Ci sono molte occasioni in cui la tua azienda dovrà inviare una lettera di reclamo, sia nel contesto di fatture non pagate, sia una richiesta di risarcimento o rimborso per un prodotto non conforme da un fornitore, ecc. . In questo articolo, ti forniamo i due modelli di email di reclamo più comuni.
Modello di email per richiedere il pagamento di una fattura
Il reclamo per fatture non pagate è il tipo di reclamo più comune all'interno delle aziende. Questo tipo di email deve essere molto specifico e sufficientemente contestualizzato in modo che l'interlocutore capisca immediatamente di cosa si tratta - questo eviterà il avanti e indietro, soprattutto con gli interlocutori che cercano di posticipare la data di pagamento!
Se l'e-mail di reclamo è il primo sollecito inviato, si tratta di un avviso formale. È quindi parte di un quadro legale e deve essere ben curato nel caso in cui il caso dovesse andare oltre perché può servire da prova.
Ecco un modello di e-mail per richiedere una fattura non pagata:
Oggetto: Avviso formale per fattura scaduta
Sir / Madam,
Tranne l'errore o l'omissione da parte nostra, non abbiamo ricevuto il pagamento della fattura datata [data], nell'importo di [importo dovuto], ed è scaduto il [data di scadenza].
Vi chiediamo gentilmente di pagare questa fattura il prima possibile, nonché il pagamento in ritardo. Si prega di trovare allegata la fattura in questione, più le tasse in ritardo calcolate in conformità con l'articolo L.441-6 2008 legge 776-4 August 2008.
In attesa della regolarizzazione, rimaniamo a disposizione per qualsiasi domanda relativa a questa fattura.
Accetta, Signore / a, l'espressione dei nostri saluti sinceri,
[Firma] "
Modello di email per richiedere un risarcimento o un rimborso
È normale che un'azienda debba richiedere un risarcimento o un rimborso, sia dal suo fornitore che da un partner esterno. Le cause sono molteplici: un ritardo nel trasporto nell'ambito di un viaggio di lavoro, un prodotto non conforme o arrivato in cattive condizioni, un disastro o qualsiasi altro danno può giustificare la scrittura di una simile email.
Qualunque sia la fonte del problema, la struttura dell'email di richiesta sarà sempre la stessa. Inizia esponendo il problema e la natura del danno, prima di presentare il reclamo. Sentiti libero di citare una disposizione legale per sostenere la tua richiesta.
Proponiamo un modello di email di reclamo indirizzato a un fornitore nel caso di un prodotto non conforme nelle sue dimensioni.
Oggetto: richiesta di rimborso per prodotto non conforme
Sir / Madam,
Come parte del contratto [designazione o numero di contratto] che collega la tua azienda alla nostra, abbiamo ordinato [quantità + nome del prodotto] a partire da [data], per un importo totale di [quantità di ordine].
Abbiamo ricevuto i prodotti il [data di ricezione]. Tuttavia, non è conforme alla descrizione del tuo catalogo. In effetti, le dimensioni indicate nel catalogo sono di [dimensioni], mentre il prodotto ricevuto misura [dimensioni]. Si prega di trovare in allegato una foto che attesta la non conformità del prodotto consegnato.
Secondo l'articolo 211-4 del Codice del Consumo, affermando che è necessario consegnare un prodotto in conformità con il contratto di vendita, si prega gentilmente di rimborsare questo prodotto fino a [importo].
In attesa di una vostra risposta, vi prego di accettare, signora / Signore, l'espressione dei miei sentimenti distinti.
[Firma]
