, i termini e le condizioni per il rimborso delle spese possono assumere due forme. O sono previste dal contratto di lavoro, oppure fanno parte di una pratica in azienda.

Il pagamento può essere effettuato mediante rimborso diretto dei costi effettivi, ovvero tutti i pagamenti sostenuti. Si tratta di costi di telelavoro, utilizzo di strumenti TIC, mobilità professionale o costi sostenuti dai dipendenti distaccati all'estero. In quanto tale, il dipendente trasferisce le sue varie note spese al suo datore di lavoro. Assicurati di conservarli per almeno tre anni.

È anche possibile che ti venga corrisposta un'indennità forfettaria occasionale o periodica. Questo metodo è adottato per i costi ricorrenti, ad esempio, per un agente commerciale. In questo caso, quest'ultimo non è obbligato a giustificare le proprie spese. I massimali sono fissati dall'amministrazione fiscale e variano a seconda della natura dei costi (pasti, trasporto, alloggio temporaneo, trasloco, indennità chilometrica). Tuttavia, se i limiti vengono superati, il datore di lavoro potrebbe richiedere i tuoi documenti giustificativi. Si precisa che gli amministratori della società non hanno diritto a tale indennità fissa.

Le procedure per richiedere il rimborso delle spese professionali

Di norma, il rimborso delle spese professionali verrà effettuato previa presentazione dei documenti giustificativi all'ufficio contabilità o al responsabile delle risorse umane. Normalmente il saldo apparirà sulla tua prossima busta paga e l'importo verrà trasferito sul tuo conto.

Hai 3 anni a tua disposizione per fornire prova delle tue spese professionali e quindi essere rimborsato. Dopo questo periodo, il tuo capo non è più obbligato a pagarli. Se per errore o dimenticando o per qualsiasi motivo non restituiamo i tuoi soldi. È davvero meglio intervenire rapidamente inviando una lettera di richiesta di rimborso alla tua azienda.

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Per aiutarti, ecco due esempi di lettere per fare la tua richiesta. In entrambi i casi. Soprattutto, assicurati di allegare i documenti giustificativi originali e di conservare le copie per te.

Esempio di lettera per una normale richiesta di rimborso spese professionali

 

Cognome Nome impiegato
Indirizzo
Cap

Azienda ... (nome dell'azienda)
Indirizzo
Cap

                                                                                                                                                                                                                      (Città), il ... (Data),

Oggetto: Richiesta di rimborso spese professionali

(Signore), (signora),

A seguito delle spese sostenute durante le mie ultime missioni. E ora desidero beneficiare del rimborso delle mie spese professionali. Le invio con la presente l'elenco completo dei miei pagamenti secondo la procedura.

Così ho fatto un viaggio da _____ (luogo di partenza) a _____ (luogo di destinazione del viaggio di lavoro) da ________ a _____ (data del viaggio) per partecipare a diverse importanti conferenze per lo sviluppo della nostra azienda. Ho preso un aereo andata e ritorno durante il mio viaggio e ho fatto diverse corse in taxi.

Oltre a queste spese, si aggiungono le spese per l'alloggio in hotel e per i pasti. Alla richiesta sono allegati i documenti giustificativi che attestano tutti i miei contributi.

In attesa di una risposta favorevole da parte sua, le chiedo di ricevere, Signore, i miei rispettosi saluti.

 

                                                                        Firma

 

Esempio di lettera in cui si chiede il rimborso delle spese professionali in caso di rifiuto da parte del datore di lavoro

 

Cognome Nome impiegato
Indirizzo
Cap

Azienda ... (nome dell'azienda)
Indirizzo
Cap

                                                                                                                                                                                                                      (Città), il ... (Data),

 

Oggetto: Richiesta di rimborso spese professionali

 

Signor Direttore,

Nell'ambito delle mie mansioni ho dovuto effettuare diversi viaggi di lavoro all'estero. In qualità di dipendente di [funzione], sono andato a [destinazione] per 4 giorni per missioni specifiche relative alla mia posizione.

Con il permesso del mio responsabile diretto, ho viaggiato con il mio veicolo. Ho percorso un totale di [numero] chilometri. A questo si aggiungono il costo dei pasti e di alcune notti in hotel, per un importo totale di [importo] euro.

La legge prevede che queste spese professionali siano a carico dell'azienda. Tuttavia, nonostante tutti i documenti giustificativi necessari siano stati forniti all'ufficio contabilità al mio ritorno, ad oggi non ho ancora ricevuto il relativo pagamento.

Questo è il motivo per cui ti chiedo di intervenire affinché io possa essere rimborsato il prima possibile. In allegato troverete una copia di tutte le fatture che giustificano la mia richiesta.

Ringraziandola anticipatamente per il suo aiuto, le chiedo di credere, Signor Direttore, all'espressione della mia più alta stima.

 

                                                                       Firma

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