Stampa Friendly, PDF e Email

Una lettera professionale è un documento scritto, che garantisce un rapporto formale tra diversi interlocutori. Ha una struttura interna molto ordinaria. Essenzialmente scritto su una pagina, o due eccezionalmente. La lettera professionale più spesso contiene un singolo argomento. Questa struttura interna ha un vantaggio. Il suo piano di scrittura può rimanere lo stesso, qualunque cosa accada. Ovviamente ci saranno dei cambiamenti visto l'obiettivo. Tuttavia, sia che si tratti di una semplice richiesta di informazioni, di un'applicazione o anche di un reclamo. Il piano per la scrittura della corrispondenza professionale rimarrà praticamente invariato.

Passato, presente, futuro: un piano in tre fasi per una lettera professionale di successo

L'uso del passato, del presente e del futuro, in questa gerarchia cronologica, fa riferimento al trittico del piano di scrittura di una lettera professionale. È il piano semplice ed efficace da attuare in tutte le situazioni. Per mettere in discussione, trasmettere informazioni, spiegare un determinato argomento o persino persuadere il lettore. Efficienza, che è giustificata per quanto riguardaordine logico osservato nella sua struttura.

 

Il passato: passaggio numero 1 del piano

Scriviamo una lettera il più delle volte, sulla base di un precedente, una situazione iniziale o precedente. Può essere una lettera ricevuta, un incontro, una visita, un colloquio telefonico, ecc. Lo scopo della stesura della prima parte di questa lettera è quello di comunicare i motivi dell'invio. O semplicemente il contesto che descrive la situazione. Il richiamo dei fatti è generalmente espresso in una e la stessa frase. Tuttavia, è più conveniente costruire questa frase in sotto-frasi. A titolo illustrativo, possiamo avere le seguenti espressioni:

  • Dichiaro di aver ricevuto la tua lettera, informandomi di ...
  • Nella tua lettera datata ………
  • Hai portato alla nostra conoscenza ...
  • In vista del suo comunicato stampa pubblicato dal quotidiano XXX (riferimento n ° 12345), abbiamo appena proposto ...
  • Dopo aver eseguito una verifica del tuo account, abbiamo riscontrato ...

In situazioni in cui il motivo per scrivere la lettera non è correlato a un fatto passato. A quel punto abbiamo il primo paragrafo della mail in cui l'autore presenta se stesso e il suo stabilimento. Quindi continua specificando la tua richiesta o offrendo i suoi vari servizi. Ad esempio, nel contesto di una richiesta di informazioni o di una proposta di servizio, potremmo avere le seguenti espressioni:

  • Come esperti nel settore della sicurezza, veniamo da questa parte….
  • Avendo a cuore la soddisfazione dei nostri clienti, volevamo ...
  • Siamo molto felici di annunciare che abbiamo pianificato per i nostri clienti ...

Nel contesto di una candidatura spontanea (stage o lavoro), possiamo anche avere le seguenti espressioni:

  • La tua azienda ha attirato la mia attenzione e come studente in …………, vorrei fare domanda per uno stage ………
  • Laureato di recente in ...

Il destinatario a cui è indirizzata la lettera deve, dal primo paragrafo, comprendere l'oggetto della tua lettera.

LEGGI  Formulare una lettera di richiesta per la mobilità volontaria sicura

Il presente: passo numero due del piano

Questa seconda parte del piano fa riferimento ai motivi che giustificano la stesura della lettera all'epoca T. Rispetto alla precedente situazione espressa nella prima parte. A questo livello, si tratta di discutere, informare, spiegare o anche mettere in discussione. A seconda della complessità della situazione, questa parte può essere scritta in un intero paragrafo o presentare l'idea principale in una singola frase. A titolo illustrativo, possiamo avere le seguenti espressioni:

  • Notando che alla data di ... fattura n ° ... non è stata cancellata, noi ...
  • L'appartenenza alla nostra organizzazione ti assicura anche ...
  • Nonostante il contratto preveda l'inizio dei lavori alla data del…, osserviamo con stupore e abbiamo avuto difficoltà a comprendere i ritardi segnalati dal Sig ……….

Il futuro: passaggio numero 3 del piano

Questa terza e ultima parte chiude le prime due riferendosi conseguenze venire

O esprimiamo le nostre intenzioni, come l'autore della lettera, e possiamo quindi usare espressioni del tipo:

  • Oggi mi occuperò personalmente dell'invio degli articoli da te richiesti
  • Siamo pronti a sostituire ... tenendo conto ovviamente dell'originale.
  • Avvicinati alla biglietteria… ..

O esprimiamo un desiderio, chiedendo o incoraggiando il destinatario ad agire o reagire. Possiamo così avere le seguenti formulazioni:

  • Sei invitato ad avvicinarti al bancone
  • Vi chiedo quindi di chiamare rapidamente i vostri esperti per ...
  • La tua prontezza per risolvere questa situazione è attesa con impazienza.

Lo scopo di scrivere questa lettera può essere potenzialmente accompagnato da un argomento:

  • Adatterai la situazione il più rapidamente possibile (obiettivo) secondo le disposizioni generali e specifiche del contratto. (Discussione)
  • Puoi organizzare la mia consegna il prima possibile? (Obiettivo) Inutile ricordarti che la consegna deve essere effettuata nella data prevista, viste le tue condizioni di vendita. (Discussione)

 

Una formula garbata, indispensabile per chiudere la tua lettera professionale!

Per concludere correttamente una lettera professionale, è essenziale scrivere una frase educata. Si tratta in realtà di una doppia formula garbata, costituita da un'espressione, ma anche da una formula di “pre-conclusione”.

LEGGI  Espressioni educate da evitare in un'e-mail professionale

O abbiamo una formula di cortesia, che riflette una certa cordialità:

  • Ricevi in ​​anticipo i nostri ringraziamenti per ...
  • Ci scusiamo per questa situazione inaspettata
  • Sarò sempre disponibile a discuterne in riunione
  • Puoi contattarci in qualsiasi momento per ...
  • Ci auguriamo che questa offerta soddisfi le vostre aspettative e siamo ovviamente a vostra disposizione per ulteriori informazioni.

O abbiamo una formula educata:

  • Le chiediamo di accettare, signora, signore, i nostri migliori saluti.
  • Per favore, creda, signore, nell'espressione dei nostri migliori sentimenti.
  • La prego di accettare, signora, i nostri migliori saluti.

 

Il vantaggio di questo piano nello scrivere una lettera professionale è da un lato la sua sobrietà nello scrivere il contenuto e, dall'altro, la sua semplicità di lettura nei confronti del destinatario. Tuttavia, questa sequenza temporale non è consigliata per contenuti più complessi e più lunghi.